Propuestas y briefings de tu agencia web en la mitad de tiempo con Claude Code

Es viernes por la tarde y el lunes hay un concurso. Los requisitos están sueltos en hilos de Slack. Las notas que tomó el comercial en la reunión están en tres documentos de Google, y encima se cortan a mitad de una lista.

Desde ese punto de partida, yo armaba la propuesta a solas, haciendo horas extra. Portada, diagnóstico del problema, propuesta de mapa del sitio, calendario y supuestos del presupuesto. A las dos de la madrugada, cuando por fin reviso la propuesta terminada, me doy cuenta de que aquella frase que dijeron en la reunión, “este trimestre la prioridad es reforzar las contrataciones”, no aparece por ningún lado. Lo escuché, pero no lo recogí.

Si diriges una agencia web, conoces esa sensación de “lo oí y se me escapó”. Las propuestas y los briefings se hacen muchas veces, pero mucha gente los escribe desde cero cada vez. Cuando dejas esa parte en manos de la IA generativa, el tiempo que ganas lo puedes dedicar a pulir el fondo de la propuesta. Hoy te cuento cómo hacerlo en concreto, con prompts que puedes copiar y un script de verificación.

Puntos clave

Las propuestas y los briefings son “documentos con formato fijo”, así que encajan muy bien con una IA generativa como Claude Code. El 70 % del borrador se puede delegar.
Lo que delegas es “ordenar información desordenada” y “verter el contenido en una plantilla”. La estrategia de la propuesta y la cifra final del presupuesto las decide una persona. Si mezclas ambas cosas, tendrás accidentes.
Al entregar las notas de la reunión para generar el esqueleto de la propuesta, en mi caso cada propuesta pasó de 90 minutos a unos 40.
Hay que cuidar la configuración para que no usen el nombre de la empresa cliente ni sus datos personales en el entrenamiento, y cómo entregas la información. Lo dejo en un checklist más abajo.
Incluyo una plantilla de prompt lista para copiar, una plantilla de briefing en Markdown y un script que comprueba de forma automática si a la propuesta le falta algo.

A qué director de agencia web le sirve esto

El perfil que tengo en mente es este. Una agencia de 5 a 30 personas en la que el director también hace de comercial. Saca entre 2 y 5 propuestas al mes, con muchos concursos y presupuestos cruzados. Hay diseñadores e ingenieros aparte, pero la reunión inicial y la redacción de la propuesta recaen en una sola persona.

Las dolencias de este puesto suelen ser las mismas. Quieres ganar por el fondo de la propuesta, pero se te va el tiempo en darle forma al documento. La reunión fue muy bien, pero las notas quedaron fragmentadas y luego no las puedes reconstruir. Tienes una plantilla, pero como cada encargo es algo distinto, acabas corrigiéndola a mano.

La IA generativa funciona justo en esa parte de “dar forma”. No se trata de delegar a la IA la idea misma de la propuesta.

El flujo de trabajo y dónde se evapora el tiempo

Si ordenas el recorrido hasta la propuesta, se ve dónde se va el tiempo.

Recepción de la consulta y primera respuesta
Reunión (presencial u online) y toma de notas
Ordenar las notas y resumir los requisitos
Decidir la dirección del mapa del sitio y los wireframes
Montar el calendario y un presupuesto aproximado
Pasarlo a la propuesta (presentación o documento)
Revisión interna y entrega

De todo esto, los pasos 3 y 6 son el mayor cuello de botella. Las notas en crudo no sirven, así que ordenarlas lleva tiempo. La propuesta tiene siempre una estructura parecida, pero como viertes a mano la información de cada encargo, hay muchas idas y venidas.

En mi experiencia, solo redactar la propuesta son entre 90 y 120 minutos por encargo. Con tres encargos al mes, eso ya son 5 o 6 horas que se iban en “dar formato a documentos”.

Tropiezos y problemas habituales

Pongo, con honestidad, los que de verdad me han pasado.

Preguntas que se olvidan en la reunión. Olvidé preguntar el rango de presupuesto y la fecha deseada de publicación; después de entregar la propuesta me dijeron “se sale del presupuesto” y hubo que rehacerla.
Interpretación torcida de las notas. “Quiero que funcione en móvil” quedó ambiguo entre diseño adaptable (responsive) o una app dedicada, y el presupuesto se desvió al doble.
Errores al reutilizar la plantilla. Estuve a punto de entregar la propuesta con el nombre del cliente anterior todavía en la portada. Eso da sudores fríos de verdad.
Omisiones en la propuesta. Olvidé indicar el coste de mantenimiento y, tras cerrar el trato, surgió el conflicto: “nadie me habló de una cuota mensual”.

La mayoría de esto se evita solo con “rellenar siempre, sin falta, los mismos campos”. Cuando lo hace una persona a mano, algo se escapa. Por eso dejas que lo vigile una máquina.

Qué cambia antes y después de adoptarlo

Lo pongo en una tabla de antes y después.

Apartado	Antes	Después
Ordenar las notas de la reunión	30 min pasándolas a limpio a mano	La IA las estructura en 5 min y una persona revisa
Crear el esqueleto de la propuesta	60 min desde cero	20 min vertiendo en la plantilla
Comprobar lo que se olvidó preguntar	Confiar en la memoria	Comprobación automática con un script
Nombre de la empresa erróneo en portada	Pasaba de vez en cuando	Casi cero con variables en la plantilla
Total por encargo	90 a 120 min	40 a 60 min

El tiempo para pensar la estrategia no baja. Solo baja el tiempo de “dar formato y comprobar”. Era justo la parte que quería automatizar, así que para mí salió como esperaba.

Caso de uso 1: del cuaderno de notas al esqueleto de la propuesta

Este es el que más rinde. Entregas las notas en crudo, recién salidas de la reunión, y generas un borrador siguiendo el índice de la propuesta.

Con Claude Code puedes dejar el archivo de texto con las notas dentro del proyecto y hacer que lo lea directamente. También funciona copiando y pegando, pero leer el archivo directo reduce errores de transcripción.

Usa el prompt de abajo como plantilla.

Eres el asistente del director de una agencia web.
Lee las notas adjuntas de la reunión y crea un borrador de propuesta con este índice.

# Índice
1. Problema actual del cliente (solo lo que se deduzca de las notas; marca lo supuesto como "supuesto")
2. Objetivo de este proyecto
3. Mapa del sitio previsto (solo páginas principales)
4. Forma de trabajar y calendario aproximado
5. Supuestos del presupuesto aproximado (sin cifras; solo los supuestos necesarios para presupuestar, en lista)

# Reglas
- No inventes nada que no esté en las notas. Lo que falte, agrúpalo al final como "por confirmar"
- Reescribe los términos técnicos de forma sencilla, asumiendo que lo lee el cliente
- No afirmes con demasiada rotundidad; escríbelo como base para discutir

La clave es atarlo con “no inventes nada que no esté en las notas”. La IA tiende a rellenar los huecos, así que si la dejas suelta, se inventa requisitos que no existen. Al empujarlo a “por confirmar”, lo que se olvidó preguntar queda a la vista.

Caso de uso 2: adaptar el propio briefing a cada encargo

El briefing suele ser un cuestionario fijo que se reutiliza, pero lo que conviene preguntar cambia según el sector y el tamaño del encargo. No es lo mismo una web de empleo que una tienda online: cambian el orden y el contenido de las preguntas.

Así que le entregas el resumen del encargo y haces que recomponga el cuestionario.

Crea la lista de preguntas para la primera reunión de este encargo.

# Resumen del encargo
- Sector: clínica dental
- Objetivo: aumentar las citas de pacientes nuevos
- Tamaño: web corporativa de unas 10 páginas con embudo de reserva

# Formato de salida
- Separa en "preguntas imprescindibles" y "preguntas si da tiempo"
- En cada pregunta, añade en una línea por qué se pregunta (en qué parte de la propuesta o el presupuesto influye)
- Incluye siempre: presupuesto, fecha deseada de publicación, si existe web previa y disponibilidad de fotos

Pedirle que añada el “por qué se pregunta” hace que el propio director entienda mejor el día de la reunión. También me sirvió para formar a directores nuevos.

Caso de uso 3: unir varias notas y revisar el formato de la propuesta

Cuando la información está repartida entre el comercial, el director y los correos del cliente, haces que lo unifique en una sola hoja. Usa el checklist de abajo en la revisión final de la propuesta.

¿El nombre de la empresa y del proyecto en la portada son los de este encargo?
¿Está escrito el rango de presupuesto o los supuestos del presupuesto?
¿La fecha deseada de publicación y el calendario no se contradicen?
¿Está indicado con claridad el tratamiento del coste de mantenimiento y operación?
¿El mapa del sitio coincide con el número de páginas presupuestado?
¿Se refleja la petición prioritaria que salió en la reunión?
¿No queda ningún punto “por confirmar” sin resolver antes de entregar?

Esta revisión también se puede hacer a ojo, pero más abajo dejo cómo hacerla con una máquina. La vista siempre deja escapar algo.

Qué delegar a la IA y qué decide siempre una persona

Si dejas esto borroso, tendrás accidentes. Pongo la línea divisoria en una tabla.

Tarea	Delegar a la IA	Decide una persona
Ordenar y estructurar las notas	Sí	Revisión final
Borrador siguiendo el índice	Sí	Ajustar el contexto
Recomponer el cuestionario	Sí	Profundizar el día de la reunión
Estrategia y dirección diferencial	Solo base	Decisión final
Fijar la cifra del presupuesto	No	Decisión final
Visto bueno para entregar al cliente	No	Decisión final

La cifra y el visto bueno para entregar los decide siempre una persona. Pasarle al cliente, tal cual, el aproximado que sacó la IA es como delegar el presupuesto en alguien nuevo y dejar que lo entregue en silencio. Si asumes que el límite es “hasta la base para discutir”, lo usas con tranquilidad.

Un script de verificación que detecta lo que le falta a la propuesta

La revisión a ojo deja escapar cosas cuando estás cansado. Por eso dejo aquí un script pequeño que lee la propuesta en Markdown y comprueba de forma mecánica si están los apartados imprescindibles. Funciona si tienes Node.js.

Asumo que escribes la propuesta en Markdown. Si usas presentaciones, también sirve exportando el texto.

import { readFile } from "node:fs/promises";

// Apartados imprescindibles de la propuesta y las palabras clave que los indican
const checks = [
  { label: "Diagnóstico del problema", keywords: ["problema", "situación actual"] },
  { label: "Objetivo", keywords: ["objetivo", "meta", "KGI", "KPI"] },
  { label: "Mapa del sitio", keywords: ["mapa del sitio", "estructura de páginas"] },
  { label: "Calendario", keywords: ["calendario", "fases", "publicación"] },
  { label: "Supuestos del presupuesto", keywords: ["supuestos", "aproximado", "presupuesto"] },
  { label: "Mantenimiento", keywords: ["mantenimiento", "operación", "cuota mensual"] },
];

const file = process.argv[2] || "propuesta.md";
const text = await readFile(file, "utf8");

let missing = 0;
for (const c of checks) {
  const hit = c.keywords.some((k) => text.includes(k));
  if (hit) {
    console.log(`OK  ${c.label}`);
  } else {
    console.log(`NG  ${c.label}  <- no se encuentra este apartado`);
    missing++;
  }
}

// Comprobación simple de que no quedó el nombre del cliente anterior
const ghost = ["Empresa de Ejemplo", "Cliente XX", "encargo anterior"];
for (const g of ghost) {
  if (text.includes(g)) {
    console.log(`NG  ha quedado el marcador de posición "${g}"`);
    missing++;
  }
}

if (missing === 0) {
  console.log("\nTodos los apartados superados. Pasa a la revisión final a ojo.");
} else {
  console.log(`\nFaltan ${missing} apartados. Corrígelos antes de entregar.`);
  process.exitCode = 1;
}

Se usa así de simple.

node check-proposal.mjs propuesta.md

Son unas pocas decenas de líneas, pero con esto frenas los dos errores que siempre cometo: olvidar el coste de mantenimiento y dejar el nombre del cliente en la portada. Añade tus propias palabras clave según cómo redacte tu agencia. No es un juicio perfecto; úsalo como el “último guardián” que se coloca delante de los ojos de una persona, y encaja perfecto.

Además, también puedes montar el flujo en el que Claude Code ejecuta este script, mira el resultado y corrige la propuesta. Lo básico de cómo hacerlo está en la guía para empezar con Claude Code.

Seguridad y datos personales

Como manejas información del cliente, esta parte no se puede llevar con descuido. Cumple al menos esto.

Desactiva el uso para entrenamiento. Si lo usas para trabajo, elige un plan y una configuración en los que lo que introduces no se use para entrenar. Confirma el tratamiento en la política de privacidad de Anthropic.
Entrega la información mínima. Para armar el esqueleto de la propuesta no hace falta entregar el móvil personal del contacto ni el coste interno del presupuesto. Entrega solo lo necesario.
Anonimiza antes de entregar. Sustituye nombres de empresa y de personas por “empresa A” o “contacto X” antes de procesar, y al final una persona devuelve los nombres reales. Solo con esto baja el daño si algo se filtra.
El resultado siempre lo revisa una persona. No entregues al cliente, tal cual, el texto que escribió la IA. A veces se cuelan errores o expresiones que dicen de más.

Si tu contrato con el cliente tiene restricciones sobre “subcontratación o uso de herramientas externas”, confírmalo siempre antes de pasar la información por una IA generativa. Si te saltas esto, en vez de eficiencia tendrás un problema de confianza.

Una idea del retorno (ROI)

Hago un cálculo a grandes rasgos. Si cada propuesta pasa de 90 a 50 minutos, son 40 minutos menos. Con tres encargos al mes, dos horas. Si suponemos una tarifa por hora del director de unos 25 euros, son unos 50 euros al mes de tiempo liberado.

Más grande que la cifra es poder dedicar esas dos horas a “pulir el fondo de la propuesta” o “investigar a la competencia”. El tiempo que se iba en dar formato lo pasas a tareas que influyen en la tasa de cierre. Eso pesa más que el número.

Si afinas la precisión de los prompts, se reduce todavía más. Para escribir mejor, te ayudan las técnicas avanzadas de prompts y la colección de trucos para ir más rápido. Y si quieres dejar fijada una plantilla de proyecto, conviene seguir las buenas prácticas de CLAUDE.md.

Preguntas frecuentes

P. ¿Puedo entregar al cliente, tal cual, la propuesta que hizo la IA? No lo hagas. Es una base para discutir. La validez de la estrategia, las cifras y las expresiones las corrige siempre una persona. Se entrega solo cuando una persona la ha revisado y puede responder por ella.

P. Mis notas de la reunión están a mano y muy sucias, ¿sirven? Sirven si primero conviertes la foto en texto. Pero como se cuelan lecturas erróneas, los nombres propios y los números (presupuesto, fechas) los repasa una persona.

P. ¿Se puede adaptar a la plantilla de mi agencia? Sí. Si pegas tu propio índice en el prompt, lo escribe con ese formato. Un prompt que hayas creado una vez conviene compartirlo en el equipo y reutilizarlo.

P. ¿Sirve preguntarle sobre diseño? Sirve como base de dirección, pero la decisión final de diseño déjala en manos del diseñador. La IA es buena “ordenando con palabras”, pero el juicio final sobre lo visual es terreno de las personas.

P. ¿Se puede operar sin conocimientos técnicos? Se puede. Si solo pegas el prompt y revisas el resultado, no necesitas código. La forma de extenderlo al equipo está en el uso de Claude Code para no ingenieros.

Lo que comprobé al probarlo de verdad

Probé este flujo con cinco notas de reunión antiguas que tenía a mano. Comprobé tres cosas.

La primera, el tiempo. Crear el esqueleto pasó de una media de 60 minutos a unos 20. Hasta el total final, en muchos casos los 90 minutos se quedaron en 40 o 50. Más que volverse drásticamente rápido, fue la sensación de que desaparecía “el escalón de dar formato donde siempre me atascaba”.

La segunda, lo que se olvida preguntar. El efecto de atarlo con “no inventes nada que no esté en las notas” fue grande: en encargos antiguos donde faltaba el presupuesto o la fecha de publicación, todo eso apareció correctamente en “por confirmar”. Se recoge con más seguridad que confiando en la memoria.

La tercera, el script de verificación. Pasé a propósito una propuesta a la que le borré el coste de mantenimiento y otra con el nombre del cliente anterior; ambas se detuvieron con NG. Como última muralla justo antes de entregar, sirve de sobra.

En conclusión, la idea de la propuesta la sigue haciendo una persona, como hasta ahora. Pero lo de antes (“ordenar la información desordenada”, “verterla en la plantilla”, “comprobar lo que falta”) ya no hace falta hacerlo a mano. El tiempo liberado lo pasas al fondo de la propuesta: este uso es el que más rinde para un director de agencia web.

Si quieres montarlo como un sistema en el equipo o introducirlo como formación, escríbeme desde la ventanilla de formación y consultas.