Angebote und Briefing-Bögen für Webagenturen mit Claude Code halbieren

Freitagnachmittag, am Montag steht ein Pitch an. Die Anforderungen liegen nur als Fetzen in Slack. Die Notizen vom Vertrieb stecken in drei Google-Dokumenten, und die Aufzählung bricht mittendrin einfach ab.

Aus genau diesem Zustand habe ich früher allein das Angebot zusammengebaut: Deckblatt, Problemaufriss, Sitemap-Entwurf, Zeitplan, Annahmen für die Kalkulation. Um zwei Uhr nachts war das Angebot endlich fertig – und beim Durchsehen fiel mir auf, dass der eine Satz aus dem Briefing, “Recruiting hat dieses Jahr oberste Priorität”, nirgends auftauchte. Gehört hatte ich es. Aufgegriffen nicht.

Wenn Sie als Projektleiter in einer Webagentur arbeiten, kennen Sie dieses Gefühl, etwas gehört und trotzdem verloren zu haben. Angebote und Briefing-Bögen schreiben viele jedes Mal von null neu, obwohl die Menge groß ist. Übergibt man diesen Teil an eine generative KI, bleibt mehr Zeit, um am eigentlichen Inhalt des Angebots zu feilen. Heute zeige ich genau das – mit einer kopierfertigen Prompt-Vorlage und einem Prüfskript.

Das Wichtigste in Kürze

Angebote und Briefing-Bögen sind “Dokumente mit festem Aufbau” und passen deshalb gut zu einer generativen KI wie Claude Code. Etwa 70 Prozent des Rohentwurfs lassen sich abgeben.
Abgeben sollten Sie das Ordnen verstreuter Informationen und das Befüllen der Vorlage. Die Strategie des Angebots und der endgültige Preis bleiben beim Menschen. Wer das vermischt, baut Unfälle.
Übergibt man die Briefing-Notizen und lässt das Gerüst des Angebots erstellen, sank meine Bearbeitungszeit pro Fall von rund 90 auf etwa 40 Minuten.
Firmenname und personenbezogene Daten der Kunden dürfen nicht zum Training verwendet werden, und der Weg, wie Sie Informationen übergeben, will durchdacht sein. Dazu gibt es weiter unten eine Checkliste.
Es folgen eine kopierfertige Prompt-Vorlage, eine Markdown-Vorlage für den Briefing-Bogen und ein Prüfskript, das Lücken im Angebot maschinell aufspürt.

Für wen das gedacht ist: welche Projektleiter profitieren

Im Blick habe ich Menschen in dieser Lage: eine Agentur mit fünf bis dreißig Mitarbeitenden, in der Projektleitung und Vertrieb in einer Hand liegen. Pro Monat gehen zwei bis fünf Angebote raus, Pitches und Vergleichsangebote sind häufig. Designer und Entwickler gibt es separat, doch Briefing und Angebotserstellung lasten allein auf der Projektleitung.

Die Sorgen in dieser Rolle ähneln sich meist. Man will mit dem Inhalt überzeugen, doch das Aufhübschen der Dokumente frisst die Zeit. Das Briefing lief lebhaft, aber die Notizen sind bruchstückhaft und später nicht mehr zu rekonstruieren. Vorlagen gibt es, doch jeder Auftrag weicht ein bisschen ab, und am Ende bessert man von Hand nach.

Eine generative KI wirkt genau bei diesem “Aufhübschen”. Das Ausdenken des Angebots selbst werfen Sie der KI nicht hin.

Der Arbeitsablauf einer Webagentur und wo die Zeit zerrinnt

Reiht man die Schritte bis zum Angebot auf, wird sichtbar, wo die Zeit verloren geht.

Anfrage entgegennehmen, erste Antwort
Briefing (vor Ort oder online) und Notizen machen
Notizen ordnen und Anforderungen zusammenfassen
Richtung für Sitemap und Wireframe festlegen
Zeitplan und grobe Kalkulation aufstellen
Alles ins Angebot (Folien oder Dokument) gießen
Interne Prüfung und Abgabe

Davon sind Schritt 3 und 6 der größte Engpass. Briefing-Notizen sind roh nicht zu gebrauchen, das Ordnen kostet Zeit. Das Angebot hat jedes Mal einen ähnlichen Aufbau, doch die fallbezogenen Infos werden von Hand eingefüllt – das erzeugt viele Rückläufer.

Nach meinem Gefühl waren das pro Auftrag allein für die Angebotserstellung 90 bis 120 Minuten. Bei drei Aufträgen im Monat verschwanden so fünf bis sechs Stunden im “Formatieren von Dokumenten”.

Häufige Rückläufer und Stolpersteine

Hier ehrlich, was mir tatsächlich passiert ist.

Im Briefing etwas überhört. Budgetrahmen und Wunschtermin für den Launch vergessen zu fragen – nach Abgabe kam “über Budget”, und ich durfte neu bauen.
Notizen falsch gedeutet. “Wir wollen das für Smartphones” blieb unklar: responsives Layout oder eigene App? Die Kalkulation lag am Ende um den Faktor zwei daneben.
Vorlage falsch wiederverwendet. Beinahe abgegeben, mit dem Firmennamen des Vorgängerauftrags auf dem Deckblatt. Da bricht einem wirklich der Schweiß aus.
Lücke im Angebot. Die Wartungskosten vergessen aufzuführen – nach Auftragserteilung gab es Streit: “Von einer monatlichen Gebühr war nie die Rede.”

Das meiste davon verhindert man schon, indem man “feste Punkte jedes Mal lückenlos ausfüllt”. Macht der Mensch das jedes Mal von Hand, fällt etwas durch. Also lassen wir die Maschine darüber wachen.

Was sich davor und danach verändert hat

Vorher und nachher als Tabelle.

Punkt	Vorher	Nachher
Briefing-Notizen ordnen	30 Minuten Reinschrift von Hand	KI strukturiert in 5 Minuten, Mensch prüft
Gerüst des Angebots	60 Minuten vom leeren Blatt	In Vorlage gegossen, 20 Minuten
Auf Überhörtes prüfen	aus dem Gedächtnis	automatisch per Prüfskript
Falscher Firmenname auf dem Deckblatt	passiert gelegentlich	dank Vorlagenvariablen fast null
Summe pro Auftrag	90 bis 120 Minuten	40 bis 60 Minuten

Die Zeit zum Nachdenken über die Strategie schrumpft nicht. Es schrumpft nur die Zeit fürs “Formatieren und Prüfen”. Genau die wollte ich automatisieren – für mich ging die Rechnung wie geplant auf.

Anwendungsfall 1: Aus Briefing-Notizen das Angebotsgerüst erstellen

Das wirkt am stärksten. Übergeben Sie die rohen Notizen direkt nach dem Briefing und lassen Sie einen Entwurf entlang der Kapitelstruktur des Angebots erstellen.

Mit Claude Code legen Sie die Textdatei mit den Briefing-Notizen ins Projekt und lassen sie direkt einlesen. Per Copy-and-paste geht es auch, aber das direkte Einlesen der Datei spart Übertragungsfehler.

Nutzen Sie den folgenden Prompt als Vorlage.

Du bist die Assistenz eines Projektleiters in einer Webagentur.
Lies die beigefügten Briefing-Notizen und erstelle einen Angebotsentwurf
mit folgender Kapitelstruktur.

# Kapitelstruktur
1. Aktuelle Herausforderungen des Kunden (nur soweit aus den Notizen ablesbar;
   Vermutungen ausdrücklich als "Vermutung" kennzeichnen)
2. Ziel dieses Projekts
3. Angenommene Sitemap (nur die wichtigsten Seiten)
4. Vorgehen und grober Zeitplan
5. Annahmen für die Kalkulation (keine Beträge nennen, nur die für die
   Kalkulation nötigen Annahmen als Aufzählung)

# Regeln
- Was nicht in den Notizen steht, nicht erfinden. Fehlendes am Ende als
  "Zu klären" sammeln
- Fachbegriffe leicht verständlich umschreiben, da der Kunde mitliest
- Nicht zu entschieden formulieren; als Diskussionsgrundlage schreiben

Wichtig ist die Einschränkung “Was nicht in den Notizen steht, nicht erfinden”. KI füllt gern leere Felder, also baut sie unbeaufsichtigt Anforderungen, die es nie gab. Verbannt man Fehlendes nach “Zu klären”, wird Überhörtes direkt sichtbar.

Anwendungsfall 2: Den Briefing-Bogen je Auftrag zuschneiden

Beim Briefing-Bogen greift man gern immer zum gleichen Fragenkatalog, doch je nach Branche und Projektgröße ändert sich, was man fragen muss. Eine Recruiting-Site und ein Online-Shop unterscheiden sich in Reihenfolge und Inhalt der Fragen.

Übergeben Sie deshalb die Eckdaten des Auftrags und lassen Sie den Katalog umbauen.

Erstelle eine Frageliste für das Erstgespräch zu folgendem Auftrag.

# Eckdaten des Auftrags
- Branche: Zahnarztpraxis
- Ziel: mehr Terminbuchungen von Neupatienten
- Umfang: rund 10 Seiten, Corporate plus Buchungsstrecke

# Ausgabeformat
- In "unbedingt fragen" und "nach Möglichkeit fragen" aufteilen
- Zu jeder Frage in einem Satz: warum fragen wir das (worauf wirkt es im
  Angebot oder in der Kalkulation)
- Budget, Wunschtermin, vorhandene Website und verfügbares Bildmaterial
  immer enthalten

Lässt man das “Warum fragen wir das” ergänzen, vertieft sich am Gesprächstag auch das Verständnis der Projektleitung selbst. Für die Einarbeitung neuer Projektleiter habe ich es ebenfalls genutzt.

Anwendungsfall 3: Mehrere Notizen zusammenführen und das Angebot formal prüfen

Wenn Informationen verstreut sind – E-Mails von Vertrieb, Projektleitung und der Kundenseite –, lassen Sie alles auf ein Blatt zusammenführen. Nutzen Sie die folgende Checkliste für die letzte Kontrolle des Angebots.

Stimmen Firmenname und Projektname auf dem Deckblatt für diesen Fall?
Steht der Budgetrahmen oder die Annahme der Kalkulation drin?
Widersprechen sich Wunschtermin und Zeitplan nicht?
Ist der Umgang mit Wartungs- und Betriebskosten klar benannt?
Stimmen Sitemap und die kalkulierte Seitenzahl überein?
Ist der wichtigste Wunsch aus dem Briefing berücksichtigt?
Wird kein “Zu klären”-Punkt ungelöst mit abgegeben?

Diese Prüfung geht auch mit dem menschlichen Auge, aber weiter unten zeige ich die maschinelle Variante. Mit bloßem Auge entgeht einem garantiert etwas.

Was die KI übernimmt und was der Mensch entscheiden muss

Bleibt das unklar, gibt es Unfälle. Die Grenze als Tabelle.

Aufgabe	Übernimmt die KI	Entscheidet der Mensch
Notizen ordnen und strukturieren	ja	Endkontrolle
Entwurf entlang der Kapitelstruktur	ja	Kontext nachschärfen
Fragenkatalog umbauen	ja	am Tag selbst nachhaken
Strategie und Differenzierung des Angebots	nur Grundlage	endgültige Entscheidung
Endgültiger Preis	nein	ja
Freigabe zur Abgabe an den Kunden	nein	ja

Über Preis und Abgabe entscheidet immer der Mensch. Die grobe Schätzung der KI ungeprüft an den Kunden zu geben, ist, als ließe man einen Neuling die Kalkulation machen und reichte sie stumm weiter. Begrenzt man den Einsatz bewusst auf die Diskussionsgrundlage, lässt sich die KI beruhigt nutzen.

Ein Prüfskript, das Lücken im Angebot automatisch findet

Die Sichtprüfung versagt, wenn man müde ist. Deshalb hier ein kleines Skript, das das Angebot als Markdown liest und maschinell prüft, ob die Pflichtpunkte enthalten sind. Es läuft, sobald Node.js vorhanden ist.

Vorausgesetzt ist, dass Sie das Angebot in Markdown schreiben. Bei Folien geht es auch, wenn Sie einen Textexport durchschleusen.

import { readFile } from "node:fs/promises";

// Pflichtpunkte im Angebot und die Stichwörter, die darauf hinweisen
const checks = [
  { label: "Problemaufriss", keywords: ["Herausforderung", "Ist-Zustand"] },
  { label: "Ziel", keywords: ["Ziel", "Zweck", "KGI", "KPI"] },
  { label: "Sitemap", keywords: ["Sitemap", "Seitenstruktur"] },
  { label: "Zeitplan", keywords: ["Zeitplan", "Phase", "Launch"] },
  { label: "Kalkulationsannahmen", keywords: ["Annahme", "grob", "Kalkulation"] },
  { label: "Wartung/Betrieb", keywords: ["Wartung", "Betrieb", "monatlich"] },
];

const file = process.argv[2] || "angebot.md";
const text = await readFile(file, "utf8");

let missing = 0;
for (const c of checks) {
  const hit = c.keywords.some((k) => text.includes(k));
  if (hit) {
    console.log(`OK  ${c.label}`);
  } else {
    console.log(`NG  ${c.label}  <- dieser Punkt fehlt`);
    missing++;
  }
}

// Einfache Prüfung, ob ein Firmenname vom Vorgängerauftrag stehengeblieben ist
const ghost = ["Muster GmbH", "XY GmbH", "Vorgaengerauftrag"];
for (const g of ghost) {
  if (text.includes(g)) {
    console.log(`NG  Platzhalter "${g}" ist stehengeblieben`);
    missing++;
  }
}

if (missing === 0) {
  console.log("\nAlle Punkte erfuellt. Weiter zur letzten Sichtkontrolle vor der Abgabe.");
} else {
  console.log(`\n${missing} Luecke(n) gefunden. Erst beheben, dann abgeben.`);
  process.exitCode = 1;
}

Die Anwendung ist nur das hier.

node check-angebot.mjs angebot.md

Es sind nur ein paar Dutzend Zeilen, aber damit stoppen Sie die “zwei Lieblingsfehler”: vergessene Wartungskosten und ein stehengebliebener Firmenname auf dem Deckblatt. Passen Sie die Stichwörter an die Formulierungen Ihrer eigenen Angebote an. Es ist kein perfektes Urteil, sondern der “letzte Türsteher”, den Sie vor das menschliche Auge stellen – so passt es am besten.

Übrigens lässt sich auch ein Ablauf bauen, bei dem Claude Code dieses Skript ausführt, das Ergebnis liest und das Angebot direkt nachbessert. Die Grundlagen dazu stehen im Einstiegsleitfaden zu Claude Code.

Hinweise zu Sicherheit und personenbezogenen Daten

Sie verarbeiten Kundendaten, hier darf man nicht schludern. Mindestens das hier sollten Sie einhalten.

Trainingsnutzung abschalten. Für den beruflichen Einsatz einen Tarif bzw. eine Einstellung wählen, bei der die Eingaben nicht zum Training verwendet werden. Den Umgang damit klären Sie in den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie von Anthropic.
So wenig wie möglich übergeben. Für das Gerüst des Angebots brauchen Sie weder die private Handynummer des Ansprechpartners noch die Selbstkosten der Kalkulation. Geben Sie nur das Nötige.
Vorher anonymisieren. Firmen- und Personennamen durch “Firma A”, “Ansprechpartner X” ersetzen, verarbeiten lassen und am Ende durch den Menschen wieder zu Klarnamen machen. Schon das senkt den Schaden im Leckfall.
Erzeugtes immer vom Menschen prüfen. Von der KI geschriebenen Text nicht ungeprüft an den Kunden geben. Fehler oder übertriebene Formulierungen können sich einschleichen.

Enthält der Vertrag mit dem Kunden eine “Beschränkung von Unterauftrag oder externen Tools”, prüfen Sie das unbedingt, bevor Sie etwas durch die KI schicken. Überspringt man das, wird aus der Effizienz ein Vertrauensbruch.

Eine grobe ROI-Schätzung

Grob gerechnet: Schrumpft ein Angebot von 90 auf 50 Minuten, sind das 40 Minuten weniger. Bei drei Aufträgen im Monat zwei Stunden. Setzt man den Stundensatz der Projektleitung mit 40 Euro an, werden monatlich rund 80 Euro an Zeit frei.

Größer als der Betrag ist, dass diese zwei Stunden ins “Schärfen des Angebotsinhalts” und “Recherche zum Wettbewerb” fließen. Die Zeit fürs Formatieren wandert zu Tätigkeiten, die auf die Abschlussquote wirken. Das zählt mehr als die Zahl.

Erhöhen Sie die Treffsicherheit der Prompts, schrumpft es weiter. Tipps zum Schreiben finden Sie unter Fortgeschrittenes Prompt Engineering und in der Sammlung an Produktivitätstipps.

Häufige Fragen

F. Darf ich das von der KI erstellte Angebot direkt an den Kunden geben? Bitte nicht. Es ist eine Diskussionsgrundlage. Stimmigkeit der Strategie, Preis und Formulierung bessert immer der Mensch nach. Geben Sie es erst, wenn ein Mensch geprüft hat und dafür einstehen kann.

F. Meine Briefing-Notizen sind handschriftlich und unleserlich – geht das trotzdem? Wenn Sie das Foto in Text umwandeln und dann übergeben, geht es. Es schleichen sich aber Lesefehler ein, deshalb sollten Sie Eigennamen und Zahlen (Budget, Daten) vom Menschen gegenlesen lassen.

F. Lässt sich das an unsere eigene Vorlage anpassen? Ja. Fügen Sie Ihre Kapitelstruktur in den Prompt ein, dann wird in diesem Format geschrieben. Einen einmal erstellten Prompt teilen Sie am besten im Team und nutzen ihn wieder.

F. Bringt es etwas, die KI zum Design zu fragen? Als Diskussionsgrundlage für die Richtung ja, aber die endgültige Designentscheidung überlassen Sie dem Designer. Die KI ist gut im “in Worten ordnen”, doch das letzte Urteil über die visuelle Qualität ist Sache des Menschen.

F. Lässt sich das ohne Fachwissen betreiben? Ja. Prompt einfügen und Ergebnis prüfen – dafür braucht es keinen Code. Wie Sie es ins Team tragen, steht unter Claude Code für Nicht-Entwickler.

Was ich tatsächlich ausprobiert habe

Ich habe diesen Ablauf mit fünf alten Briefing-Notizen aus meinem Bestand getestet. Geprüft habe ich drei Dinge.

Erstens die Zeit. Das Erstellen des Gerüsts schrumpfte im Schnitt von 60 auf rund 20 Minuten. Auch bis zur Fertigstellung blieb es in vielen Fällen bei 40 bis 50 statt 90 Minuten. Weniger ein dramatisches Tempo als das Gefühl, dass die “Formatierungsschwelle, an der ich immer hänge”, verschwand.

Zweitens das Überhörte. Die Einschränkung “Was nicht in den Notizen steht, nicht erfinden” wirkte stark: Bei alten Notizen, in denen Budget oder Launch-Datum fehlten, landeten diese Punkte sauber unter “Zu klären”. Sicherer aufgegriffen als aus dem Gedächtnis.

Drittens das Prüfskript. Ich habe absichtlich ein Angebot ohne Wartungskosten und eines mit dem stehengebliebenen Firmennamen des Vorgängerauftrags durchgeschickt – beide stoppten mit NG. Als letzte Bastion direkt vor der Abgabe reicht das völlig.

Fazit: Das Ausdenken des Angebots macht weiterhin der Mensch. Aber das davor – “verstreute Infos ordnen”, “in die Vorlage gießen”, “Lücken prüfen” – müssen Sie nicht mehr von Hand machen. Die frei gewordene Zeit fließt in den Inhalt des Angebots. Diese Nutzung wirkt für Projektleiter in Webagenturen am stärksten, finde ich.

Wenn Sie das als System im Team betreiben oder als Schulung einführen wollen, melden Sie sich über den Kontakt für Schulung und Beratung.