Agence web : diviser par deux le temps des propositions commerciales avec Claude Code

Vendredi soir, un appel d’offres tombe pour lundi matin. Le cahier des charges n’existe que sous forme de bribes dans Slack. Les notes du commercial sont réparties dans trois fichiers Google Docs, et l’une d’elles s’arrête au milieu d’une liste à puces.

C’est dans cet état que je montais mes propositions, seul, en heures supplémentaires. La page de garde, la synthèse des enjeux, le plan du site, le planning, les hypothèses du devis. À deux heures du matin, je relis la proposition enfin terminée et je m’aperçois qu’une phrase entendue pendant le brief — « renforcer le recrutement est notre priorité du trimestre » — n’apparaît nulle part. Je l’avais entendue, mais je ne l’avais pas reprise.

Si vous dirigez une agence web, cette sensation de « l’avoir entendu sans le restituer » vous parle sûrement. Les propositions et les fiches de brief sont nombreuses à produire, et pourtant beaucoup les réécrivent de zéro à chaque fois. En confiant cette partie à l’IA générative, vous récupérez du temps pour ce qui compte vraiment : affiner le fond de la proposition. Voici comment faire concrètement, avec des prompts à copier-coller et un script de vérification.

Points clés

• Une proposition et une fiche de brief sont des documents « au format figé ». Ils se prêtent donc très bien à une IA générative comme Claude Code : 70 % du premier jet peut être délégué.
• Ce que l’on délègue, c’est « mettre de l’ordre dans des informations éparses » et « couler du contenu dans un gabarit ». La stratégie de la proposition et le montant final du devis restent décidés par un humain. Mélanger les deux, c’est l’accident assuré.
• En passant les notes de brief pour produire la trame de la proposition, je suis passé d’environ 90 minutes à 40 minutes par dossier.
• Le réglage qui empêche d’utiliser le nom du client et ses données personnelles pour l’entraînement, ainsi que la façon de transmettre les informations, demandent de l’attention. J’en fais une checklist plus bas.
• Vous trouverez ici un modèle de prompt à copier-coller, un gabarit Markdown de fiche de brief et un script qui vérifie mécaniquement les oublis dans une proposition.

À qui ça s’adresse : quel directeur d’agence web en profite

Je pense surtout à ce profil. Une agence de 5 à 30 personnes, où le directeur fait aussi le commercial. Vous sortez 2 à 5 propositions par mois, souvent en appel d’offres ou en mise en concurrence. Les designers et développeurs sont à part, mais le brief et la rédaction des propositions reposent sur le directeur seul.

Les difficultés sont presque toujours les mêmes. Vous voulez gagner sur le fond, et le temps part dans la mise en forme. Le brief s’est bien passé, mais les notes sont fragmentaires et impossibles à reconstituer après coup. Vous avez un modèle, mais chaque dossier diffère un peu, alors vous finissez par corriger à la main.

L’IA générative est efficace précisément sur cette partie « mise en ordre ». Il ne s’agit pas de déléguer l’idée même de la proposition à l’IA.

Le flux de travail d’une agence web et où le temps fond

En alignant les étapes jusqu’à la proposition, on voit où le temps fond.

1. Réception de la demande et première réponse
2. Brief (en présentiel ou en visio) et prise de notes
3. Mise en ordre des notes et synthèse des besoins
4. Choix de l’orientation du plan du site et des maquettes
5. Construction du planning et du devis estimatif
6. Rédaction de la proposition (présentation ou document)
7. Relecture interne et envoi

Les goulots d’étranglement sont les étapes 3 et 6. Les notes de brief sont inutilisables brutes, donc la mise en ordre prend du temps. La proposition a presque toujours la même structure, mais comme on y injecte les informations à la main pour chaque dossier, les reprises se multiplient.

Pour ma part, la seule rédaction de la proposition tournait à 90-120 minutes par dossier. À trois dossiers par mois, c’était déjà 5 à 6 heures par mois englouties dans la « mise en forme de documents ».

Reprises et tracas fréquents

Voici, en toute honnêteté, ce que j’ai réellement raté.

• Oublis pendant le brief. J’ai oublié de demander le budget et la date de mise en ligne souhaitée ; après l’envoi de la proposition, on m’a répondu « hors budget » et j’ai dû tout refaire.
• Écart d’interprétation des notes. « Compatible smartphone » restait flou : responsive ou application dédiée ? J’ai proposé sans trancher, et le devis a dérapé du simple au double.
• Erreur de réemploi du modèle. Le nom de société du dossier précédent était resté sur la page de garde, et j’ai failli l’envoyer ainsi. Là, on a vraiment des sueurs froides.
• Oubli dans la proposition. J’avais omis la maintenance ; après signature, c’est devenu un litige : « on ne m’a jamais parlé d’un coût mensuel ».

La plupart de ces erreurs se préviennent en « remplissant à chaque fois, sans rien oublier, des rubriques définies à l’avance ». À la main, l’humain oublie. Alors on confie ce contrôle à la machine.

Ce qui change avant et après

Voici un comparatif avant/après.

Étape	Avant	Après
Mise en ordre des notes de brief	30 min à la main pour mettre au propre	L’IA structure en 5 min, l’humain valide
Création de la trame de proposition	60 min depuis une page blanche	20 min en coulant dans le gabarit
Contrôle des oublis	À la mémoire	Vérification automatique par script
Mauvais nom de société en page de garde	Arrive parfois	Quasi zéro grâce aux variables du gabarit
Total par dossier	90-120 min	40-60 min

Le temps de réflexion stratégique, lui, ne baisse pas. Ce qui baisse, c’est le temps de « mise en forme et de vérification ». C’était exactement ce que je voulais automatiser : pour moi, l’objectif était atteint.

Cas d’usage 1 : transformer les notes de brief en trame de proposition

C’est le plus rentable. On passe les notes brutes prises juste après le brief, et on fait produire un premier jet qui suit le plan de la proposition.

Avec Claude Code, vous pouvez placer le fichier texte des notes de brief dans le projet et le faire lire directement. Le copier-coller fonctionne aussi, mais lire le fichier réduit les erreurs de recopie.

Utilisez le prompt ci-dessous comme modèle.

Tu es l'assistant d'un directeur d'agence web.
Lis les notes de brief jointes et rédige un premier jet de proposition
selon le plan suivant.

# Plan
1. Les enjeux actuels du client (dans la limite de ce que disent les notes ;
   marque toute supposition comme « supposition »)
2. Les objectifs de ce projet
3. Le plan de site envisagé (pages principales uniquement)
4. La démarche et un planning indicatif
5. Les hypothèses du devis estimatif (ne donne pas de montant, seulement
   les hypothèses nécessaires au chiffrage, en liste à puces)

# À respecter
- N'invente rien qui ne figure pas dans les notes. Regroupe les manques
  en fin de document sous « À confirmer »
- Le client lira ce document : reformule les termes techniques simplement
- Reste prudent, écris ceci comme une base de discussion, pas une vérité

L’astuce est de cadrer avec « n’invente rien qui ne figure pas dans les notes ». L’IA adore combler les blancs ; livrée à elle-même, elle fabrique des besoins qui n’existent pas. En la forçant à reléguer les manques dans « À confirmer », les oublis du brief deviennent visibles tels quels.

Cas d’usage 2 : adapter la fiche de brief à chaque dossier

On a tendance à réutiliser une fiche de brief figée, mais les questions à poser changent selon le secteur et la taille du projet. Pour un site de recrutement et un site e-commerce, l’ordre et le contenu des questions diffèrent.

On passe donc un résumé du dossier et on fait recomposer le questionnaire.

Crée une liste de questions pour le premier brief du dossier suivant.

# Résumé du dossier
- Secteur : cabinet dentaire
- Objectif : augmenter les prises de rendez-vous de nouveaux patients
- Taille : site vitrine d'environ 10 pages + tunnel de rendez-vous

# Format de sortie
- Sépare « questions indispensables » et « questions si possible »
- Pour chaque question, ajoute en une ligne pourquoi la poser
  (à quoi elle sert dans la proposition ou le devis)
- Inclus toujours : budget, date de mise en ligne souhaitée,
  existence d'un site actuel, disponibilité des visuels photo

En faisant ajouter le « pourquoi la poser », le directeur lui-même comprend mieux le sujet le jour du brief. Cela m’a aussi servi à former les directeurs juniors.

Cas d’usage 3 : fusionner plusieurs notes et contrôler la mise en forme

Quand les informations sont éparpillées — commercial, directeur, e-mails du client — on les fait fusionner en une seule page. Utilisez la checklist ci-dessous pour la vérification finale de la proposition.

• Le nom de société et l’intitulé du dossier en page de garde sont bien ceux du moment
• Le budget pressenti, ou les hypothèses du devis, sont indiqués
• La date de mise en ligne souhaitée et le planning ne se contredisent pas
• Le traitement des coûts de maintenance et d’exploitation est précisé
• Le plan de site et le nombre de pages chiffrées concordent
• La priorité numéro un exprimée au brief est bien reprise
• Aucune rubrique « À confirmer » non résolue n’est partie à l’envoi

Ce contrôle peut se faire à l’œil, mais plus bas je montre comment le faire mécaniquement. L’œil finit toujours par laisser passer quelque chose.

Ce qu’on délègue à l’IA et ce que l’humain décide toujours

Flou ici, accident assuré. Voici le partage, en tableau.

Tâche	Délégué à l’IA	Décidé par l’humain
Mise en ordre et structuration des notes	Oui	Validation finale
Premier jet selon le plan	Oui	Correction du contexte
Recomposition du questionnaire	Oui	Approfondissement le jour J
Stratégie et axe de différenciation	Base de discussion seulement	Décision finale
Fixation du montant du devis	Non	Humain
Feu vert pour l’envoi au client	Non	Humain

La décision finale sur le montant et l’envoi revient absolument à un humain. Sortir tel quel un estimatif produit par l’IA, c’est comme confier le devis à un débutant et l’envoyer sans rien relire. En actant que le périmètre de l’IA s’arrête à la base de discussion, on s’en sert l’esprit tranquille.

Un script de vérification qui repère automatiquement les oublis

À l’œil, on laisse passer des choses quand on est fatigué. Voici donc un petit script qui lit la proposition au format Markdown et vérifie mécaniquement la présence des rubriques obligatoires. Il tourne avec Node.js.

On suppose que la proposition est écrite en Markdown. Même en présentation, un export texte permet de l’utiliser.

import { readFile } from "node:fs/promises";

// Rubriques à inclure absolument, et mots-clés qui les signalent
const checks = [
  { label: "Synthèse des enjeux", keywords: ["enjeux", "situation actuelle", "problème"] },
  { label: "Objectifs", keywords: ["objectif", "but", "KGI", "KPI"] },
  { label: "Plan de site", keywords: ["plan de site", "arborescence", "structure"] },
  { label: "Planning", keywords: ["planning", "calendrier", "mise en ligne"] },
  { label: "Hypothèses du devis", keywords: ["hypothèse", "estimatif", "devis"] },
  { label: "Maintenance", keywords: ["maintenance", "exploitation", "mensuel"] },
];

const file = process.argv[2] || "proposition.md";
const text = await readFile(file, "utf8");

let missing = 0;
for (const c of checks) {
  const hit = c.keywords.some((k) => text.includes(k));
  if (hit) {
    console.log(`OK  ${c.label}`);
  } else {
    console.log(`NG  ${c.label}  <- rubrique introuvable`);
    missing++;
  }
}

// Vérification rapide : le nom du dossier precedent ne traine-t-il pas ?
const ghost = ["Societe Exemple", "XXX SARL", "dossier precedent"];
for (const g of ghost) {
  if (text.includes(g)) {
    console.log(`NG  l'espace reserve "${g}" est reste`);
    missing++;
  }
}

if (missing === 0) {
  console.log("\nToutes les rubriques sont la. Passez a la relecture finale.");
} else {
  console.log(`\n${missing} oubli(s). A corriger avant l'envoi.`);
  process.exitCode = 1;
}

Pour l’utiliser, c’est tout simplement :

node check-proposition.mjs proposition.md

Quelques dizaines de lignes seulement, mais cela stoppe les « deux ratés classiques » : l’oubli des coûts de maintenance et le nom de société resté en page de garde. Ajustez les mots-clés au vocabulaire de vos propres propositions. Ce n’est pas un jugement parfait : voyez-le comme le « dernier gardien » placé devant les yeux d’un humain.

Vous pouvez aussi confier à Claude Code l’exécution de ce script, puis la correction de la proposition au vu du résultat. Les bases de la méthode sont réunies dans le guide de démarrage de Claude Code.

Sécurité et données personnelles

On manipule des informations clients : impossible d’être négligent ici. Respectez au minimum ceci.

• Désactivez l’usage pour l’entraînement. Pour un usage professionnel, choisissez un forfait ou un réglage où vos saisies ne servent pas à entraîner les modèles. Vérifiez le traitement dans la politique de confidentialité d’Anthropic.
• Transmettez le strict minimum. Pour bâtir la trame d’une proposition, inutile de fournir le portable personnel de l’interlocuteur ou le coût de revient du devis. Ne donnez que ce qui est nécessaire.
• Anonymisez avant de transmettre. Remplacez les noms de société et de personnes par « Société A », « interlocuteur X » avant traitement, puis rétablissez les vrais noms à la fin, à la main. Rien que cela réduit les dégâts en cas de fuite.
• Faites toujours valider la production par un humain. Ne sortez jamais tel quel un texte écrit par l’IA. Des erreurs ou des formulations excessives peuvent s’y glisser.

Si votre contrat client comporte une « restriction de sous-traitance ou d’usage d’outils externes », vérifiez-la impérativement avant de passer par une IA générative. Sauter cette étape transforme le gain de temps en problème de confiance.

Un repère simple de ROI

Calculons grossièrement. Si une proposition passe de 90 à 50 minutes, c’est 40 minutes gagnées. À trois dossiers par mois, deux heures. En supposant un taux horaire de directeur de 40 euros, cela représente environ 80 euros de temps libéré par mois.

Plus important que la somme : ces deux heures peuvent partir dans « affiner le fond » et « étudier les concurrents ». Le temps consacré à la mise en forme bascule vers ce qui pèse sur le taux de signature. Cela vaut bien plus que le chiffre.

En améliorant la précision des prompts, on gagne encore. Pour les ficelles d’écriture, voyez les techniques avancées de prompt et le recueil d’astuces pour aller plus vite.

FAQ

Q. Puis-je envoyer telle quelle au client la proposition produite par l’IA ? Non. C’est une base de discussion. La pertinence stratégique, le montant et les formulations doivent toujours être revus par un humain. On n’envoie qu’une fois que quelqu’un a vérifié et peut en assumer la responsabilité.

Q. Mes notes de brief sont manuscrites et brouillonnes, est-ce utilisable ? Oui, si vous convertissez la photo en texte avant de la transmettre. Mais des erreurs de lecture s’y glissent : faites relire les noms propres et les chiffres (budget, dates) par un humain.

Q. Peut-on l’adapter à notre modèle maison ? Oui. Collez le plan de votre agence dans le prompt et l’IA écrira selon ce format. Une fois le prompt mis au point, partagez-le dans l’équipe pour le réutiliser.

Q. Est-ce utile pour les questions de design ? Cela donne une base pour l’orientation, mais laissez la décision finale de design au designer. L’IA est douée pour « mettre de l’ordre avec des mots » ; le jugement final sur le visuel reste du domaine humain.

Q. Peut-on s’en servir sans compétences techniques ? Oui. Coller un prompt et vérifier le résultat ne demande pas de code. La façon de déployer en équipe est résumée dans Claude Code pour les non-développeurs.

Ce que j’ai constaté en l’essayant

J’ai testé ce flux sur cinq anciennes notes de brief que j’avais sous la main. J’ai vérifié trois choses.

Premièrement, le temps. La création de la trame est passée en moyenne de 60 minutes à une vingtaine. Sur le total jusqu’à la finition, beaucoup de dossiers sont passés de 90 à 40-50 minutes. Plus qu’une accélération spectaculaire, j’ai eu la sensation que la « marche habituelle » de la mise en forme disparaissait.

Deuxièmement, les oublis. Le cadrage « n’invente rien qui ne figure pas dans les notes » a eu un effet net : sur d’anciennes notes où le budget ou la date manquaient, ces points sont bien apparus dans « À confirmer ». On rattrape plus sûrement qu’en se fiant à la mémoire.

Troisièmement, le script de vérification. J’ai volontairement passé une proposition sans coûts de maintenance et une autre avec le nom du dossier précédent : les deux se sont arrêtées sur NG. Comme dernier rempart avant l’envoi, c’est largement suffisant.

Conclusion : l’idée de la proposition reste l’affaire de l’humain, comme avant. Mais l’étape d’avant — « ranger des informations éparses », « couler dans un gabarit », « vérifier les oublis » — n’a plus besoin d’être faite à la main. Reverser le temps gagné sur le fond de la proposition : c’est, je trouve, l’usage le plus rentable pour un directeur d’agence web.

Si vous voulez en faire un dispositif d’équipe ou le déployer en formation, écrivez-moi via le guichet formation et conseil.