Gestoría administrativa: adelanta borradores y requisitos de licencias con Claude Code

Un viernes por la tarde, con la renovación de una licencia de obras encima, yo seguía mirando fijamente la hoja de cálculo con la lista de requisitos. “Los justificantes del técnico responsable, ¿los tenía ya todos?”. La lista que había montado la persona anterior tenía un formato propio con treinta filas, y ni yo mismo sabía hasta dónde había llegado a reunir documentos. El cliente me preguntaba “¿qué me falta todavía?” y yo no sabía responder al momento; acababa diciendo “te confirmo el lunes”. Esa sensación incómoda creo que todo el que trabaja en una gestoría la ha vivido alguna vez.

El trabajo con licencias y trámites no es tanto difícil como “da miedo que se escape algo”. Los requisitos son una mezcla de normativa, criterios de aplicación de cada administración y experiencia de expedientes pasados, y rearmarlo todo desde cero cada vez lleva mucho tiempo. Pero tampoco es algo del todo estándar, así que no basta con pegar una plantilla. Justo esa parte de “medio estándar, medio criterio” es donde delegar la preparación previa en una IA generativa como Claude Code marca la diferencia.

En este artículo explico cómo integrar el borrador y la organización de requisitos de los trámites en el día a día de la gestoría, con el procedimiento que probé yo mismo y prompts que puedes usar tal cual.

Puntos clave

• En una gestoría, “organizar requisitos y redactar borradores” se gestiona con menos accidentes si la IA hace la preparación previa y la persona toma la decisión final.
• Generar una lista de comprobación de requisitos por cada tipo de trámite, para cerrar antes los huecos de las preguntas al cliente, es lo que da efecto inmediato.
• Los datos personales (nombre real, dirección, DNI/NIE) deben sustituirse por marcas de anonimato antes de pasarlos. Ese pequeño paso de seudonimización cambia mucho el nivel de seguridad.
• Incluyo tres plantillas de prompt listas para copiar y un script de verificación que anonimiza el texto de forma mecánica.
• La comprobación final de la normativa, qué documentos adjuntar y la respuesta definitiva al cliente las decide siempre el gestor en persona. La salida de la IA se queda en borrador.

Qué consume el tiempo en el día a día de una gestoría

Primero fijemos el perfil del lector. Este artículo piensa en el gestor de una oficina pequeña que lleva varios trámites a la vez: licencias de obra, gestión de residuos, apertura de hostelería, comercio de segunda mano, permisos de residencia, constitución de sociedades. Con uno o dos auxiliares, entre cinco y quince expedientes simultáneos, y en temporada alta las renovaciones se juntan con los expedientes nuevos. Imagina ese tamaño.

El flujo de trabajo de un expediente de licencia suele ir así:

1. Recibes la consulta y haces una primera estimación del tipo de trámite y sus requisitos.
2. Entrevistas al cliente y le entregas la lista de documentos necesarios.
3. Revisas lo que llega y reclamas lo que falta.
4. Redactas la solicitud, los anexos y los escritos de motivación.
5. Pasas la revisión en la ventanilla de la administración o por trámite electrónico y atiendes las subsanaciones.
6. Haces el seguimiento posterior (gestionar la fecha de renovación, etc.).

Lo que consume tiempo son los pasos 2, 3 y 4. Sobre todo el de “estimar los requisitos y montar las preguntas de la entrevista” es algo que varía un poco en cada expediente pero que rehaces a mano cada vez, y si se te escapa algo se traduce en retrabajo en los pasos siguientes. Cuando terminas de reunir documentos y entonces descubres “ah, en realidad hacía falta un ejercicio contable más”, la confianza del cliente también se resiente.

Si enumero el retrabajo más habitual, queda así:

• Por un hueco en las preguntas de la entrevista, la reclamación de documentos se parte en dos o tres veces.
• Reaprovechas el formato de un expediente parecido y acabas pidiendo documentos que esta vez no hacían falta.
• Redactas el escrito de motivación desde cero cada vez y, al final, las frases son casi iguales que la anterior.
• En las renovaciones, tardas mucho en sacar la lista de cambios respecto a la vez anterior.

Qué delegar en la IA y qué decide siempre la persona

Esto es lo más importante, así que trazo la línea antes que nada. A Claude Code le delegas la “preparación previa”; la persona hace la “decisión final”. Si esa frontera se vuelve difusa, te crees tal cual la explicación de requisitos de aspecto convincente que escribió la IA y tienes un accidente.

Etapa	Lo que puedes delegar a la IA	Lo que decide el gestor en persona
Organizar requisitos	Listar los requisitos por tipo de trámite, montar el borrador de la tabla de entrevista	Confirmación final de los requisitos reales para esa administración y ese expediente
Lista de documentos	Sacar de forma exhaustiva los candidatos a documentos adjuntos habituales	Necesidad según el caso, original o copia, fecha de validez
Redacción de borrador	Borrador del escrito de motivación, relleno de las partes estándar	Exactitud de los hechos, expresión sin exageraciones, decisión sobre firma y sello
Subsanaciones	Reescribir el contenido del requerimiento en lenguaje sencillo, ordenar propuestas de respuesta	Respuesta definitiva a la administración, decisión sobre documentos adicionales

La salida de la IA no es “una copia exacta de la normativa ni de los criterios de aplicación”. Es solo un disparador para recordar, un compañero para comprobar huecos. El fundamento final lo buscas siempre tú en la fuente primaria. Si mantienes ese principio, el tiempo de la etapa de borrador se reduce bastante. La forma básica de pensar al pedir trabajo a una IA generativa la ordené también en cómo empezar con Claude Code sin saber programar; si es tu primera vez, léelo en paralelo.

Caso de uso 1: generar una lista de comprobación de requisitos por tipo de trámite

Lo que más efecto da es esto. En el momento en que entra una consulta nueva, le pasas el tipo de trámite y le pides que monte el borrador de la lista de comprobación de requisitos. Lo contrastas con tu plantilla y en diez minutos detectas lo que falta y lo que sobra.

Por ejemplo, para una licencia de obras nueva, le pides que arme una tabla por grandes apartados (responsable de gestión, técnico competente, base económica, honorabilidad, causas de exclusión) con “lo que hay que comprobar” y “los candidatos a documentos que reunir”. La lista que sale la cotejas con tu propia lista de comprobación de fuente primaria y la cierras con la guía oficial de esa administración.

Esta es la plantilla de prompt lista para copiar.

Eres un auxiliar de una gestoría administrativa. Para el siguiente trámite de
licencia, prepara un borrador de organización de requisitos. La comprobación
final la hace el gestor, así que prioriza la exhaustividad a nivel de "lo que
suele decirse" y evita afirmaciones tajantes.

# Tipo de trámite
Licencia de obras (autonómica, régimen general, expediente nuevo)

# Lo que quiero que generes
1. Por cada gran apartado de requisitos (responsable de gestión, técnico
   competente, base económica, honorabilidad, causas de exclusión, etc.),
   los puntos a comprobar en viñetas.
2. Para cada apartado, los candidatos a documentos adjuntos que podrían pedirse
   (indicando original o copia si se sabe).
3. Lista de preguntas que conviene hacer al cliente en la entrevista.
4. Avisos que hay que confirmar sí o sí en la guía oficial de la administración
   (puntos donde la aplicación varía con facilidad).

# Restricciones
- Marca como "a confirmar" todo lo que varíe según la administración.
- Añade los números de artículo de la norma como referencia, pero parte de la
  base de que el fundamento lo confirma una persona.

La clave está en la última restricción: dejar explícito “no afirmes con rotundidad, escribe a confirmar”. Si no la pones, la IA escribe con todo el aplomo “X no es necesario”, y si se te escapa ese punto es peligroso. Las técnicas finas para mejorar la precisión de los prompts las recopilé en detalle en ingeniería de prompts avanzada.

Caso de uso 2: crear la tabla de entrevista y la lista de documentos para el cliente

Cuando ya tienes el borrador de requisitos, lo conviertes en algo que puedas entregarle al cliente. Si le pasas tal cual una lista de requisitos llena de tecnicismos, el cliente no entiende qué debe preparar. Hazle convertirlo en una lista que aterrice qué documento, dónde y en qué estado conseguirlo, del estilo “certificado de empadronamiento (con fecha de los últimos tres meses)”.

Aquí viene bien especificar el formato de salida.

A partir de la organización de requisitos anterior, crea una "lista de documentos
a preparar" que pueda entregarse tal cual al cliente (un empresario del sector de
la construcción, poco familiarizado con el lenguaje jurídico).

# Formato
- En tabla: nombre del documento / dónde obtenerlo / número de copias / avisos
  (fecha de validez, etc.).
- Sin tecnicismos, indicando de forma concreta dónde obtenerlo (ayuntamiento,
  registro, oficina de Hacienda, etc.).
- Con casillas (- [ ]) para que el cliente vaya tachando a medida que reúne.

# Avisos
- Para lo que cambie de necesidad según el caso, añade "* a confirmar" al final.
- No afirmes con rotundidad las copias o fechas de validez que varíen según
  la administración.

Esta lista sirve para reducir las idas y venidas de reclamación. Como queda visible de una vez todo lo que hace falta, no se va pidiendo a cuentagotas “y esto también, y aquello”.

Caso de uso 3: adelantar el borrador del escrito de motivación

En la gestión de residuos o en las renovaciones de permisos de residencia hacen falta escritos de motivación o de justificación de la solicitud. Escribirlos desde cero consume tiempo sin que se note. Las frases de los expedientes pasados están más o menos fijadas y, sin embargo, yo las repensaba cada vez.

Aquí también le haces a la IA el borrador. Pero en la información que le pasas no incluyes nombres reales, direcciones ni nombres concretos de empresa. Hazlo pasar siempre por la anonimización que explico más abajo antes de entregarlo.

A partir de las siguientes notas de hechos, redacta el borrador del escrito de
motivación de una solicitud de autorización para gestión de residuos. No cambies
los hechos, no exageres y escribe de forma sobria.

# Notas de hechos (ya seudonimizadas)
- Solicitante: empresa A (sociedad de transporte con 15 años de actividad).
- Motivo: por encargo de la empresa cliente B, ha aumentado la demanda de
  transporte de escombros de obra.
- Estructura: 3 vehículos, todos los conductores con formación en residuos
  peligrosos completada.
- Tipos de residuo: escombros y residuos plásticos.

# Restricciones
- Unas 700 palabras, registro formal.
- No escribas nada que no esté en las notas de hechos (no rellenes con suposiciones).
- Deja los campos de firma, sello y fecha como marcadores de posición.

El borrador que sale lo usas solo después de comprobar los hechos línea por línea. Como la IA intenta rellenar “con aspecto convincente”, el punto a vigilar es si no ha añadido por su cuenta hechos que no estaban en las notas.

Qué cambia antes y después de implantarlo

Comparto la sensación con números. Son cálculos aproximados de mi propia experiencia y varían según la dificultad del expediente, pero como referencia.

Etapa	Antes (a mano)	Después (IA hace la preparación)
Organizar requisitos + tabla de entrevista	unos 90 min	unos 30 min (con la revisión)
Pasar a limpio la lista de documentos	unos 40 min	unos 10 min
Primer borrador del escrito de motivación	unos 60 min	unos 20 min

Por expediente, a grandes rasgos las tres horas se quedaron en poco más de una. Con diez expedientes al mes entre nuevos y renovaciones, el cálculo simple da entre quince y veinte horas al mes. Cuánto vale eso en euros por hora depende de cada gestoría, pero poder dedicar ese tiempo a entrevistas y seguimiento es importante. Ojo: lo que se recortó es el “tiempo de preparación previa”, no el “tiempo de revisión”. La revisión, más bien, se parte de hacerla con más cuidado.

Avisos sobre datos personales y seguridad

Si te saltas esta parte, todo lo demás se echa a perder. Por su trabajo, una gestoría maneja en cantidad datos sensibles: registros civiles, empadronamientos, información contable. Pegar eso tal cual en una IA, ni se te ocurra.

El mínimo a respetar es este:

• Nombre real, dirección, fecha de nacimiento, DNI, NIE, número de empresa y nombres concretos de establecimiento se sustituyen por marcas de anonimato (empresa A, Sr. B, ciudad XX) antes de pasarlos a la IA.
• No subas las propias imágenes o PDF de empadronamientos, certificados registrales, etc. Pasa solo los hechos necesarios en una nota de texto.
• Si lo usas para el trabajo, elige una modalidad de contrato en la que los datos de entrada no se usen para entrenamiento (uso por API, o un plan en el que hayas confirmado la configuración de retención de datos). Revisa una vez en serio, como gestoría, las condiciones de uso y el tratamiento de los datos.
• Decide tú mismo, antes de implantarlo, hasta dónde llega el deber de secreto profesional y la confidencialidad pactada con el cliente.

La seudonimización a mano, al revés, se escapa. Por eso se hace de forma mecánica. El siguiente script es un preprocesado sencillo que sustituye por marcas de anonimato los patrones típicos de datos personales del texto (correos, teléfonos, secuencias de cifras de números identificativos). Funciona si tienes Node.js. No es una herramienta de anonimización perfecta; úsalo como “primer filtro antes de pegar”.

import { readFile, writeFile } from "node:fs/promises";

// Reglas de sustitución: convierte los patrones de datos sensibles en marcas
const rules = [
  // Direcciones de correo
  [/[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Za-z]{2,}/g, "[CORREO]"],
  // Teléfonos (con o sin guiones, 9 dígitos)
  [/(?:\+34[ -]?)?\d{3}[ -]?\d{2}[ -]?\d{2}[ -]?\d{2}/g, "[TELEFONO]"],
  // Secuencias de 12 a 13 cifras tipo número identificativo
  [/\d{12,13}/g, "[NUMERO]"],
  // Código postal (5 dígitos)
  [/\b\d{5}\b/g, "[CODIGO_POSTAL]"],
  // DNI/NIE (8 cifras + letra, o X/Y/Z + 7 cifras + letra)
  [/\b[XYZ]?\d{7,8}[A-Z]\b/g, "[DNI_NIE]"],
];

const input = process.argv[2] || "./borrador.txt";
const output = process.argv[3] || "./borrador.anon.txt";

let text = await readFile(input, "utf8");
let hits = 0;
for (const [pattern, replacement] of rules) {
  text = text.replace(pattern, () => { hits++; return replacement; });
}
await writeFile(output, text, "utf8");
console.log(`Se anonimizaron ${hits} coincidencias -> ${output}`);
console.log("Aviso: nombres, direcciones y razones sociales NO se borran solos. Revísalo a ojo.");

Se usa con node anonimizar.mjs nota_original.txt version_anonima.txt. El mensaje de aviso final es lo importante: los textos libres como nombres o direcciones no los captura una expresión regular. Por eso, después de pasar el script, borra siempre los nombres propios con ojo humano. Lo dejas en dos capas. La forma de delegar en Claude Code la propia regla de anonimización, convertida en archivo de configuración de la gestoría, queda aún más estable si te apoyas en cómo escribir un CLAUDE.md.

Lista de comprobación: la revisión final antes de usar el borrador de la IA

Cuando llega el borrador, antes de publicarlo (= entregarlo al cliente o a la administración) lo pasas por esto.

• Confirmé en dos capas (script de anonimización + revisión a ojo) que no pasé datos personales.
• Confirmé el fundamento de los requisitos en la guía oficial de la administración o en la fuente primaria de la norma.
• Coteje línea por línea que la IA no añadió por su cuenta hechos que no estaban en las notas.
• No me creí sin más las afirmaciones tipo “no es necesario” o “no hace falta”.
• Determiné yo mismo si los adjuntos eran original o copia y su fecha de validez.
• Releí el texto para el cliente comprobando que no quedaban tecnicismos.

Preguntas frecuentes

P. ¿Puedo presentar la solicitud creyéndome tal cual los requisitos que sacó la IA? No. La salida de la IA es un disparador para recordar, no un fundamento. Confirma siempre los requisitos en la guía oficial de la administración o en la fuente primaria de la norma. La responsabilidad final es del gestor.

P. ¿Puedo dejar que lea la imagen del empadronamiento que me dio el cliente? Mejor no. No pases la propia imagen o PDF; pasa a una nota de texto solo los hechos necesarios y, además, sustituye nombres y números por marcas de anonimato antes de entregarlo. Parece engorroso, pero es el mínimo para cumplir el secreto profesional.

P. ¿Lo puede usar un auxiliar que no domine los tecnicismos? Sí. Es más, como solo hay que pedírselo en lenguaje natural, va bien para que el auxiliar prepare borradores. El primer paso para empezar se entiende fácil con la guía de iniciación a Claude Code. Si montas el flujo de modo que el gestor revise lo que sale, baja también el coste de formación.

P. ¿Por qué trámite conviene empezar a probar? Por los que tienen muchos expedientes y gran parte estándar. La renovación de licencias de obra, el comercio de segunda mano o la apertura de hostelería son donde más se nota el efecto. Para lo muy particular, como los permisos de residencia, conviene delegar solo la organización de requisitos y tratar el texto con cuidado.

P. ¿Cómo garantizo que la información esté al día? La normativa y los criterios de aplicación cambian. El conocimiento de la IA se detiene en el momento de su entrenamiento, así que confirma siempre las fechas de entrada en vigor y las últimas reformas en la información oficial de la administración correspondiente. Por ejemplo, la evolución de la administración electrónica puedes seguirla en fuente primaria en el Portal de Administración Electrónica del Gobierno de España.

Lo que comprobé al probarlo de verdad

Yo probé de principio a fin, en un expediente ficticio de licencia de obras (régimen general, nueva), desde la organización de requisitos hasta la tabla de entrevista y la lista de documentos. Todas las notas de hechos estaban seudonimizadas y las pasé por el script de anonimización antes de entregarlas.

Comprobé tres cosas. Primera: el borrador de la lista de comprobación de requisitos, al cotejarlo con mi propia lista, coincidía en un 90 %. El 10 % restante eran diferencias de aplicación según la administración y, como estaba previsto, salían marcadas como “a confirmar”, así que no hubo afirmaciones tajantes peligrosas. Segunda: la lista de documentos para el cliente desmenuzaba bien los tecnicismos y quedó cerca de poder entregarse tal cual. Tercera: en el borrador del escrito de motivación, una vez intentó rellenar por su cuenta un nombre de establecimiento que no estaba en las notas, así que ese lo borré a ojo. Como vuelvo a confirmar, aun con la restricción de “no escribas lo que no esté en las notas” no es perfecto, y el cotejo final no se puede saltar.

En conjunto, el tiempo de preparación previa bajó a la sensación de menos de la mitad, y pude dedicar el tiempo liberado a la confirmación final de requisitos. Como siguiente paso, recomiendo elegir un trámite que tu gestoría maneje con frecuencia y crear su prompt de organización de requisitos a partir de la plantilla de arriba. Si quieres ir más allá y agilizar también la planificación del trabajo, échale un ojo a trucos de productividad con Claude Code. Y si quieres integrarlo en toda la gestoría y diseñar las reglas de uso desde cero conmigo, en formación y consultoría te ayudo a montar el flujo concreto.