Genehmigungsanträge im Beratungsbüro: Entwürfe und Anforderungen mit Claude Code vorbereiten

Freitagnachmittag, ein Verlängerungsfall für eine Bauunternehmer-Erlaubnis: Ich starrte auf eine Excel-Liste mit Anforderungen. „Die Nachweise für den verantwortlichen Fachtechniker – habe ich die wirklich alle?” Die Checkliste in einem Eigenformat, die mein Vorgänger gebaut hatte, hatte 30 Zeilen, und ich wusste selbst nicht mehr, was ich schon eingesammelt hatte. Als der Mandant fragte „Was fehlt denn noch?”, konnte ich nicht aus dem Stand antworten und sagte: „Ich melde mich am Montag.” Diese peinliche Situation kennt wohl jeder, der in einem Beratungs- und Verwaltungsbüro arbeitet.

Genehmigungsarbeit ist nicht schwierig, sondern angsteinflößend, weil man etwas übersehen kann. Die Anforderungen sind eine Mischung aus Gesetzestext, Verwaltungspraxis und Erfahrung aus früheren Fällen. Jedes Mal von null neu aufzubauen kostet Zeit. Aber es ist auch keine reine Schablone – eine Vorlage einfach reinkopieren reicht nicht. Genau dieser Teil, der „halb Schablone, halb Urteilssache” ist, profitiert davon, wenn man die Vorarbeit einer generativen KI wie Claude Code überlässt.

In diesem Artikel zeige ich an meinen tatsächlich getesteten Schritten und an direkt nutzbaren Prompts, wie du das Entwerfen von Genehmigungsunterlagen und das Sortieren der Anforderungen in den Büroalltag einbaust.

Das Wichtigste in Kürze

Beim „Anforderungen sortieren und Entwerfen” im Beratungsbüro hat die Aufteilung „KI macht die Vorarbeit, der Mensch entscheidet final” die wenigsten Unfälle zur Folge.
Pro Antragsart eine Anforderungs-Checkliste erzeugen lassen und Lücken bei den Befragungspunkten vorab schließen – das wirkt sofort.
Personenbezogene Daten sind Pflicht: Echte Namen, Adressen und Steuer-IDs vor der Übergabe durch Platzhalter ersetzen. Der kleine Schritt der Pseudonymisierung verändert die Sicherheit enorm.
Drei Copy-Paste-Prompt-Vorlagen und ein Prüfskript, das die Schwärzung maschinell erledigt, sind enthalten.
Die finale Rechtsprüfung, die Frage nach Pflichtanlagen und die endgültige Antwort an den Mandanten entscheidet immer der Berater selbst. Der KI-Output bleibt ein Entwurf.

Was im Beratungsbüro wirklich Zeit frisst

Erst einmal das Leserbild schärfen. Dieser Artikel richtet sich an Berater in einem Büro, das mit wenig Personal mehrere Genehmigungsarten gleichzeitig stemmt: Bauunternehmer-Erlaubnis, Sammlung und Transport von Industrieabfall, Gaststättenbetrieb, Gebrauchtwarenhandel, Aufenthaltstitel, Firmengründung. Ein bis zwei Hilfskräfte, fünf bis fünfzehn Fälle parallel, und in der Hochphase überlappen sich Verlängerungen und Neuanträge. Stell dir diese Größenordnung vor.

Der Arbeitsablauf eines Genehmigungsfalls sieht meist so aus:

Anfrage entgegennehmen und Antragsart sowie grobe Anforderungen einschätzen
Mandanten befragen und ihm die Liste der nötigen Unterlagen übergeben
Eingegangene Unterlagen prüfen und Fehlendes nachfordern
Antrag, Anlagen und Begründungsschreiben erstellen
Am Amtsschalter oder per E-Government prüfen lassen und Nachbesserungen bearbeiten
Nachbetreuung nach der Genehmigung (z. B. Verlängerungstermine verwalten)

Zeit fressen vor allem die Schritte 2, 3 und 4. Besonders der Schritt „grobe Anforderungen einschätzen und Befragungspunkte erstellen” unterscheidet sich pro Fall leicht, wird aber jedes Mal von Hand neu gemacht – und wenn etwas fehlt, schlägt das direkt als Mehrarbeit auf die späteren Schritte durch. Wenn man nach dem Einsammeln merkt „Eigentlich brauchten wir noch einen weiteren Jahresabschluss”, leidet das Vertrauen des Mandanten.

Die typische Mehrarbeit, die hier entsteht, sieht so aus:

Wegen Lücken bei den Befragungspunkten verteilt sich die Nachforderung auf zwei oder drei Runden.
Man übernimmt das Format eines ähnlichen früheren Falls und sammelt dadurch sogar diesmal überflüssige Unterlagen ein.
Das Begründungsschreiben wird jedes Mal von null geschrieben, obwohl die Formulierung am Ende fast wie beim letzten Mal ist.
Bei Verlängerungen kostet das Herausarbeiten der Änderungen seit dem letzten Mal viel Zeit.

Was die KI übernimmt und was der Mensch entscheidet

Das ist das Wichtigste, deshalb ziehe ich die Grenze gleich vorweg. Claude Code übernimmt die „Vorarbeit”, der Mensch macht die „finale Entscheidung”. Wenn man diese Grenze verwischt, glaubt man der plausibel klingenden Anforderungsbeschreibung der KI einfach so und baut einen Unfall.

Schritt	Was die KI übernehmen darf	Was der Berater selbst entscheidet
Anforderungen sortieren	Anforderungspunkte pro Antragsart auflisten, Befragungstabelle als Rohentwurf	Welche Anforderungen bei dieser Behörde und diesem Fall wirklich nötig sind
Unterlagenliste	Übliche Anlagen umfassend als Kandidaten ausgeben	Notwendigkeit im Einzelfall, Original/Kopie, Gültigkeitsdauer
Entwurf erstellen	Rohtext für Begründungsschreiben, Lückenfüllung der Schablonenteile	Sachliche Richtigkeit, übertreibungsfreie Formulierung, Unterschrift/Stempel
Nachbesserung	Inhalt des Nachbesserungsbescheids vereinfacht umschreiben, Lösungswege ordnen	Endgültige Antwort ans Amt, Entscheidung über Zusatzunterlagen

Der KI-Output ist keine „exakte Abschrift von Gesetzestext oder Verwaltungsstandard”. Er ist nur ein Erinnerungsanstoß, ein Partner beim Lückencheck. Die endgültige Grundlage holst du dir immer selbst aus der Primärquelle. Wenn du das konsequent durchziehst, schrumpft die Zeit für den Entwurfsschritt deutlich. Die Grundhaltung beim Delegieren von Arbeit an eine generative KI habe ich in Claude Code auch ohne Programmierkenntnisse nutzen sortiert – wenn du neu einsteigst, lies das ergänzend.

Use Case 1: Eine Anforderungs-Checkliste pro Antragsart erzeugen

Das wirkt am stärksten. In dem Moment, in dem eine neue Anfrage kommt, nennst du die Antragsart und lässt einen Rohentwurf der Anforderungs-Checkliste bauen. Gegen deine eigene Vorlage gehalten, prüfst du Lücken und Überschüsse in zehn Minuten.

Bei einem Neuantrag für eine Bauunternehmer-Erlaubnis (Landesbehörde, allgemein) zum Beispiel lässt du dir pro Oberpunkt – verantwortlicher Betriebsleiter, Fachtechniker, finanzielle Grundlage, Zuverlässigkeit, Ausschlussgründe – eine Tabelle mit „zu Prüfendem” und „Kandidaten für einzusammelnde Unterlagen” bauen. Die ausgegebene Liste gleichst du mit deiner Primärquellen-Checkliste ab und legst sie anhand des Leitfadens der jeweiligen Behörde endgültig fest.

Die Copy-Paste-Prompt-Vorlage sieht so aus:

Du bist Hilfskraft in einem Beratungs- und Verwaltungsbüro. Erstelle zu
folgendem Genehmigungsantrag einen Rohentwurf zur Sortierung der
Anforderungen. Die finale Prüfung macht der Berater, also priorisiere
Vollständigkeit auf dem Niveau „so wird es allgemein gesagt" und
vermeide endgültige Behauptungen.

# Antragsart
Bauunternehmer-Erlaubnis (Landesbehörde, allgemeines Gewerbe, Neuantrag)

# Was ausgegeben werden soll
1. Pro Anforderungs-Oberpunkt (Betriebsleitung, Fachtechniker,
   finanzielle Grundlage, Zuverlässigkeit, Ausschlussgründe usw.)
   die zu prüfenden Punkte als Stichpunkte
2. Kandidaten für mögliche Anlagen je Punkt (wenn bekannt, Original/Kopie)
3. Liste der Fragen, die man dem Mandanten in der Befragung stellen sollte
4. Punkte, die man im Behördenleitfaden unbedingt prüfen muss
   (wo die Praxis oft abweicht)

# Vorgaben
- Wo die Praxis je Behörde abweicht, klar mit „zu prüfen" markieren
- Paragrafennummern als Hinweis beifügen, aber so schreiben, dass der
  Mensch die Grundlage prüft

Der Knackpunkt ist die letzte Vorgabe: „Nichts behaupten, ‚zu prüfen’ schreiben.” Ohne das schreibt die KI selbstbewusst „XY ist nicht nötig”, und wenn man das übersieht, wird es gefährlich. Feinheiten, um die Präzision von Prompts zu erhöhen, habe ich in Fortgeschrittenes Prompt Engineering ausführlich gesammelt.

Use Case 2: Befragungstabelle und Unterlagenliste für den Mandanten bauen

Sobald der Rohentwurf der Anforderungen steht, bringst du ihn in eine Form, die du dem Mandanten geben kannst. Eine Anforderungsliste voller Fachbegriffe einfach so weiterzureichen, hilft dem Mandanten nicht – er weiß nicht, was er besorgen soll. Lass sie in eine Liste umwandeln, die so weit heruntergebrochen ist wie „Meldebescheinigung (mit Geburtsort, nicht älter als 3 Monate)”: Was, wo und in welchem Zustand.

Praktisch ist dabei, das Ausgabeformat vorzugeben.

Erstelle auf Basis der vorigen Anforderungssortierung eine Liste „Diese
Unterlagen bitte vorbereiten", die man dem Mandanten (Bauunternehmer,
mit juristischen Begriffen nicht vertraut) direkt geben kann.

# Format
- Tabelle: Unterlagenname / Bezugsstelle / Anzahl / Hinweise (Gültigkeit usw.)
- Keine Fachbegriffe, Bezugsstelle (Rathaus, Registergericht, Finanzamt usw.)
  konkret benennen
- Mit Checkbox (- [ ]), damit der Mandant beim Sammeln abhaken kann

# Hinweis
- Wo die Notwendigkeit vom Einzelfall abhängt, am Ende „* zu prüfen" anfügen
- Anzahl oder Gültigkeit, die je Behörde variiert, nicht endgültig behaupten

Diese Liste reduziert das Hin und Her bei Nachforderungen. Weil auf einen Blick sichtbar wird, was nötig ist, kommt es nicht zu dem tröpfchenweisen „ach, das auch noch und das auch”.

Use Case 3: Den Entwurf des Begründungsschreibens vorziehen

Bei Sammlung und Transport von Industrieabfall oder bei der Verlängerung von Aufenthaltstiteln braucht man ein Begründungsschreiben. Von null geschrieben, frisst das unauffällig Zeit. Die Formulierungen früherer Fälle stehen eigentlich fest, trotzdem habe ich jedes Mal neu nachgedacht.

Auch hier lässt du die KI einen Rohentwurf bauen. Aber in die übergebenen Informationen kommen keine echten Namen, Adressen oder konkreten Betriebsnamen. Lass sie immer erst durch die unten beschriebene Schwärzung laufen.

Erstelle auf Basis der folgenden Sachnotiz den Entwurf eines
Begründungsschreibens für die Erlaubnis zur Sammlung und zum Transport
von Industrieabfall. Verändere die Fakten nicht, übertreibe nicht,
schreibe nüchtern.

# Sachnotiz (pseudonymisiert)
- Antragsteller: Firma A (juristische Person, seit 15 Jahren im Transportgewerbe)
- Anlass: Auftrag von Geschäftspartner B, gestiegener Bedarf für
  den Transport von Bauschutt
- Aufstellung: 3 Fahrzeuge, alle Fahrer mit Schulung für besonders
  überwachungsbedürftigen Industrieabfall
- Behandelte Stoffe: Schutt, Kunststoffabfälle

# Vorgaben
- Etwa 700 Zeichen, sachlicher Ton
- Nichts schreiben, was nicht in der Sachnotiz steht (nicht mutmaßen)
- Felder für Unterschrift, Stempel und Datum als Platzhalter lassen

Den entstandenen Entwurf nutzt du erst, nachdem du die Fakten Zeile für Zeile geprüft hast. Die KI versucht, plausibel aufzufüllen, deshalb ist der Pflichtcheck: Hat sie Fakten ergänzt, die nicht in der Notiz stehen?

Was sich vorher und nachher verändert hat

Teilen wir das Gefühl in Zahlen. Es ist nur meine grobe Schätzung und schwankt mit der Schwierigkeit des Falls, aber als Richtwert.

Schritt	Vorher (Handarbeit)	Nachher (KI macht Vorarbeit)
Anforderungen + Befragungstabelle	ca. 90 Min.	ca. 30 Min. (inkl. Prüfung)
Reinschrift der Unterlagenliste	ca. 40 Min.	ca. 10 Min.
Erstfassung Begründungsschreiben	ca. 60 Min.	ca. 20 Min.

Pro Fall schrumpften so grob drei Stunden auf etwas mehr als eine. Bei zehn Fällen pro Monat (Neu und Verlängerung zusammen) sind das überschlägig 15 bis 20 Stunden im Monat. Was das im Stundensatz bedeutet, ist je Büro verschieden, aber diese Zeit in Gespräche und Nachbetreuung stecken zu können, ist viel wert. Achtung: Gespart wurde die „Zeit für die Vorarbeit”, nicht die „Zeit für die Prüfung”. Die Prüfung machst du eher sorgfältiger als vorher.

Datenschutz und Sicherheit

Überspringst du das, ist alles andere wertlos. Berater verarbeiten von Berufs wegen massenhaft sensible Daten: Personenstand, Meldebescheinigungen, Bilanzdaten. Die einfach so in die KI zu kopieren, ist absolut tabu.

Die Mindestlinie, die du wahren musst:

Echte Namen, Adressen, Geburtsdaten, Steuer-IDs, Unternehmensnummern und konkrete Betriebsnamen vor der Übergabe an die KI durch Platzhalter ersetzen (Firma A, Herr B, Stadt XY usw.).
Bilder oder PDFs von Personenstand, Meldebescheinigung oder Registerauszug selbst nicht hochladen. Nur die nötigen Fakten als Textnotiz übergeben.
Wenn du es geschäftlich nutzt, eine Vertragsform wählen, bei der die Eingabedaten nicht zum Training verwendet werden (API-Nutzung oder ein Plan mit geprüfter Datenaufbewahrung). Nutzungsbedingungen und Datenumgang als Büro einmal sauber prüfen.
Vor der Einführung selbst die Grenze ziehen, ob es mit der Verschwiegenheitspflicht gegenüber dem Mandanten und der berufsrechtlichen Schweigepflicht vereinbar ist.

Pseudonymisierung von Hand führt eher zu Lecks. Deshalb machen wir es maschinell. Das folgende Skript ist eine einfache Vorverarbeitung, die typische Muster personenbezogener Daten im Text (E-Mail, Telefonnummern, Zahlenfolgen in Steuer-ID-Länge usw.) durch Platzhalter ersetzt. Mit Node.js läuft es. Es ist kein perfektes Anonymisierungswerkzeug, sondern ein „erster Filter vor dem Einfügen”.

import { readFile, writeFile } from "node:fs/promises";

// Ersetzungsregeln: sensible Muster schwärzen
const rules = [
  // E-Mail-Adresse
  [/[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Za-z]{2,}/g, "[E-Mail]"],
  // Telefonnummer (mit/ohne Bindestrich, 10 bis 11 Stellen)
  [/0\d{1,4}-?\d{1,4}-?\d{3,4}/g, "[Telefon]"],
  // Steuer-ID / Unternehmensnummer, 12 bis 13 Stellen
  [/\d{12,13}/g, "[Nummer]"],
  // Postleitzahl
  [/\d{3}-?\d{4}/g, "[PLZ]"],
];

const input = process.argv[2] || "./draft.txt";
const output = process.argv[3] || "./draft.masked.txt";

let text = await readFile(input, "utf8");
let hits = 0;
for (const [pattern, replacement] of rules) {
  text = text.replace(pattern, () => { hits++; return replacement; });
}
await writeFile(output, text, "utf8");
console.log(`${hits} Stellen geschwaerzt -> ${output}`);
console.log("Hinweis: Namen, Adressen und Firmennamen werden nicht automatisch entfernt. Bitte manuell pruefen.");

Die Nutzung ist node mask.mjs notiz.txt notiz.masked.txt. Die letzte Warnmeldung ist wichtig: Freitext wie Namen oder Adressen fängt der reguläre Ausdruck nicht ein. Deshalb gehst du nach dem Skriptlauf immer noch mit menschlichem Auge durch und löschst die Eigennamen. Diese zweistufige Absicherung. Wie du diese Schwärzung selbst zur Regel machst und Claude Code überlässt, stabilisiert sich weiter, wenn du sie nach Best Practices für CLAUDE.md als Büroregel in eine Konfigurationsdatei gießt.

Checkliste: Letzte Prüfung, bevor du den KI-Entwurf nutzt

Wenn der Entwurf da ist, läuft er vor der Herausgabe (an Mandant oder Amt) durch das hier:

Mit Schwärzungsskript und Augenschein zweistufig geprüft, dass keine personenbezogenen Daten übergeben wurden
Die Grundlage der Anforderungen im Behördenleitfaden oder in der Primärquelle des Gesetzestexts geprüft
Zeile für Zeile abgeglichen, ob die KI Fakten ergänzt hat, die nicht in der Notiz stehen
Behauptungen wie „nicht nötig” oder „nicht erforderlich” nicht ungeprüft übernommen
Original/Kopie und Gültigkeitsdauer der Anlagen selbst festgelegt
Den Text für den Mandanten noch einmal gelesen, ob Fachbegriffe übrig geblieben sind

Häufige Fragen

F. Darf ich die von der KI ausgegebenen Anforderungen einfach so glauben und beantragen? Nein. Der KI-Output ist ein Erinnerungsanstoß, keine Grundlage. Lege die Anforderungen immer anhand des Behördenleitfadens oder der Primärquelle des Gesetzestexts fest. Die Endverantwortung liegt beim Berater.

F. Darf ich das Bild der Meldebescheinigung, das mir der Mandant gibt, einlesen lassen? Lass das. Übergib nicht Bild oder PDF selbst, sondern schreibe nur die nötigen Fakten als Textnotiz – und schwärze echte Namen und Nummern vor der Übergabe. Das wirkt umständlich, ist aber die Mindestlinie zur Wahrung der Verschwiegenheit.

F. Können auch Hilfskräfte ohne Fachbegriffe das nutzen? Ja. Im Gegenteil, weil man nur auf Deutsch bittet, eignet es sich gut, damit Hilfskräfte Rohentwürfe bauen. Der erste Schritt der Einführung ist mit dem Einsteiger-Leitfaden zu Claude Code leicht verständlich. Wenn der Berater das Entstandene prüft, sinken auch die Schulungskosten.

F. Mit welchem Antrag fängt man am besten an? Mit dem, der häufig vorkommt und einen großen Schablonenanteil hat. Verlängerung der Bauunternehmer-Erlaubnis, Gebrauchtwarenhandel und Gaststättenbetrieb lassen die Wirkung gut spüren. Bei stark individuellen Fällen wie Aufenthaltstiteln überlässt du nur die Anforderungssortierung und behandelst den Text vorsichtig.

F. Wie sichere ich die Aktualität der Informationen? Gesetze und Verwaltungsstandards ändern sich. Das Wissen der KI endet zum Trainingszeitpunkt, deshalb prüfe Inkrafttreten und Neuerungen immer über offizielle Quellen der Behörden. Offizielle Hinweise zur Datensicherheit findest du etwa bei Anthropic als Primärquelle für die KI-Seite.

Tatsächlich getestet

Ich habe an einem fiktiven Fall einer Bauunternehmer-Erlaubnis (Landesbehörde, allgemein, Neuantrag) den ganzen Durchlauf von der Anforderungssortierung über die Befragungstabelle bis zur Unterlagenliste durchgetestet. Alle Sachnotizen waren pseudonymisiert und durch das Schwärzungsskript gelaufen, bevor ich sie übergeben habe.

Geprüft habe ich drei Dinge. Erstens: Der Rohentwurf der Anforderungs-Checkliste stimmte, gegen meine eigene Liste gehalten, zu 90 Prozent. Die restlichen 10 Prozent waren Praxisunterschiede je Behörde, und die waren wie erwartet als „zu prüfen” ausgegeben – keine gefährlichen Behauptungen. Zweitens: Die Unterlagenliste für den Mandanten brach die Fachbegriffe sauber herunter und war so direkt herausgabereif. Drittens: Beim Entwurf des Begründungsschreibens wollte die KI einmal einen Betriebsnamen ergänzen, der nicht in der Notiz stand – den habe ich per Augenschein gelöscht. Auch mit der Vorgabe „Nichts schreiben, was nicht in der Notiz steht” ist es eben nicht perfekt, und ich habe erneut bestätigt: Der letzte Abgleich ist unverzichtbar.

Insgesamt hat sich die Zeit für die Vorarbeit gefühlt mehr als halbiert, und die frei gewordene Zeit floss in die finale Prüfung der Anforderungen. Als nächsten Schritt empfehle ich, einen Antrag auszuwählen, den dein Büro oft bearbeitet, und dir aus der obigen Vorlage einen eigenen Prompt für dessen Anforderungssortierung zu bauen. Wer noch tiefer den Arbeitsablauf selbst effizienter machen will, dem hilft Produktivitätstipps zur Nutzung von Claude Code. Wenn du es im ganzen Büro in den Betrieb einbauen und von den Betriebsregeln an gemeinsam gestalten willst, helfen wir dir mit Schulung und Beratung beim Aufbau konkreter Abläufe.