Bikin Itinerary dan Proposal Biro Perjalanan Setengah Waktu dengan Claude Code

Jumat sore, seorang tamu datang ke meja saya: “Akhir pekan depan mau ke Bali berdua sama istri, dua malam. Anggaran sekitar 12 juta, pengen lihat sawah Ubud dan makan malam yang spesial.” Permintaan yang bagus. Tapi yang langsung terlintas di kepala saya adalah dua jam ke depan yang menunggu.

Cek kamar yang masih kosong, susun waktu perjalanan, jumlahkan harga pakai kalkulator, rapikan ke Word, tempel syarat dan ketentuan, lalu di akhir benerin salah ketik. Satu proposal makan dua jam. Kalau dalam sehari ada beberapa permintaan sekaligus, sampai malam pun masih ada tumpukan “besok susun ulang lagi”. Waktu saya tersedot untuk mengisi kolom kosong di template, bukan untuk wajah si tamu. Inilah keseharian yang cukup nyata bagi perencana biro perjalanan.

Bagian “menyusun dan merapikan” inilah yang saya serahkan ke Claude Code dan AI generatif. Kesimpulannya dulu: pengerjaan per proposal turun dari dua jam jadi sekitar 50 menit. Tapi melempar semuanya begitu saja tidak akan berhasil. Kuncinya adalah membagi dengan tegas mana yang diserahkan ke AI dan mana yang wajib dipegang manusia.

Poin penting

“Menyusun dan merapikan” itinerary, estimasi harga, dan proposal adalah keahlian AI. Perencana bisa fokus memilih destinasi dan melayani tamu
Saya sediakan template prompt yang bisa langsung dipinjam, plus skrip verifikasi yang menyaring salah hitung harga secara otomatis
Angka yang “kalau salah jadi kecelakaan” (harga, ketersediaan kamar, aturan pembatalan) wajib dicek manusia. Garis pembatas inilah syarat aman memakai AI
Data pribadi seperti nama dan nomor reservasi disamarkan dulu sebelum dikirim ke AI. Tetapkan aturan “jangan tempel data mentah” lebih dulu
Satu proposal 2 jam jadi 50 menit. Untuk 60 proposal per bulan, hematnya sekitar 70 jam

Sebenarnya di mana beratnya kerja biro perjalanan

Pembaca tulisan ini kemungkinan perencana yang menyusun perjalanan custom di toko atau lewat penjualan ke perusahaan. Makin tinggi porsi menyusun dari nol berdasarkan permintaan dibanding menjual paket jadi, makin terasa relevan artikel ini.

Proposal custom biasanya berjalan kira-kira seperti ini.

Wawancara: tanya destinasi, jumlah orang, anggaran, selera, syarat yang tidak boleh dilewat
Kumpul bahan: cari kandidat penginapan, transportasi, aktivitas lokal beserta harganya
Menyusun: tuangkan ke jadwal sambil melihat waktu tempuh dan ketersediaan
Estimasi: jumlahkan menginap, transportasi, biaya penanganan, dan pajak jadi total
Merapikan: rapikan jadi itinerary dan proposal, tambahkan syarat dan ketentuan
Presentasi dan revisi: sodorkan ke tamu, terapkan koreksi seperti “hari kedua wisatanya tambah banyak”

Langkah 1 dan 6 hanya bisa dikerjakan manusia. Itu pekerjaan membaca ekspresi tamu dan anggaran yang sebenarnya. Sebaliknya, langkah 3 sampai 5 adalah pekerjaan menuangkan bahan yang sudah pasti ke cetakan yang sudah pasti. Di sinilah setiap kali habis 1-2 jam, dan tiap ada revisi, pekerjaan yang sama diulang dari awal. Sumber pengerjaan ulang ada di sini.

Begitu tamu bilang “hari kedua bikin agak santai”, waktu perjalanan dan harga harus disusun ulang semua. Cuma karena menggeser satu baris di Excel, totalnya jadi tidak cocok, lalu tanpa sadar sodorkan ke tamu dan muka pun memerah. Kecelakaan kecil semacam ini, di lapangan ternyata diam-diam sering terjadi.

Wilayah yang diserahkan ke AI dan yang wajib diputuskan manusia

Kalau bagian ini kabur, bakal celaka. Mari tarik garisnya dulu.

Tahap	Diserahkan ke AI	Wajib diputuskan manusia
Wawancara	Cek pertanyaan yang terlewat	Anggaran sebenarnya, kecocokan, membaca suasana
Kumpul bahan	Riset awal kandidat, bikin tabel perbandingan	Konfirmasi akhir stok/kamar, pilih rekomendasi
Menyusun	Draf jadwal yang memperhitungkan waktu tempuh	Apakah rutenya masuk akal dan sesuai stamina
Estimasi	Menyusun rumus hitung, draf total	Harga modal, kurs, angka aturan pembatalan
Merapikan	Memformat ke itinerary dan proposal, cek salah ketik	Persetujuan akhir, penetapan atas nama tamu

Garis yang perlu diingat cuma satu. “Angka yang kalau salah jadi refund atau komplain” wajib dicek manusia. Harga, kamar kosong, biaya pembatalan, tarif per usia, kurs. Bagian ini jangan ditelan mentah dari draf AI, cocokkan dengan harga resmi dari pemasok. AI itu juru rapi yang cepat, bukan penjamin harga.

Use case 1: bikin draf itinerary dari catatan permintaan

Catatan wawancara biasanya berupa poin-poin yang berserakan. Mengubahnya jadi bentuk jadwal adalah bagian yang dulu paling menyita waktu saya. Bagian ini kita serahkan ke AI.

Berikut template prompt yang bisa langsung dipakai.

Anda adalah perencana berpengalaman di sebuah biro perjalanan.
Dari catatan permintaan berikut, buat draf itinerary dengan waktu tempuh yang masuk akal.

# Catatan permintaan
- Destinasi: Bali
- Durasi: 2 malam 3 hari
- Jumlah orang: pasangan suami istri 2 orang
- Anggaran: total sekitar 12 juta rupiah
- Keinginan: spot sawah Ubud, malam makan istimewa, jangan terlalu padat

# Aturan output
- Bagi tiap hari jadi "pagi/siang/malam"
- Tulis perkiraan durasi dan moda transportasi di tiap item
- Beri catatan "★perjalanan panjang" di bagian yang waktu tempuhnya lebih dari 1 jam
- Untuk bagian yang butuh harga, tulis [perlu cek: harga], jangan isi angka sembarangan
- Di akhir, daftarkan "item yang perlu dikonfirmasi" dalam bentuk poin

Dua baris terakhir adalah intinya. Jangan biarkan AI mengisi harga, biarkan jadi placeholder [perlu cek: harga]. Dengan begini, kita cegah kecelakaan AI menulis harga palsu yang kelihatan meyakinkan. Draf yang keluar lalu diisi dengan harga resmi yang Anda ambil dari pemasok. Dengan pembagian peran seperti ini, AI bisa dipakai dengan tenang.

Buat yang belum terbiasa dengan operasi dasar Claude Code, baca dulu Panduan memulai Claude Code supaya bisa langsung mencoba template ini.

Use case 2: menyaring salah jumlah estimasi secara otomatis

Yang paling menakutkan di proposal adalah salah penjumlahan harga. Menginap dengan 2 kali makan dikali jumlah orang, pajak dan biaya layanan, biaya penanganan. Saat disusun di Excel, begitu menambah satu baris, rentang total bergeser, lalu tanpa sadar harga lebih rendah disodorkan ke tamu. Ini jalur permintaan maaf plus nombok selisih dari kantong sendiri.

Maka itu, saya siapkan skrip yang mengecek rincian estimasi secara otomatis. Cukup ada Node.js, skrip ini jalan. Tugasnya hanya menjumlahkan ulang seluruh subtotal rincian, lalu memeriksa apakah cocok dengan total yang disodorkan.

// verify-quote.mjs  memeriksa apakah rincian dan total harga cocok
// Jalankan: node verify-quote.mjs

const quote = {
  customer: "(disamarkan) Bpk./Ibu",
  items: [
    { label: "Menginap malam 1 Hotel A 2 orang", amount: 2800000 },
    { label: "Menginap malam 2 Hotel B 2 orang", amount: 3200000 },
    { label: "Transfer bandara PP 2 orang", amount: 1500000 },
    { label: "Pemandu lokal setengah hari", amount: 900000 },
    { label: "Biaya penanganan", amount: 500000 },
  ],
  tax: 890000, // PPN dan sejenisnya
  presentedTotal: 9790000, // total yang ditulis di proposal
};

const subtotal = quote.items.reduce((sum, item) => sum + item.amount, 0);
const calcTotal = subtotal + quote.tax;

console.log(`Subtotal: Rp${subtotal.toLocaleString("id-ID")}`);
console.log(`Pajak:    Rp${quote.tax.toLocaleString("id-ID")}`);
console.log(`Total hasil hitung: Rp${calcTotal.toLocaleString("id-ID")}`);
console.log(`Total di proposal:  Rp${quote.presentedTotal.toLocaleString("id-ID")}`);

if (calcTotal === quote.presentedTotal) {
  console.log("OK: rincian dan total sudah cocok");
} else {
  const diff = quote.presentedTotal - calcTotal;
  console.log(`NG: selisih Rp${Math.abs(diff).toLocaleString("id-ID")}. Perbaiki sebelum proposal dikirim`);
  process.exit(1);
}

Kalau presentedTotal di skrip ini disesuaikan dengan angka di proposal, begitu ada selisih, skrip langsung berhenti dengan NG. Inilah penjaga gerbang terakhir sebelum sampai ke tamu. Harga satuan di items itu sendiri tetap diisi dengan nilai yang sudah dikonfirmasi manusia ke pemasok; di sini skrip hanya memeriksa hitungan. Pisahkan tegas antara “verifikasi hitung” dan “konfirmasi harga”.

Buat yang ingin meningkatkan akurasi prompt lebih jauh, silakan baca juga Tips meningkatkan akurasi prompt.

Use case 3: menerapkan revisi “hari kedua bikin santai” dalam sekali jalan

Justru di revisi setelah presentasi inilah kekuatan AI terlihat. Dulu, tiap ada permintaan, saya menyusun ulang itinerary dan harga dengan tangan. Sekarang saya minta begini.

Terapkan revisi berikut pada itinerary tadi.
- Hari kedua: kurangi satu agenda pagi, dan sisipkan istirahat 1 jam di hotel pada sore hari
- Untuk bagian yang waktu tempuhnya berubah karena itu, tulis ulang perkiraan durasinya
- Untuk item yang harganya berubah, kembalikan jadi [perlu cek: harga]
- Beri tanda "▼diubah" di awal bagian yang diubah, dan jelaskan dalam satu baris apa yang berubah

Kuncinya adalah meminta “beri tanda di bagian yang diubah”. Karena langsung kelihatan apa yang berubah, pengecekan saya pun selesai dalam sekejap. Item yang harganya bergerak dikembalikan jadi [perlu cek: harga], dan hitung ulang dipegang manusia. Dengan ini, kecelakaan “sudah diperbaiki tapi totalnya masih yang lama” pun hilang.

Kalau cetakan itinerary dan proposal diajarkan ke proyek, Anda tidak perlu memberi instruksi dari nol setiap kali. Caranya bisa dilihat di Cara menulis CLAUDE.md.

Daftar cek yang bisa langsung disalin

Konfirmasi akhir sebelum mengirim proposal, lewati ceklist ini setiap kali, mau di kertas atau di catatan.

Apakah harga sudah dicocokkan dengan penawaran resmi pemasok?
Apakah kamar kosong/stok sudah dikonfirmasi terakhir? (jangan percaya draf AI)
Apakah aturan pembatalan dan tarif per usia sudah masuk ke isi proposal?
Apakah skrip verifikasi sudah dijalankan dan totalnya cocok?
Apakah nama dan nomor reservasi tamu sudah dikembalikan ke penulisan yang benar?
Apakah waktu tempuh masuk akal? (terutama untuk lansia atau yang bawa anak kecil)

Catatan data pribadi dan keamanan

Pengurusan perjalanan adalah gumpalan informasi sensitif: nama, tanggal lahir, nomor paspor, nomor reservasi. Menempel semua itu apa adanya ke AI sebaiknya dihindari.

Aturan operasinya cukup dua hal saja. Satu, samarkan data pribadi dulu sebelum dikirim. Nama jadi “Bpk./Ibu A”, nomor reservasi jadi “(disamarkan)”. Untuk menyusun dan merapikan, nama asli tidak diperlukan. Dua, data mentah dikelola secara lokal, dan hanya penyisipan nama akhir yang dikerjakan manusia di tangan sendiri. Biarkan AI membuat cetakannya, lalu informasi yang mengidentifikasi orang diisi di tangan sendiri. Kalau urutan ini dipatuhi, informasi yang berbahaya bila bocor tidak akan mengalir ke luar.

Kalau diterapkan sebagai perusahaan, lebih aman bila Anda menuliskan secara eksplisit apa yang boleh dikirim dan apa yang tidak. Penyusunan garis pembatas untuk tim bisa dirapikan bersama lewat pelatihan dan konsultasi. Sebab kalau kriteria dibiarkan kabur lalu dibagikan ke semua orang, pasti ada yang menempel data mentah.

Apa yang berubah sebelum dan sesudah penerapan

Disusun dalam angka, perubahannya jadi jelas.

Item	Sebelum	Sesudah
Waktu bikin 1 proposal	sekitar 2 jam	sekitar 50 menit
Waktu menerapkan 1 revisi	sekitar 40 menit	sekitar 10 menit
Salah hitung total	kadang terjadi	terdeteksi sebelum dikirim oleh verifikasi
Fokus perencana	merapikan dan kalkulator	memilih destinasi dan melayani tamu

Perkiraan kasar ROI-nya begini. Misalkan bikin 60 proposal per bulan, kalau per proposal hemat 70 menit, kira-kira ada 70 jam yang bebas dalam sebulan. Waktu itu bisa dialihkan ke mencari destinasi yang lebih baik atau menambah usulan. Di sinilah saya rasa nilai terbesarnya.

Buat yang cemas apakah orang non-teknis bisa pakai, baca Claude Code untuk yang bukan engineer supaya rintangan langkah pertama jadi lebih ringan.

Pertanyaan umum

T. Saya khawatir AI menentukan harga seenaknya. J. Pakai [perlu cek: harga] di prompt, dan jadikan operasinya tidak membiarkan AI mengisi angka. Harga hanya diisi dengan nilai yang sudah dikonfirmasi manusia ke pemasok. Kalau peran AI dipatok sebagai juru hitung dan juru rapi, AI tidak akan kebablasan.

T. Apakah boleh memasukkan nama asli dan nomor reservasi tamu? J. Jangan dimasukkan. Samarkan dulu sebelum dikirim, dan hanya penyisipan nama akhir yang dikerjakan di tangan sendiri. Menyusun dan merapikan tidak butuh nama orang.

T. Kami punya template itinerary sendiri. Bisakah ditiru? J. Bisa. Kalau cetakan dan aturan format perusahaan diajarkan ke proyek, AI akan mengeluarkan hasil yang mengikuti cetakan itu setiap kali. Detailnya cek cara pengaturan di dokumentasi resmi.

T. Bisakah diotomatiskan penuh dan menghilangkan pengecekan manusia? J. Tidak disarankan. Konfirmasi harga, stok, dan aturan pembatalan tetap dipegang manusia. Kalau bagian ini dilewat, kesalahan langsung sampai ke tamu. Pemangkasan waktu aman bila dibatasi pada “menyusun dan merapikan” saja.

Hasil setelah saya coba sendiri

Kasus “Bali 2 malam” di awal tadi benar-benar saya jalankan satu kali dengan alur ini. Dari catatan permintaan sampai keluar draf itinerary butuh sekitar 8 menit. Saya isi harga resmi yang saya ambil dari pemasok, lalu jalankan skrip verifikasi; ternyata awalnya ada salah ketik sebesar Rp200.000 dan skrip benar-benar berhenti dengan NG. Bisa menyadarinya sebelum dikirim, itu yang paling berharga.

Setelah itu tamu mengirim revisi “hari kedua bikin santai”, tapi berkat menandai bagian yang diubah, penggantian termasuk pengecekan selesai kurang dari 10 menit. Total, yang biasanya jalur 2 jam jadi sekitar 50 menit. Dari waktu yang bebas, bahkan muncul ruang untuk menambah satu usulan spot sawah tersembunyi.

Yang saya pastikan ada tiga. Bahwa angka palsu tidak keluar dengan operasi tidak membiarkan AI mengisi harga, bahwa verifikasi berhenti sebelum salah hitung total terkirim, dan bahwa penerapan revisi berputar tanpa pengerjaan ulang. Kalau tiga hal ini lengkap, pembuatan proposal biro perjalanan bisa diserahkan dengan tenang, itu yang saya rasakan sekarang. Mulailah dari satu proposal, dari kasus yang tidak menakutkan kalau gagal. Kalau bingung dengan operasi pertama, jalan tercepatnya mulai dari Panduan memulai Claude Code.

Untuk cara pakai resmi, lihat juga dokumentasi resmi Claude Code.