Propostas e briefings de agência web em metade do tempo com o Claude Code

Sexta à tarde, e a concorrência é na segunda. Os requisitos estão espalhados em pedaços soltos no Slack. As anotações que o pessoal de vendas fez na reunião estão em três arquivos do Google Docs, e ainda por cima cortadas no meio de um tópico.

Foi a partir desse caos que eu montei, sozinho e fazendo hora extra, uma proposta comercial. Capa, organização do problema, rascunho do mapa do site, cronograma, premissas do orçamento. Às duas da manhã, quando finalmente reli a proposta pronta, percebi que aquela frase que ouvi na reunião — “fortalecer a captação de talentos é a prioridade máxima deste trimestre” — não aparecia em lugar nenhum. Eu ouvi, mas não capturei.

Se você é diretor de uma agência web, conhece bem essa sensação de “ouvi, mas deixei escapar”. Proposta e briefing são documentos que a gente faz em grande quantidade, e mesmo assim muita gente recomeça do zero toda vez. Quando você passa essa parte para a IA generativa, sobra tempo para “lapidar o conteúdo da proposta”. Hoje vou escrever o passo a passo concreto, com prompt para copiar e colar e um script de verificação.

Pontos principais

• Proposta e briefing são “documentos com formato definido”, então combinam bem com uma IA generativa como o Claude Code. Dá para delegar uns 70% do rascunho.
• O que você delega é “organizar a informação bagunçada” e “preencher o rascunho no modelo”. A estratégia da proposta e a decisão final sobre o valor do orçamento são do humano. Misturar essas duas coisas dá problema.
• Quando entrego as anotações da reunião e peço o esqueleto da proposta, no meu caso os 90 minutos por trabalho caíram para cerca de 40.
• A configuração que impede usar o nome do cliente e dados pessoais no treinamento, e a forma de entregar a informação, exigem cuidado. Montei um checklist na segunda metade.
• Coloquei um modelo de prompt para copiar e colar, um template de briefing em Markdown e um script que verifica automaticamente o que ficou faltando na proposta.

Para qual diretor de agência web isto funciona

O que eu imagino é alguém nesta posição: uma agência de produção com 5 a 30 funcionários, onde o diretor também faz o papel de vendas. Você entrega de 2 a 5 propostas por mês, com muita concorrência e cotação comparada. Tem designer e desenvolvedor separados, mas a reunião com o cliente e a montagem da proposta ficam concentradas no diretor sozinho.

A dor nessa posição costuma ser a mesma. Você quer competir pelo conteúdo da proposta, mas o tempo é sugado pela tarefa de arrumar os documentos. A reunião foi ótima, mas as anotações ficaram fragmentadas e depois você não consegue reconstituir. Existe um template, mas cada trabalho é um pouco diferente, então no fim você acaba corrigindo na mão.

A IA generativa funciona justamente nessa parte de “arrumar”. Não se trata de jogar a concepção da proposta inteira na IA.

O fluxo de trabalho da agência web e onde o tempo derrete

Quando você coloca as etapas até a proposta em fila, fica visível onde o tempo derrete.

1. Recebimento do contato e primeira resposta
2. Reunião (presencial ou online) e anotações
3. Organizar as anotações e consolidar os requisitos
4. Definir a direção do mapa do site e dos wireframes
5. Montar o cronograma e o orçamento aproximado
6. Passar para a proposta (slides ou documento)
7. Revisão interna e envio

Dessas, a 3 e a 6 são o maior gargalo. As anotações cruas da reunião não servem como estão, então organizar leva tempo. A proposta tem estrutura parecida toda vez, mas como você preenche a informação de cada trabalho na mão, dá muito retrabalho.

Na minha sensação, só a montagem da proposta leva de 90 a 120 minutos por trabalho. Com 3 trabalhos por mês, são 5 a 6 horas que só se foram em “formatar documento”.

Retrabalhos e dores comuns

Vou listar com honestidade o que eu mesmo já fiz de errado.

• Esquecer de perguntar na reunião. Esqueci de perguntar a faixa de orçamento e a data desejada de publicação, entreguei a proposta e ouvi “está acima do orçamento”. Refiz tudo.
• Interpretar a anotação errado. “Quero que funcione no celular” — era design responsivo ou um aplicativo dedicado? Propus com isso ambíguo e o orçamento errou por 2x.
• Erro ao reaproveitar o template. Quase entreguei com o nome da empresa do trabalho anterior ainda na capa. Essa dá suor frio de verdade.
• Falta na proposta. Esqueci de registrar o custo de manutenção e, depois de fechar, virou briga: “ninguém me falou de mensalidade”.

A maior parte disso se evita só “preenchendo sem falha os itens definidos toda vez”. Quando o humano faz na mão sempre, escapa. Por isso deixe a máquina vigiar.

O que mudou do antes para o depois

Vou colocar o antes e depois em uma tabela.

Item	Antes	Depois
Organizar as anotações	30 min limpando na mão	IA estrutura em 5 min, humano confere
Montar o esqueleto da proposta	60 min do zero	20 min preenchendo o template
Conferir o que ficou faltando	Dependia da memória	Verificação automática por script
Erro de nome da empresa na capa	Acontecia às vezes	Quase zero com variáveis no template
Total por trabalho	90 a 120 min	40 a 60 min

O tempo de pensar a estratégia não diminui. O que diminui é só o tempo de “formatar e conferir”. Como era justamente essa parte que eu queria automatizar, para mim deu certo como o planejado.

Caso de uso 1: tirar o esqueleto da proposta a partir das anotações

Este é o que mais funciona. Você entrega as anotações cruas logo após a reunião e pede um rascunho que siga a estrutura de capítulos da proposta.

Com o Claude Code, dá para colocar o arquivo de texto das anotações no projeto e mandar ler diretamente. Funciona por copiar e colar também, mas fazer ler o arquivo direto reduz erros de transcrição.

Use o prompt abaixo como modelo.

Você é um assistente do diretor de uma agência web.
Leia as anotações da reunião em anexo e crie um rascunho da proposta com os capítulos abaixo.

# Capítulos
1. Problemas atuais do cliente (apenas o que dá para ler nas anotações; marque suposições como "suposição")
2. Objetivo deste projeto
3. Mapa do site previsto (apenas as páginas principais)
4. Forma de condução e cronograma aproximado
5. Premissas do orçamento aproximado (não escreva valores; liste só as premissas necessárias para orçar)

# Regras a seguir
- Não invente o que não está nas anotações. Reúna o que faltar como "verificar" no fim
- Reescreva os termos técnicos de forma simples, pois o cliente vai ler
- Não afirme demais; escreva como base de discussão da proposta

O ponto é amarrar com “não invente o que não está nas anotações”. A IA gosta de preencher espaços em branco, então, se você deixar solta, ela cria requisitos que não existem. Quando você manda jogar isso para “verificar”, o que faltou perguntar fica visível por si só.

Caso de uso 2: adaptar o próprio briefing para cada trabalho

O briefing costuma ser um questionário fixo reaproveitado, mas o que precisa ser perguntado muda conforme o setor e o porte. Site de captação de talentos e loja virtual têm ordem e conteúdo de perguntas diferentes.

Então você entrega um resumo do trabalho e pede para remontar o questionário.

Crie a lista de perguntas da primeira reunião para o trabalho a seguir.

# Resumo do trabalho
- Setor: clínica odontológica
- Objetivo: aumentar o agendamento de novos pacientes
- Porte: site institucional de cerca de 10 páginas + caminho de agendamento

# Formato de saída
- Separe em "perguntas obrigatórias" e "perguntas se der"
- Em cada pergunta, acrescente em uma frase por que perguntar (onde isso ajuda na proposta ou no orçamento)
- Sempre inclua orçamento, data desejada de publicação, existência de site atual e disponibilidade de material fotográfico

Quando você faz a IA acrescentar o “por que perguntar”, a compreensão do próprio diretor também aprofunda no dia da reunião. Deu para usar até na formação de diretores novatos.

Caso de uso 3: unificar várias anotações e conferir o formato da proposta

Quando a informação está espalhada em vários lugares — e-mails de vendas, do diretor e do cliente — você manda unificar tudo em uma página só. Use o checklist abaixo na conferência final da proposta.

• O nome da empresa e o nome do trabalho na capa são os desta vez?
• A faixa de orçamento, ou a premissa do orçamento, está escrita?
• A data desejada de publicação e o cronograma não se contradizem?
• O tratamento do custo de manutenção e operação está registrado?
• O mapa do site e o número de páginas do orçamento batem?
• A prioridade máxima que surgiu na reunião está refletida?
• Nenhum item “verificar” ficou pendente no momento do envio?

Essa conferência dá para fazer no olho também, mas na segunda metade coloco como fazer a verificação por máquina. O olho sempre deixa escapar algo.

O que delegar à IA e o que o humano sempre decide

Se você deixar isso vago, dá problema. Coloquei a linha divisória em uma tabela.

Tarefa	Delegar à IA	Humano decide
Organizar e estruturar anotações	Sim	Conferência final
Rascunho seguindo os capítulos	Sim	Correção de contexto
Remontar o questionário	Sim	Aprofundar no dia
Estratégia e diferenciação da proposta	Apenas base	Decisão final
Fechar o valor do orçamento	Não	Sim
Liberar o envio ao cliente	Não	Sim

A decisão final sobre valor e envio é sempre do humano, sem exceção. Entregar ao cliente o orçamento aproximado da IA como está é o mesmo que jogar o orçamento para um novato e deixar ele enviar calado. Quando você assume que o limite da IA vai até a base de discussão, dá para usar com tranquilidade.

Script de verificação que confere o que faltou na proposta

A conferência visual escapa quando você está cansado. Por isso, deixo aqui um pequeno script que lê a proposta em Markdown e confere mecanicamente se “os itens obrigatórios estão presentes”. Funciona se você tiver Node.js.

A premissa é que a proposta esteja escrita em Markdown. Em slides também serve, se você passar por uma exportação de texto.

import { readFile } from "node:fs/promises";

// Itens que sempre queremos na proposta e as palavras-chave que os indicam
const checks = [
  { label: "Organização do problema", keywords: ["problema", "situação atual"] },
  { label: "Objetivo", keywords: ["objetivo", "meta", "KGI", "KPI"] },
  { label: "Mapa do site", keywords: ["mapa do site", "estrutura de páginas"] },
  { label: "Cronograma", keywords: ["cronograma", "etapas", "publicação"] },
  { label: "Premissa do orçamento", keywords: ["premissa", "aproximado", "orçamento"] },
  { label: "Manutenção e operação", keywords: ["manutenção", "operação", "mensalidade"] },
];

const file = process.argv[2] || "proposta.md";
const text = await readFile(file, "utf8");

let missing = 0;
for (const c of checks) {
  const hit = c.keywords.some((k) => text.includes(k));
  if (hit) {
    console.log(`OK  ${c.label}`);
  } else {
    console.log(`NG  ${c.label}  <- este item não foi encontrado`);
    missing++;
  }
}

// Conferência simples se sobrou o nome de empresa do trabalho anterior
const ghost = ["Empresa Exemplo", "XXX Ltda", "trabalho anterior"];
for (const g of ghost) {
  if (text.includes(g)) {
    console.log(`NG  o placeholder "${g}" ainda está presente`);
    missing++;
  }
}

if (missing === 0) {
  console.log("\nTodos os itens passaram. Siga para a conferência visual final.");
} else {
  console.log(`\nHá ${missing} item(ns) faltando. Corrija antes de enviar.`);
  process.exitCode = 1;
}

O uso é só isto.

node check-proposta.mjs proposta.md

São só algumas dezenas de linhas, mas com isso você trava os “dois maiores erros de sempre”: esquecer o custo de manutenção e deixar o nome da empresa na capa. Acrescente as palavras-chave conforme os termos das suas próprias propostas. Não é um julgamento perfeito; o jeito certo é usá-lo como “o último porteiro” antes de o olho humano olhar.

A propósito, dá para montar um fluxo em que o Claude Code executa esse script, vê o resultado e corrige a proposta. O básico de como fazer está reunido no guia de primeiros passos do Claude Code.

Cuidados com segurança e dados pessoais

Como você lida com informação do cliente, aqui não dá para relaxar. No mínimo, respeite isto.

• Desligue o uso para treinamento. Se for usar no trabalho, escolha o plano e a configuração em que o conteúdo de entrada não é usado no treinamento. Confira o tratamento na política de privacidade da Anthropic.
• Entregue o mínimo de informação. Para montar o esqueleto da proposta, não precisa entregar o celular pessoal do contato nem o custo de origem do orçamento. Entregue só o necessário.
• Anonimize antes de entregar. Substitua nome de empresa e de pessoa por “Empresa A” e “Contato X” antes de processar, e no fim o humano volta para os nomes reais. Só isso já reduz o dano se houver vazamento.
• O humano sempre confere o resultado. Não entregue ao cliente o texto que a IA escreveu como está. Pode haver erro ou alguma expressão que exagera.

Se o contrato com o cliente tiver “restrição de subcontratação ou de uso de ferramentas externas”, confira sempre antes de passar pela IA generativa. Pular isso vira problema de confiança em vez de eficiência.

Uma estimativa simples de ROI

Vou calcular por cima. Se a proposta cai de 90 para 50 minutos por trabalho, são 40 minutos economizados. Com 3 trabalhos por mês, são 2 horas. Supondo um valor-hora de R$ 80 para o diretor, dá cerca de R$ 160 por mês em tempo liberado.

Maior do que o valor é poder usar essas 2 horas para “lapidar o conteúdo da proposta” e “pesquisar os concorrentes”. Você transfere o tempo que ia para formatar documento para tarefas que mexem na taxa de fechamento. Isso pesa mais do que o número.

Quando você melhora a precisão do prompt, encurta ainda mais. Dicas de escrita estão em técnicas avançadas de prompt para propostas e na coletânea de dicas para trabalhar mais rápido.

Perguntas frequentes

P. Posso entregar ao cliente a proposta que a IA fez, como está? Não entregue. É uma base de discussão. A validade da estratégia, o valor e as expressões o humano sempre corrige. Você só entrega quando estiver num estado em que o humano conferiu e assume a responsabilidade.

P. Minhas anotações da reunião são manuscritas e bagunçadas. Dá para usar? Dá, se você converter a foto em texto antes de entregar. Mas entram erros de leitura, então o humano deve revisar nomes próprios e números (orçamento, datas).

P. Dá para adaptar ao nosso template? Dá. Se você colar a estrutura de capítulos da sua empresa no prompt, ele escreve nesse formato. Vale compartilhar o prompt que você montou uma vez com o time e reaproveitar.

P. Vale perguntar sobre design também? Serve como base para a direção, mas a decisão final de design deixe com o designer. A IA é boa em “organizar com palavras”, mas o julgamento final do que é visualmente bom é do humano.

P. Dá para operar sem conhecimento técnico? Dá. Se for só colar o prompt e conferir o resultado, não precisa de código. A forma de pensar a expansão pelo time está em Claude Code para quem não é engenheiro, e como manter o padrão das instruções, em boas práticas de CLAUDE.md.

O que aconteceu quando testei de verdade

Eu testei esse fluxo com 5 anotações de reuniões antigas que tinha em mãos. Confirmei três coisas.

A primeira foi o tempo. A montagem do esqueleto caiu, em média, de 60 minutos para cerca de 20. No total até a conclusão, em muitos casos os 90 minutos couberam em 40 a 50. Não é que ficou dramaticamente rápido; foi mais a sensação de que “o degrau de formatação onde sempre travo” desapareceu.

A segunda foi o que faltava perguntar. O efeito de amarrar com “não invente o que não está nas anotações” foi grande, e os trabalhos antigos em que orçamento ou data de publicação faltavam apareceram direitinho em “verificar”. Capturei com mais certeza do que quando dependia da memória.

A terceira foi o script de verificação. Quando passei de propósito uma proposta sem o custo de manutenção e outra com o nome da empresa anterior, as duas pararam com NG. Como último muro antes do envio, dá para usar de sobra.

Concluindo: a concepção da proposta continua sendo do humano, como sempre. Mas, antes disso, “arrumar a informação bagunçada”, “encaixar no modelo” e “conferir o que faltou” você já não precisa mais fazer na mão. Usar o tempo liberado no conteúdo da proposta — esse é o uso que sinto que mais funciona para o diretor de agência web.

Se você quer rodar isso como um sistema dentro do time, ou implantar como treinamento, fale comigo pelo canal de treinamento e consultoria.