Démarches administratives : préparer brouillons et check-lists d'autorisation avec Claude Code

Un vendredi en fin d’après-midi, je suis devant le tableur Excel d’un renouvellement d’autorisation pour une entreprise du bâtiment. « Les justificatifs du technicien référent, est-ce qu’on a vraiment tout réuni ? » La check-list maison qu’avait montée mon prédécesseur compte trente lignes, et je ne sais plus moi-même jusqu’où on a avancé. Le client me demande « il vous manque encore quoi ? », je ne sais pas répondre sur le coup, et je finis par lâcher un « je vous rappelle lundi ». Ce malaise-là, quand on gère des formalités administratives pour des PME, on le connaît tous au moins une fois.

Le métier des autorisations n’est pas tant difficile que stressant à cause du risque d’oubli. Les exigences mélangent textes de loi, doctrine administrative et expérience des dossiers passés, et tout reconstruire de zéro à chaque fois prend du temps. Pourtant ce n’est pas complètement standardisé : coller un modèle ne suffit pas. C’est justement cette zone « à moitié type, à moitié jugement » que Claude Code aide à dégrossir.

Dans cet article, je détaille comment intégrer la rédaction des brouillons et la mise en ordre des exigences dans le quotidien du cabinet, avec la procédure que j’ai réellement testée et des prompts prêts à copier.

Points clés

• Pour un cabinet de formalités, le partage « l’IA dégrossit, l’humain tranche » est celui qui provoque le moins d’accidents.
• Faire générer une check-list d’exigences par type de dossier, pour combler les trous de l’entretien client en amont, a un effet immédiat.
• Les données personnelles (nom réel, adresse, numéro national) doivent être remplacées par des marqueurs avant tout envoi. Cette anonymisation change tout sur le plan de la sécurité.
• L’article fournit 3 modèles de prompts copiables et un script de vérification qui masque mécaniquement les données sensibles.
• La vérification légale finale, le caractère obligatoire des pièces jointes et la réponse définitive au client restent toujours du ressort du professionnel. La sortie de l’IA ne dépasse jamais le stade du brouillon.

Ce qui mange réellement du temps dans un cabinet de formalités

Posons d’abord le portrait du lecteur. Cet article s’adresse à un professionnel qui gère, à quelques personnes, plusieurs types d’autorisations : licence du bâtiment, transport de déchets, ouverture d’un commerce de bouche, brocante, titres de séjour, créations de sociétés. Un ou deux assistants, cinq à quinze dossiers en parallèle, et en haute saison les renouvellements qui se télescopent avec les nouveaux. Voilà l’échelle à imaginer.

Le déroulé d’un dossier d’autorisation ressemble en général à ceci.

1. Recevoir la demande, identifier le type de dossier et le contour des exigences.
2. Faire l’entretien client et lui remettre la liste des pièces à fournir.
3. Vérifier les pièces reçues et relancer pour les manquantes.
4. Rédiger le formulaire, les pièces jointes, le mémoire justificatif.
5. Passer le guichet ou le dépôt électronique, traiter les demandes de correction.
6. Assurer le suivi après autorisation (gestion des échéances de renouvellement).

Ce qui mange du temps, ce sont les étapes 2, 3 et 4. En particulier « cerner les exigences et bâtir la grille d’entretien » : c’est légèrement différent à chaque dossier, on le refait à la main à chaque fois, et un oubli se répercute directement en reprises de travail plus loin. Découvrir, une fois les pièces rassemblées, qu’« il fallait en fait un exercice comptable de plus », ça entame aussi la confiance du client.

Les reprises de travail qui reviennent souvent, les voici en vrac.

• Un trou dans la grille d’entretien, et la relance des pièces se fait en deux ou trois fois.
• On réutilise le modèle d’un dossier passé similaire et on collecte des pièces inutiles cette fois.
• On réécrit le mémoire justificatif de zéro, alors que les tournures sont presque identiques à la dernière fois.
• Sur un renouvellement, recenser les changements depuis la fois précédente prend du temps.

Ce qu’on délègue à l’IA et ce que l’humain doit trancher

C’est le point le plus important, alors traçons la ligne tout de suite. Ce qu’on confie à Claude Code, c’est le dégrossissage ; ce que fait l’humain, c’est la décision finale. Si cette frontière reste floue, on finit par croire telle quelle une explication d’exigences « qui a l’air juste » écrite par l’IA, et l’accident arrive.

Étape	Ce qu’on peut confier à l’IA	Ce que le professionnel tranche
Mise en ordre des exigences	Lister les exigences par type de dossier, ébaucher la grille d’entretien	Le périmètre réellement exigé par cette administration, sur ce dossier
Liste des pièces	Sortir un panel exhaustif des pièces jointes habituelles	Le caractère obligatoire selon le cas, original/copie, durée de validité
Brouillon	Ébauche du mémoire, remplissage des parties types	Exactitude des faits, formulation sans exagération, signature et tampon
Demandes de correction	Reformuler en clair l’avis de correction, structurer les options de réponse	Réponse finale à l’administration, décision sur les pièces additionnelles

La sortie de l’IA n’est pas « une transcription exacte des textes et de la doctrine ». C’est un déclencheur de mémoire, un coéquipier pour la chasse aux oublis. La base juridique finale, on va toujours la chercher soi-même à la source. Avec cette discipline, le temps de brouillon fond nettement. La logique de fond pour confier une tâche à une IA générative est posée dans démarrer Claude Code sans savoir coder ; si vous débutez, lisez-le en parallèle.

Cas d’usage 1 : générer une check-list d’exigences par type de dossier

C’est le plus efficace. Dès qu’une nouvelle demande arrive, on indique le type d’autorisation et on fait produire une ébauche de check-list d’exigences. On la confronte à son propre modèle et on repère trous et excès en dix minutes.

Par exemple, pour une nouvelle licence du bâtiment (autorisation préfectorale, régime général), on demande un tableau « ce qu’il faut vérifier » et « pièces candidates à réunir » par grand poste : responsable de gestion, technicien référent, assise financière, intégrité, motifs d’exclusion. On confronte la liste obtenue à sa check-list de référence et on finalise avec le guide officiel de l’administration concernée.

Voici le modèle de prompt à copier.

Tu es l'assistant d'un cabinet de formalités administratives. Pour la demande
d'autorisation ci-dessous, prépare une ébauche de mise en ordre des exigences.
La vérification finale est faite par le professionnel : privilégie une couverture
de niveau « ce qui se dit généralement » et évite toute affirmation catégorique.

# Type de demande
Licence du bâtiment (autorisation préfectorale, régime général, nouvelle demande)

# Ce que je veux en sortie
1. Pour chaque grand poste d'exigence (gestion, technicien, assise financière,
   intégrité, motifs d'exclusion...), les points à vérifier, en liste.
2. Pour chaque poste, les pièces jointes possibles à réunir (préciser
   original/copie si l'info est connue).
3. La liste des questions à poser au client lors de l'entretien.
4. Les points à vérifier impérativement dans le guide de l'administration
   (là où la pratique varie le plus).

# Contraintes
- Mentionner « à vérifier » pour tout point où la pratique diffère selon
  l'administration.
- Citer les références d'articles à titre indicatif, en partant du principe
  que la base juridique est confirmée par un humain.

L’astuce tient dans la dernière contrainte : exiger « pas d’affirmation, écris à vérifier ». Sans cela, l’IA écrit avec aplomb « tel document est inutile », et passer à côté est dangereux. Les techniques fines pour affiner les prompts sont rassemblées dans techniques avancées de prompt engineering.

Cas d’usage 2 : grille d’entretien et liste de pièces pour le client

Une fois l’ébauche d’exigences prête, on la met en forme pour le client. Lui transmettre une liste truffée de jargon ne lui dit pas quoi préparer. On la convertit en une liste digérée jusqu’au « comment » : par exemple « extrait d’acte de naissance (avec mention de filiation, de moins de 3 mois) », en précisant quoi, où et dans quel état l’obtenir.

À ce stade, imposer le format de sortie est très pratique.

À partir de la mise en ordre précédente, prépare une « liste des documents
à préparer » directement remettable au client (dirigeant d'une entreprise
du bâtiment, peu familier du vocabulaire juridique).

# Format
- Tableau : nom du document / où l'obtenir / nombre d'exemplaires / remarques
  (durée de validité, etc.)
- Pas de jargon ; indiquer concrètement où l'obtenir (mairie, greffe, centre
  des impôts...).
- Avec cases à cocher (- [ ]) pour que le client raye au fur et à mesure.

# Attention
- Pour ce dont le caractère obligatoire dépend du cas, ajouter « *à vérifier »
  en fin de ligne.
- Ne rien affirmer pour le nombre d'exemplaires ou la validité quand cela
  dépend de l'administration.

Cette liste réduit les allers-retours de relance. Comme tout ce qui est nécessaire est visible d’un coup, on évite les demandes au compte-gouttes.

Cas d’usage 3 : prendre de l’avance sur le mémoire justificatif

Pour le transport de déchets ou le renouvellement d’un titre de séjour, il faut un mémoire ou un exposé des motifs. L’écrire de zéro mange du temps mine de rien. Les tournures des dossiers passés sont à peu près figées, et pourtant je les repensais à chaque fois.

Là aussi, on fait produire une ébauche par l’IA. Mais on n’inclut dans les informations transmises ni nom réel, ni adresse, ni raison sociale précise. On passe d’abord par l’anonymisation décrite plus bas.

À partir des notes factuelles ci-dessous, rédige le brouillon de l'exposé des
motifs pour une autorisation de transport de déchets. Ne modifie pas les faits,
n'exagère pas, écris de façon sobre.

# Notes factuelles (déjà anonymisées)
- Demandeur : société A (transporteur, 15 ans d'activité)
- Motif : à la demande du partenaire B, hausse du besoin de transport de
  gravats de chantier
- Moyens : 3 véhicules, tous les chauffeurs ont suivi la formation déchets
  industriels spéciaux
- Catégories traitées : gravats, déchets plastiques

# Contraintes
- Environ 700 caractères, registre formel
- Ne rien écrire qui ne figure pas dans les notes (pas de comblement par
  supposition)
- Mettre des espaces réservés pour signature, tampon et date

Le brouillon obtenu, on vérifie systématiquement les faits ligne par ligne avant de l’utiliser. L’IA cherche à remplir « de façon vraisemblable », donc le point à contrôler est : n’a-t-elle pas ajouté d’elle-même un fait absent des notes ?

Avant / après l’adoption : ce qui change

Partageons un ressenti chiffré. Ce sont des estimations de mon côté, qui varient selon la difficulté du dossier, à prendre comme ordres de grandeur.

Étape	Avant (à la main)	Après (dégrossissage par l’IA)
Exigences + grille d’entretien	env. 90 min	env. 30 min (vérification comprise)
Mise au propre de la liste de pièces	env. 40 min	env. 10 min
Premier jet du mémoire	env. 60 min	env. 20 min

Par dossier, on passe en gros de trois heures à un peu plus d’une heure. Sur dix dossiers par mois entre nouveaux et renouvellements, cela fait, en calcul brut, quinze à vingt heures mensuelles. Combien cela vaut en taux horaire dépend du cabinet, mais réaffecter ce temps aux entretiens et au suivi, c’est précieux. Attention toutefois : ce qu’on a réduit, c’est le temps de dégrossissage, pas le temps de vérification. La vérification, on la fait au contraire avec plus de soin.

Données personnelles et sécurité : les précautions

Sauter cette partie ruine tout le reste. Par leur métier, ces professionnels manipulent en masse des données sensibles : état civil, justificatifs de domicile, comptes annuels. Coller ces données telles quelles dans l’IA est absolument à proscrire.

La ligne minimale à respecter, la voici.

• Nom réel, adresse, date de naissance, numéro national, numéro d’entreprise, raison sociale précise : à remplacer par des marqueurs (société A, M. B, ville de X…) avant tout envoi à l’IA.
• Ne jamais téléverser les images ou PDF eux-mêmes (acte d’état civil, justificatif de domicile, extrait d’immatriculation). Ne transmettre que les faits nécessaires sous forme de notes texte.
• Pour un usage professionnel, choisir une formule où les données saisies ne servent pas à l’entraînement (usage via API, ou offre dont les réglages de conservation ont été vérifiés). Conditions d’utilisation et traitement des données doivent être examinés une fois pour toutes au niveau du cabinet.
• Vérifier soi-même, avant adoption, que l’on reste dans le cadre du secret professionnel et des engagements de confidentialité avec le client.

L’anonymisation à la main fuit, paradoxalement. Donc on la fait mécaniquement. Le script suivant est un prétraitement simple qui remplace par des marqueurs les motifs typiques de données personnelles dans un texte (e-mail, numéro de téléphone, suites de chiffres ressemblant à un numéro national). Il tourne dès que Node.js est installé. Ce n’est pas un outil d’anonymisation parfait : utilisez-le comme « premier filtre avant de coller ».

import { readFile, writeFile } from "node:fs/promises";

// Règles de remplacement : masquer les motifs sensibles par des marqueurs
const rules = [
  // Adresse e-mail
  [/[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Za-z]{2,}/g, "[E-MAIL]"],
  // Numéro de téléphone (avec ou sans tirets, 10 à 11 chiffres)
  [/0\d{1,4}-?\d{1,4}-?\d{3,4}/g, "[TELEPHONE]"],
  // Numéro national ou d'entreprise (suite de 12 à 13 chiffres)
  [/\d{12,13}/g, "[NUMERO]"],
  // Code postal
  [/\d{5}/g, "[CODE_POSTAL]"],
];

const input = process.argv[2] || "./brouillon.txt";
const output = process.argv[3] || "./brouillon.masque.txt";

let text = await readFile(input, "utf8");
let hits = 0;
for (const [pattern, replacement] of rules) {
  text = text.replace(pattern, () => { hits++; return replacement; });
}
await writeFile(output, text, "utf8");
console.log(`${hits} éléments masqués -> ${output}`);
console.log("Attention : noms, adresses et raisons sociales ne sont PAS supprimés automatiquement. Relisez à l'oeil.");

L’usage est node mask.mjs notes.txt notes.masque.txt. Le message d’avertissement final est crucial : les champs libres comme un nom ou une adresse ne sont pas captés par une expression régulière. Donc, après le script, on supprime impérativement les noms propres à l’oeil humain. On combine les deux niveaux. Pour faire de cette anonymisation une règle confiée à Claude Code, inspirez-vous de comment rédiger un CLAUDE.md et inscrivez la règle du cabinet dans le fichier de configuration : c’est encore plus stable.

Check-list : avant d’utiliser le brouillon de l’IA

Quand le brouillon remonte, on le passe par ceci avant de le « publier » (= le remettre au client ou à l’administration).

• Données personnelles : vérifié sur deux niveaux (script de masquage + relecture visuelle) qu’on n’a rien transmis.
• Base des exigences : confirmée à la source (guide de l’administration ou texte de loi).
• L’IA n’a pas ajouté de fait absent des notes : confronté ligne par ligne.
• On n’avale pas tel quel une affirmation du type « inutile », « pas nécessaire ».
• Original/copie des pièces jointes et durée de validité : tranchés soi-même.
• Texte destiné au client : relu pour vérifier qu’il ne reste pas de jargon.

FAQ

Q. Puis-je déposer la demande en croyant telles quelles les exigences sorties par l’IA ? Non. La sortie de l’IA est un déclencheur de mémoire, pas une base juridique. Confirmez toujours les exigences à la source (guide de l’administration ou texte de loi). La responsabilité finale incombe au professionnel.

Q. Puis-je faire lire l’image d’un justificatif de domicile confié par le client ? À éviter. Ne transmettez pas l’image ou le PDF lui-même : recopiez seulement les faits nécessaires en notes texte, et masquez nom réel et numéros avant l’envoi. Cela paraît laborieux, mais c’est la ligne minimale du secret professionnel.

Q. Un assistant qui ne maîtrise pas le jargon peut-il s’en servir ? Oui. C’est même adapté : comme on demande en langage courant, c’est idéal pour qu’un assistant prépare les ébauches. La première marche est bien expliquée dans le guide de démarrage de Claude Code. En faisant valider le résultat par le professionnel, le coût de formation baisse aussi.

Q. Par quelle démarche commencer ? Par celles qui sont nombreuses et largement standardisées. Renouvellement de licence du bâtiment, brocante, ouverture de commerce de bouche : l’effet se ressent vite. Pour les dossiers très individualisés comme les titres de séjour, ne confiez que la mise en ordre des exigences et traitez le texte avec prudence.

Q. Comment garantir la fraîcheur de l’information ? Lois et doctrine évoluent. Le savoir de l’IA s’arrête à sa date d’entraînement : vérifiez toujours dates d’entrée en vigueur et réformes auprès des sources officielles. Pour la France, on suit les informations de référence sur service-public.fr.

Ce que ça a donné en pratique

J’ai concrètement testé, sur un dossier fictif de licence du bâtiment (préfectoral, régime général, nouvelle demande), tout l’enchaînement : exigences, grille d’entretien, liste de pièces. Toutes les notes factuelles ont été anonymisées et passées dans le script de masquage avant transmission.

J’ai vérifié trois choses. Un : l’ébauche de check-list d’exigences correspondait à 90 % à ma liste de référence. Les 10 % restants tenaient aux différences de pratique entre administrations, et c’était sorti comme « à vérifier », comme prévu : aucune affirmation dangereuse. Deux : la liste de pièces pour le client digérait bien le jargon, proche d’un niveau directement remettable. Trois : le brouillon de mémoire a tenté une fois d’ajouter de lui-même un nom d’établissement absent des notes, que j’ai supprimé à l’oeil. Même avec la contrainte « n’écris rien qui ne soit dans les notes », ce n’est donc pas parfait, et la confrontation finale reste incontournable.

Au total, le temps de dégrossissage a été divisé par deux à vue de nez, et j’ai pu réaffecter ce temps à la vérification finale des exigences. Pour la prochaine étape, je vous conseille de choisir une démarche que votre cabinet traite souvent et d’en bâtir le prompt de mise en ordre à partir des modèles ci-dessus. Pour aller plus loin et optimiser tout l’enchaînement du travail, voyez aussi astuces de productivité avec Claude Code. Si vous voulez l’intégrer à l’échelle du cabinet et concevoir ensemble les règles d’usage, nous vous aidons à bâtir le flux concret via nos formations et conseils.