Web design agency के proposals और hearing sheets Claude Code से आधे समय में बनाएं

शुक्रवार की शाम है, और अगले सोमवार को एक pitch (competition) है। Requirements सिर्फ WhatsApp और emails में टुकड़ों में बिखरे पड़े हैं। Sales वाले ने client से जो सुना, वो तीन अलग-अलग Google Docs में है — और वो भी bullet points के बीच में ही अधूरा कट गया है।

मैं इसी हालत से, अकेले देर रात बैठकर proposal जोड़ता रहता था। Cover page, problem summary, sitemap का draft, schedule, और quotation के assumptions। रात के 2 बजे, आखिरकार तैयार proposal को दोबारा पढ़ने पर दिखा कि hearing में सुना हुआ “इस साल hiring बढ़ाना सबसे बड़ी priority है” वाला वाक्य कहीं भी नहीं आया। सुना था, पर उठा नहीं पाया।

अगर आप किसी web design agency के director हैं, तो इस “सुनकर भी छूट जाने” वाले एहसास से ज़रूर वाकिफ़ होंगे। Proposal और hearing sheet हर project में बनते हैं, फिर भी ज़्यादातर लोग हर बार इन्हें शुरू से लिखते हैं। यहीं अगर हम generative AI को काम सौंप दें, तो बचा हुआ समय “proposal के असली content को बेहतर करने” में लगा सकते हैं। आज मैं इसका ठोस तरीका लिख रहा हूँ — copy-paste prompt और verify script के साथ।

मुख्य बातें

• Proposal और hearing sheet “तय format वाले documents” हैं, इसलिए Claude Code जैसे generative AI के साथ इनका मेल अच्छा बैठता है। Draft का करीब 70% AI को सौंपा जा सकता है।
• AI को सौंपिए “बिखरी जानकारी को व्यवस्थित करना” और “format में draft भरना”। Proposal की strategy और quotation की final रकम का फैसला इंसान करे। इन दोनों को मिला देंगे तो accident हो जाएगा।
• Hearing memo देकर proposal का ढाँचा बनवाने पर, मेरे यहाँ एक project का समय 90 मिनट से घटकर करीब 40 मिनट रह गया।
• Client का company नाम और personal data training में इस्तेमाल न हो — इस setting और जानकारी देने के तरीके पर ध्यान देना ज़रूरी है। आगे इसे checklist बना दिया है।
• Copy-paste prompt template, hearing sheet का Markdown template, और proposal की कमियाँ machine से जाँचने वाला verify script नीचे दिया है।

किस तरह के web agency director को यह काम आएगा

मैं ऐसे लोगों को सोचकर लिख रहा हूँ। 5 से 30 लोगों की agency, जहाँ director ही sales भी संभालता है। महीने में 2 से 5 proposal जाते हैं, और pitch व multiple quotations आम हैं। Designer और engineer अलग हैं, पर hearing और proposal बनाना अकेले director पर टिका है।

इस position की परेशानी लगभग एक जैसी होती है। Content के दम पर जीतना है, पर documents सजाने में ही समय निकल जाता है। Hearing अच्छी चली, पर memo टुकड़ों में होने से बाद में दोबारा बना नहीं पाते। Template तो है, पर हर project में थोड़ा फ़र्क होने से आखिर हाथ से ही ठीक करना पड़ता है।

Generative AI ठीक इसी “सजाने वाले काम” में काम आता है। Proposal का idea ही AI पर डाल देने की बात नहीं है।

Web agency का workflow और समय कहाँ बहता है

Proposal तक की प्रक्रिया को क्रम में रखें, तो समय बहने की जगहें साफ़ दिखती हैं।

1. Inquiry मिलना और पहला reply
2. Hearing (आमने-सामने या online) में memo लेना
3. Memo व्यवस्थित कर requirements समेटना
4. Sitemap और wireframe की दिशा तय करना
5. Schedule और मोटा-मोटा quotation बनाना
6. Proposal (slide या document) में उतारना
7. Internal review कर submit करना

इनमें से step 3 और 6 सबसे बड़े bottleneck हैं। कच्चा hearing memo सीधे काम नहीं आता, इसलिए व्यवस्थित करने में समय लगता है। Proposal हर बार लगभग एक जैसा होता है, फिर भी हर project की जानकारी हाथ से भरने पर rework बहुत होता है।

मेरे अनुभव से, एक project के सिर्फ proposal बनाने में 90 से 120 मिनट। महीने में 3 project, तो सिर्फ इसी में 5 से 6 घंटे “documents सजाने” में चले जाते थे।

आम rework और परेशानियाँ

जो असल में मुझसे हुआ, उसे ईमानदारी से रखता हूँ।

• Hearing में सुनना छूटना। Budget और launch की मनचाही date पूछना भूल गया, और proposal देने के बाद “budget से ज़्यादा है” सुनकर दोबारा बनाना पड़ा।
• Memo का गलत मतलब। “mobile support चाहिए” — यह responsive था या अलग app, यह अस्पष्ट रहने से quotation दोगुना तक गड़बड़ा गया।
• Template दोबारा इस्तेमाल की गलती। पिछले project का company नाम cover page पर रह गया और submit करते-करते रुका। इसमें सच में पसीने छूट जाते हैं।
• Proposal में चूक। Maintenance cost लिखना भूल गया, और order मिलने के बाद “monthly fee तो सुना ही नहीं था” वाली tussle हो गई।

इनमें से ज़्यादातर सिर्फ “तय items हर बार बिना चूके भरने” से रुक जाते हैं। इंसान हर बार हाथ से करे तो छूटता है। इसलिए इसे machine से पकड़वाते हैं।

पहले और बाद में क्या बदला

Before-after को table में रखता हूँ।

Item	पहले	बाद में
Hearing memo व्यवस्थित करना	हाथ से 30 मिनट साफ़ लिखना	AI 5 मिनट में structure बनाए, इंसान जाँचे
Proposal का ढाँचा बनाना	खाली पन्ने से 60 मिनट	Template में भरकर 20 मिनट
छूट की जाँच	याद के भरोसे	Verify script से अपने आप जाँच
Cover page का नाम गलत	कभी-कभी हो जाता	Template variable से लगभग शून्य
एक project कुल	90 से 120 मिनट	40 से 60 मिनट

Strategy सोचने का समय नहीं घटता। घटता है सिर्फ “सजाने और जाँचने” का समय। यही हिस्सा मैं automate करना चाहता था, तो मेरे लिए यह बिलकुल निशाने पर बैठा।

Use case 1: Hearing memo से proposal का ढाँचा बनवाना

सबसे ज़्यादा यही काम आता है। Hearing के तुरंत बाद का कच्चा memo देकर, proposal के अध्यायों के क्रम में draft बनवाते हैं।

Claude Code में आप hearing memo की text file project में रखकर सीधे पढ़वा सकते हैं। Copy-paste से भी चलता है, पर file सीधे पढ़वाने से transcription की गलतियाँ कम होती हैं।

नीचे का prompt template की तरह इस्तेमाल कीजिए।

आप एक web design agency के director के सहायक हैं।
संलग्न hearing memo पढ़कर, नीचे दिए अध्यायों के क्रम में proposal का draft बनाइए।

# अध्याय क्रम
1. ग्राहक की मौजूदा समस्याएँ (memo से जितना समझ आए उतना ही; अनुमान को "अनुमान" लिखें)
2. इस project का goal
3. संभावित sitemap (सिर्फ मुख्य pages)
4. आगे बढ़ने का तरीका और मोटा-मोटा schedule
5. मोटे quotation के assumptions (रकम न लिखें, सिर्फ quotation के लिए ज़रूरी assumptions bullet में)

# इनका पालन करें
- memo में जो नहीं लिखा, उसे मनगढ़ंत न बनाएं। कमी को अंत में "जाँचना ज़रूरी" के रूप में समेटें
- तकनीकी शब्दों को, यह मानकर कि client पढ़ेगा, आसान भाषा में बदलें
- ज़्यादा दावे न करें, proposal के पहले मसौदे की तरह लिखें

मुख्य बात यह है कि “memo में जो नहीं है उसे मनगढ़ंत न बनाने” की बंदिश लगाई जाए। AI खाली जगह भरना चाहता है, इसलिए छोड़ दिया जाए तो न मौजूद requirements खुद-ब-खुद गढ़ देता है। “जाँचना ज़रूरी” में निकलवा देने से, सुनना छूटा हुआ हिस्सा अपने आप दिख जाता है।

Use case 2: Hearing sheet को हर project के हिसाब से बेहतर बनाना

Hearing sheet अक्सर एक ही तय सवालों की list के तौर पर दोहराई जाती है, पर industry और project के आकार से पूछने लायक बातें बदलती हैं। Hiring वाली site और e-commerce site में, पूछने का क्रम और content दोनों अलग होते हैं।

तो, project का overview देकर सवालों की list को नए सिरे से जुड़वाते हैं।

इस project के लिए पहली hearing के सवालों की list बनाइए।

# Project overview
- Industry: dental clinic
- मक़सद: नए मरीज़ों की booking बढ़ाना
- आकार: करीब 10 pages का corporate + booking flow

# Output format
- "ज़रूर पूछें" और "हो सके तो पूछें" में बाँटें
- हर सवाल के साथ एक लाइन में लिखें कि क्यों पूछ रहे हैं (proposal/quotation के किस हिस्से में काम आएगा)
- budget, launch की मनचाही date, मौजूदा site है या नहीं, photos तैयार हैं या नहीं — ये ज़रूर शामिल करें

“क्यों पूछ रहे हैं” जुड़वाने से, hearing वाले दिन director की अपनी समझ भी गहरी होती है। नए directors को सिखाने में भी यह काम आया।

Use case 3: कई memos जोड़ना और proposal का format check

Sales, director और client की ओर से आए emails — जब जानकारी कई जगह बिखरी हो, तो इन्हें एक page में जुड़वाते हैं। नीचे की checklist को proposal के final check में इस्तेमाल कीजिए।

• Cover page का company नाम और project नाम इसी project का है या नहीं
• Budget का अंदाज़ा, या quotation के assumptions लिखे हैं या नहीं
• Launch की मनचाही date और schedule में टकराव तो नहीं
• Maintenance और operation cost साफ़ लिखी है या नहीं
• Sitemap और quotation के pages की संख्या मेल खाती है या नहीं
• Hearing में आई सबसे बड़ी priority proposal में आई है या नहीं
• कोई “जाँचना ज़रूरी” वाला item बिना हल किए submit तो नहीं हो रहा

यह check इंसान की नज़र से भी हो सकता है, पर आगे इसे machine से जाँचने का तरीका दिया है। नज़र से देखने पर ज़रूर कुछ न कुछ छूटता है।

AI को क्या सौंपें और इंसान क्या तय करे

यहाँ अस्पष्टता रही तो accident होता है। line खींचकर table में रखता हूँ।

काम	AI को सौंपें	इंसान तय करे
Memo व्यवस्थित और structure बनाना	हाँ	final जाँच
अध्यायों के क्रम में draft	हाँ	context की सुधार
सवालों की list फिर से जोड़ना	हाँ	उस दिन गहराई में जाना
Proposal की strategy और differentiation की दिशा	सिर्फ मसौदा	पक्का फैसला
Quotation की रकम तय करना	नहीं	हाँ
Client को submit करना है या नहीं	नहीं	हाँ

रकम और submit का आख़िरी फैसला हमेशा इंसान करे। AI का दिया मोटा quotation सीधे client को देना, किसी नए बंदे को quotation थमाकर चुपचाप submit करवाने जैसा है। मसौदे तक ही मेरा दायरा है — ऐसा मान लेने पर बेफ़िक्र होकर इस्तेमाल कर सकते हैं।

Proposal की कमियाँ अपने आप जाँचने वाला verify script

थके होने पर नज़र से की गई जाँच में चूक होती है। तो, proposal की Markdown पढ़कर “ज़रूरी items हैं या नहीं” यह machine से जाँचने वाला छोटा script नीचे रखता हूँ। Node.js हो तो चल जाएगा।

यह मानकर चल रहा हूँ कि proposal Markdown में लिखा है। Slide में हो, तो text export करके भी इस्तेमाल कर सकते हैं।

import { readFile } from "node:fs/promises";

// proposal में ज़रूर रखने लायक items, और उन्हें दर्शाने वाले keywords
const checks = [
  { label: "समस्या-summary", keywords: ["समस्या", "मौजूदा", "problem"] },
  { label: "goal", keywords: ["goal", "मक़सद", "KGI", "KPI"] },
  { label: "sitemap", keywords: ["sitemap", "page-structure", "pages"] },
  { label: "schedule", keywords: ["schedule", "process", "launch"] },
  { label: "quotation-assumptions", keywords: ["assumption", "मोटा", "quotation"] },
  { label: "maintenance-operation", keywords: ["maintenance", "operation", "monthly"] },
];

const file = process.argv[2] || "proposal.md";
const text = await readFile(file, "utf8");

let missing = 0;
for (const c of checks) {
  const hit = c.keywords.some((k) => text.includes(k));
  if (hit) {
    console.log(`OK  ${c.label}`);
  } else {
    console.log(`NG  ${c.label}  <- यह item नहीं मिला`);
    missing++;
  }
}

// पिछले project का company नाम रह तो नहीं गया, इसकी आसान जाँच
const ghost = ["Sample Pvt Ltd", "XYZ Company", "पिछला-project"];
for (const g of ghost) {
  if (text.includes(g)) {
    console.log(`NG  placeholder "${g}" अभी भी मौजूद है`);
    missing++;
  }
}

if (missing === 0) {
  console.log("\nसभी items पास। submit से पहले आख़िरी बार नज़र डाल लें।");
} else {
  console.log(`\n${missing} items छूटे हैं। ठीक करके ही submit करें।`);
  process.exitCode = 1;
}

इस्तेमाल बस इतना है।

node check-proposal.mjs proposal.md

बस कुछ दर्जन लाइनें हैं, पर maintenance cost लिखना भूलना और cover page पर पुराना company नाम रह जाना — ये “हमेशा होने वाली 2 बड़ी गलतियाँ” इससे रुक जाती हैं। Keywords को अपनी agency के proposal की भाषा के हिसाब से जोड़ते जाइए। यह perfect फ़ैसला नहीं, बल्कि इंसान के सामने रखा गया “आख़िरी द्वारपाल” है — इसी तरह इस्तेमाल करना सही रहता है।

वैसे, इस script को Claude Code से चलवाकर, नतीजा देखकर proposal ठीक करवाने तक का flow भी बनाया जा सकता है। इसका basics Claude Code शुरू करने की guide में समेटा है।

Security और personal data की सावधानियाँ

Client की जानकारी संभालनी है, इसलिए यहाँ लापरवाही नहीं चलेगी। कम-से-कम इतना ज़रूर निभाएं।

• Training में इस्तेमाल बंद रखें। काम के लिए इस्तेमाल कर रहे हैं तो ऐसा plan/setting चुनें जहाँ input training में न जाए। Anthropic की privacy policy में data के बारे में पहले देख लें।
• जो जानकारी दें, कम-से-कम दें। Proposal का ढाँचा बनाने के लिए client के contact person का personal mobile या cost price देना ज़रूरी नहीं। बस ज़रूरी हिस्सा दें।
• Anonymize करके दें। Company नाम और लोगों के नाम को “A company”, “person X” से बदलकर process करवाएं, और अंत में इंसान असली नाम वापस रखे। बस इतने से ही leak होने पर नुक़सान घट जाता है।
• Output इंसान ज़रूर जाँचे। AI के लिखे वाक्य सीधे client को न दें। गलती या ज़रूरत से ज़्यादा बड़ा दावा मिला हो सकता है।

अगर client के contract में “subcontracting या external tool इस्तेमाल पर रोक” है, तो generative AI में डालने से पहले ज़रूर जाँच लें। यहाँ चूके तो efficiency की जगह भरोसे का सवाल खड़ा हो जाएगा।

आसान ROI का अंदाज़ा

मोटा-मोटा हिसाब लगाते हैं। एक proposal का 90 मिनट घटकर 50 मिनट हो, तो 40 मिनट की बचत। महीने में 3 project, तो 2 घंटे। Director की fees मान लें 3,000 रुपये प्रति घंटा, तो महीने में करीब 6,000 रुपये का समय बचता है।

रकम से बड़ी बात यह है कि वो 2 घंटे “proposal के content को निखारने” और “competitors की जाँच” में लगाए जा सकते हैं। Documents सजाने में जाता समय, order-rate बढ़ाने वाले काम में बदल जाता है। यह आँकड़े से ज़्यादा असरदार है।

Prompt की सटीकता बढ़ाने पर और भी समय घटता है। लिखने के तरीक़े के लिए proposal पास कराने वाली advanced prompt techniques और काम तेज़ करने के tips काम आएँगे। अपनी agency का तय format Claude Code में रखने के लिए CLAUDE.md best practices भी देख लें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

Q. क्या AI के बनाए proposal को सीधे client को दे सकते हैं? न दें। यह मसौदा है। Strategy सही है या नहीं, रकम, और भाषा — इन्हें इंसान ज़रूर ठीक करे। तभी दें जब इंसान जाँचकर ज़िम्मेदारी ले सके।

Q. Hearing memo हाथ से लिखा और गंदा है, क्या काम आएगा? Photo को text में बदलकर दें तो काम आएगा। पर गलत पढ़ने की गुंजाइश रहती है, इसलिए नाम और numbers (budget, dates) इंसान दोबारा जाँचे।

Q. क्या हमारे template के हिसाब से ढाल सकते हैं? हाँ। अपनी agency का अध्याय-क्रम prompt में चिपका दीजिए, उसी format में लिख देगा। एक बार बना prompt team में share करके दोबारा इस्तेमाल करना अच्छा रहता है।

Q. क्या design के बारे में पूछना काम का है? दिशा का मसौदा बन जाता है, पर design का आख़िरी फैसला designer पर छोड़ें। AI “शब्दों में व्यवस्थित करना” अच्छा करता है, पर visual के अच्छे-बुरे का आख़िरी फैसला इंसान का दायरा है।

Q. क्या बिना तकनीकी जानकारी के चला सकते हैं? हाँ। Prompt चिपकाकर नतीजा जाँचना भर हो, तो code की ज़रूरत नहीं। Team में फैलाने का तरीका non-engineers के लिए Claude Code में समेटा है।

आख़िर में: मैंने जो असल में आज़माया

मैंने अपने पास पड़े पिछले 5 hearing memos पर यह flow आज़माया। तीन चीज़ें जाँचीं।

पहली, समय। ढाँचा बनाना औसतन 60 मिनट से घटकर करीब 20 मिनट रह गया। पूरा होने तक का कुल समय भी 90 मिनट से 40 से 50 मिनट में आ गया कई बार। नाटकीय तेज़ी से ज़्यादा, यह एहसास हुआ कि “हमेशा अटकाने वाला सजाने का step” ही गायब हो गया।

दूसरी, सुनना छूटना। “memo में जो नहीं है उसे मनगढ़ंत न बनाओ” वाली बंदिश का असर बड़ा रहा, और पुराने memos में जहाँ budget या launch date छूटी थी, वो सब ठीक से “जाँचना ज़रूरी” में आ गईं। याद के भरोसे से कहीं ज़्यादा पक्के तरीक़े से उठ रही हैं।

तीसरी, verify script। जानबूझकर maintenance cost हटाई हुई proposal, और पिछले project का company नाम रखी हुई proposal — दोनों को चलाया तो दोनों NG पर रुक गईं। Submit से ठीक पहले के आख़िरी पहरे के तौर पर यह काफ़ी काम का है।

नतीजा यह कि proposal का idea पहले की तरह इंसान ही सोचे। पर उससे पहले का “बिखरी जानकारी व्यवस्थित करना”, “format में भरना”, “कमियाँ जाँचना” — अब हाथ से करने की ज़रूरत नहीं। बचा समय proposal के content में लगाएँ — web agency के director के लिए यही तरीक़ा सबसे ज़्यादा असरदार लगता है।

Team में इसे एक system की तरह चलाना है, या training के रूप में लाना है, तो training और consultation की window से संपर्क करें। चाहें तो तैयार products और templates से भी शुरू कर सकते हैं।