Travel Agency के Itinerary और Proposal Claude Code से आधे समय में

शुक्रवार की शाम, counter पर एक customer आते हैं: “अगले weekend, पति-पत्नी के लिए Jaipur 2 रात। बजट करीब 40,000 रुपये, हमें heritage palaces और एक अच्छा rooftop dinner चाहिए।” बढ़िया inquiry है। लेकिन मेरे दिमाग में सबसे पहले जो आता है, वह है अगले 2 घंटे।

होटल की availability देखना, travel time जोड़ना, calculator पर rates का total करना, सब Word में साफ-साफ लिखना, terms-and-conditions चिपकाना, और आखिर में typo ठीक करना। एक proposal पर 2 घंटे। दिन में ऐसी कई inquiry आ जाएँ, तो रात तक “कल फिर से बनाऊँगा” का ढेर बच जाता है। Customer के चेहरे से ज़्यादा वक्त template के खाली खाने भरने में चला जाता है। यही, मेरे ख्याल से, travel agency planner की काफ़ी असली रोज़मर्रा है।

मैंने इस “जोड़ना और साफ़ लिखना” वाले हिस्से को Claude Code और generative AI से करवाया। नतीजा पहले बता दूँ: एक proposal का काम 2 घंटे से घटकर करीब 50 मिनट हो गया। पर पूरा काम AI पर छोड़ देने से बात नहीं बनती। AI को क्या सौंपें और इंसान कहाँ ज़रूर फ़ैसला करे, इस लाइन को साफ़ खींचना ही असली trick है।

मुख्य बातें

• Itinerary, quote और proposal का “जोड़ना और साफ़ लिखना” AI अच्छा करता है। Planner destination चुनने और customer से बात करने पर ध्यान दे सकता है।
• सीधे इस्तेमाल होने वाला prompt template, और rate की calculation की गलती machine से पकड़ने वाला verification script नीचे दिया है।
• Rate, availability, cancellation policy जैसे “गलत हो तो हादसा बन जाए” वाले numbers इंसान ज़रूर check करे। यही line safe उपयोग की शर्त है।
• Personal information — नाम, booking number — masking करके ही AI को दें। Raw data कभी paste न करें, यह नियम पहले तय कर लें।
• एक proposal 2 घंटे से 50 मिनट पर। महीने के 60 proposal हों तो करीब 70 घंटे की बचत का मोटा अंदाज़ा।

Travel agency का काम भारी कहाँ पड़ता है

पढ़ने वाले आप शायद store या corporate sales में custom-made trips बनाने वाले planner हैं। Ready package बेचने के बजाय जिनका काम requirement सुनकर शुरू से plan बनाने का है, उन्हें यह article ज़्यादा काम का लगेगा।

Custom proposal आमतौर पर ऐसे आगे बढ़ता है।

1. Hearing: destination, लोगों की संख्या, बजट, पसंद, must-have conditions पूछना
2. Material gathering: होटल, travel, local experiences के candidates और rates ढूँढना
3. Assembly: travel time और availability देखते हुए schedule में डालना
4. Quote: accommodation, travel, handling fee, tax जोड़कर grand total निकालना
5. Clean-up: itinerary और proposal में साफ़ करना, notes जोड़ना
6. Present और revise: customer को देना, “दूसरे दिन में sightseeing ज़्यादा” जैसे बदलाव लाना

इनमें 1 और 6 सिर्फ़ इंसान कर सकता है। Customer के हाव-भाव और बजट की असली बात पढ़ने का काम है। दूसरी तरफ़ 3 से 5 तक तय material को तय खाँचे में डालने का काम है। यहाँ हर बार 1-2 घंटे लगते हैं, और हर revision पर वही काम दोहराना पड़ता है। Re-work की असली जड़ यहीं है।

“दूसरे दिन को थोड़ा आराम वाला कर दो” सुनते ही travel time और rate सब फिर से जोड़ने पड़ते हैं। Excel की एक row खिसकाते ही total बिगड़ जाता है, और बिना ध्यान दिए भेज देने पर शर्मिंदगी होती है। ऐसे छोटे हादसे field में दबे-दबे काफ़ी होते हैं।

AI को क्या सौंपें, और इंसान कहाँ ज़रूर फ़ैसला करे

इसे धुंधला रखा तो हादसा होगा। पहले line खींच लेते हैं।

चरण	AI को सौंपें	इंसान ज़रूर तय करे
Hearing	सवालों में छूटी बातें check करना	बजट की असली बात, तालमेल, माहौल पढ़ना
Material gathering	candidates की शुरुआती जाँच, comparison table	availability की आखिरी पुष्टि, सुझाव का चयन
Assembly	travel time देखते हुए schedule का draft	route थका देने वाला तो नहीं, fitness के मुताबिक है या नहीं
Quote	formula बनाना, total का draft	purchase rate, exchange rate, cancellation policy के numbers
Clean-up	itinerary व proposal में formatting, typo check	final approval, customer के नाम की पुष्टि

याद रखने लायक line एक ही है: “गलत हो तो refund या complaint बन जाए” वाले numbers इंसान ज़रूर check करे। Rate, availability, cancellation fee, age-wise rate, exchange rate। यहाँ AI के draft पर भरोसा न करें — supplier के official rate से मिलान करें। AI तेज़ clean-up clerk है, rate की guarantee नहीं देता।

Use case 1: Requirement note से itinerary का draft बनाना

Hearing के notes आमतौर पर बिखरे bullet points होते हैं। इन्हें schedule की shape में लाने में मेरा सबसे ज़्यादा समय लगता था। यह काम AI को देते हैं।

सीधे इस्तेमाल होने वाला prompt template यह रहा।

आप एक experienced travel agency planner हैं।
नीचे दिए requirement note से, ऐसा itinerary draft बनाइए जिसमें travel time
पर ज़्यादा बोझ न पड़े।

# Requirement note
- Destination: Jaipur
- अवधि: 2 रात 3 दिन
- लोग: पति-पत्नी 2 लोग
- बजट: कुल लगभग 40,000 रुपये
- इच्छा: heritage palaces, रात में rooftop dinner, travel ठूँस-ठूँसकर न हो

# Output rules
- हर दिन को "सुबह / दोपहर / रात" में बाँटें
- हर item में अनुमानित समय और travel का साधन लिखें
- जहाँ travel 1 घंटे से ज़्यादा हो, वहाँ "★travel लंबा" note करें
- जहाँ rate चाहिए, वहाँ [confirm:rate] लिखें, खुद से numbers न भरें
- आखिर में "confirm करने वाले items" की list bullet points में दें

आखिरी दो lines ही असली बात हैं। Rate खुद से न भरवाएँ — [confirm:rate] placeholder रखें। इससे AI के झूठे-से दिखने वाले rate लिख देने वाला हादसा रुक जाता है। आए हुए draft में आप supplier से लिया official rate भरें। यह role-division हो तो बेफ़िक्र होकर इस्तेमाल कर सकते हैं।

Claude Code की basic operations से अभी सहज नहीं हैं, तो पहले Claude Code शुरू करने की गाइड पढ़ लें, फिर यह template तुरंत आज़मा पाएँगे।

Use case 2: Quote के total की गलती machine से पकड़ना

Proposal में सबसे डरावना है rate का जोड़ गलत होना। एक रात दो meal प्रति व्यक्ति, tax और service charge, handling fee। Excel में बनाते वक्त एक row जोड़ते ही sum-range खिसक जाता है, और बिना ध्यान दिए कम amount पर भेज देते हैं। यह माफ़ी और अंतर की रकम अपनी जेब से भरने वाला रास्ता है।

इसलिए मैंने quote का breakdown machine से check करने वाला script रखा। Node.js हो तो चल जाता है। Breakdown के subtotals को फिर से जोड़कर, present किए grand total से मिलान करने भर का काम है।

// verify-quote.mjs  breakdown और grand total मिलते हैं या नहीं, जाँचता है
// चलाएँ: node verify-quote.mjs

const quote = {
  customer: "(masked) जी",
  items: [
    { label: "रात 1 - Hotel A - 2 लोग", amount: 9600 },
    { label: "रात 2 - Hotel B - 2 लोग", amount: 10400 },
    { label: "Train आना-जाना - 2 लोग", amount: 11200 },
    { label: "Local guide - आधा दिन", amount: 3600 },
    { label: "Handling fee", amount: 1600 },
  ],
  tax: 2880, // GST वगैरह
  presentedTotal: 39280, // proposal में लिखा grand total
};

const subtotal = quote.items.reduce((sum, item) => sum + item.amount, 0);
const calcTotal = subtotal + quote.tax;

console.log(`Subtotal: ${subtotal.toLocaleString()} रुपये`);
console.log(`Tax:      ${quote.tax.toLocaleString()} रुपये`);
console.log(`Calculated total: ${calcTotal.toLocaleString()} रुपये`);
console.log(`Proposal total:   ${quote.presentedTotal.toLocaleString()} रुपये`);

if (calcTotal === quote.presentedTotal) {
  console.log("OK: breakdown और grand total मिलते हैं");
} else {
  const diff = quote.presentedTotal - calcTotal;
  console.log(`NG: ${Math.abs(diff).toLocaleString()} रुपये का फ़र्क है। proposal भेजने से पहले ठीक करें`);
  process.exit(1);
}

इस script में presentedTotal को proposal के number से मिलाकर रखें, तो फ़र्क आते ही NG पर रुक जाता है। Customer को देने से पहले का आख़िरी द्वारपाल। items के unit rate तो इंसान supplier से confirm किया हुआ ही भरे, यह मान लिया गया है — यहाँ सिर्फ़ verification होती है। Verification और rate-confirm अलग हैं, यह समझकर चलना ज़रूरी है।

Prompt की accuracy और बढ़ानी हो, तो Prompt की accuracy बढ़ाने के tips भी साथ देखें।

Use case 3: “दूसरा दिन आराम वाला” revision एक बार में लागू करना

Present के बाद का revision ही AI की असली ताक़त है। पहले हर requirement आने पर itinerary और rate हाथ से फिर से जोड़ता था। अब ऐसे कहता हूँ।

पिछले itinerary में नीचे दिए बदलाव लागू करें।
- दूसरा दिन: सुबह का एक plan कम करें, दोपहर में hotel पर 1 घंटे का आराम जोड़ें
- इससे travel जहाँ बदले, वहाँ अनुमानित समय फिर से लिखें
- जिन items का rate बदले, उन्हें [confirm:rate] पर लौटा दें
- बदले हुए हिस्से के आगे "▼बदला" लगाएँ और एक line में बताएँ क्या बदला

“बदले हिस्से पर निशान लगाओ” कहना trick है। क्या बदला, एक नज़र में दिखता है, तो आपकी checking एक पल में हो जाती है। जिन items का rate हिलता है, उन्हें [confirm:rate] पर लौटवाएँ — recalculation इंसान पकड़े। इससे “ठीक तो किया पर total पुराना ही रह गया” वाला हादसा ख़त्म हो गया।

Itinerary और proposal के template project को याद करा रखें, तो हर बार शून्य से निर्देश नहीं देना पड़ता। तरीका CLAUDE.md लिखने का तरीका में मिल जाएगा।

Copy-paste वाली confirmation checklist

Proposal भेजने से पहले की आख़िरी जाँच कागज़ पर हो या note में, हर बार इसी से गुज़ारें।

• Rate supplier के official quote से मिलाया?
• Availability की आख़िरी पुष्टि की? (AI के draft पर भरोसा तो नहीं किया?)
• Cancellation policy और age-wise rate body में डाला?
• Verification script चलाकर total मिलाया?
• Customer का नाम और booking number सही form में लौटाया?
• Travel time पर बोझ तो नहीं (बुज़ुर्ग या छोटे बच्चों के साथ ख़ास तौर पर)?

Personal information और security की सावधानी

Trip arrangement नाम, जन्मतिथि, passport number, booking number — sensitive जानकारी का गुच्छा है। इसे जस का तस AI में paste करने से बचें।

नियम सीधे दो हैं। एक, personal information masking करके ही दें। नाम को “A जी”, booking number को “(masked)” से बदलें। Assembly और clean-up के लिए असली नाम की ज़रूरत नहीं। दो, raw data local पर रखें, सिर्फ़ आख़िरी नाम डालना इंसान हाथ से करे। AI से template बनवाएँ, व्यक्ति पहचानने वाली जानकारी हाथ से भरें। यह क्रम निभाएँ तो बाहर जाकर परेशानी देने वाली जानकारी नहीं बहती।

कंपनी के तौर पर अपनाना हो, तो क्या देना ठीक और क्या नहीं — यह लिखित रूप में तय कर लें तो safe रहता है। Team में line खींचने का काम Training और consultation में साथ मिलकर organize कर सकते हैं। मापदंड धुंधला रखकर सबको दे दिया, तो कोई न कोई raw data ज़रूर paste कर देगा।

अपनाने से पहले और बाद में क्या बदला

Numbers में रखें तो बदलाव साफ़ दिखता है।

Item	पहले	बाद में
एक proposal बनाने का समय	करीब 2 घंटे	करीब 50 मिनट
एक revision लागू करने का समय	करीब 40 मिनट	करीब 10 मिनट
total की calculation गलती	कभी-कभी होती	भेजने से पहले verification में पकड़ी
planner का ध्यान	clean-up और calculator	destination चुनना और customer-service

मोटे तौर पर ROI का अंदाज़ा। महीने के 60 proposal मानें, और एक पर 70 मिनट बचें, तो महीने में मोटे तौर पर 70 घंटे खाली होते हैं। वह समय बेहतर destination ढूँढने या extra suggestion में लगा सकते हैं। यही सबसे बड़ी value है, ऐसा मुझे लगता है।

Non-engineer भी इस्तेमाल कर पाएँगे या नहीं, इसकी फ़िक्र हो, तो Engineer न होने पर भी Claude Code पढ़ने से पहले कदम की झिझक कम होगी। रोज़मर्रा की गति बढ़ाने के लिए Claude Code productivity tips भी काम के हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

Q. डर है कि AI rate खुद से तय कर देगा। A. Prompt में [confirm:rate] इस्तेमाल करें और numbers न भरवाएँ। Rate में सिर्फ़ इंसान का supplier से confirm किया value डलें। AI को formula और clean-up का clerk मानकर role fix कर दें, तो वह बेलगाम नहीं होगा।

Q. Customer का असली नाम और booking number डालना ठीक है? A. मत डालिए। Masking करके दें, और सिर्फ़ आख़िरी नाम डालना हाथ से करें। Assembly और clean-up में personal name की ज़रूरत नहीं।

Q. हमारे पास अपना itinerary template है। क्या वह reproduce होगा? A. हाँ। अपना format और writing rules project को याद करा दें, तो हर बार उसी के मुताबिक output मिलेगा। विस्तार के लिए official documentation में setup का तरीका देखें।

Q. पूरी तरह automate करके इंसान का check हटा सकते हैं? A. सुझाव नहीं देता। Rate, availability, cancellation policy की पुष्टि इंसान के हाथ रहे, यह शर्त है। इसे हटाया तो गलती सीधे customer तक पहुँचती है। समय की बचत सिर्फ़ “assembly और clean-up” तक रखना safe है।

आख़िर में

मैंने शुरुआत वाली “Jaipur 2 रात” वाली case को इसी flow में एक बार सच में चलाया। Requirement note से itinerary draft निकलने तक करीब 8 मिनट। Supplier से लिया official rate भरा, verification script से गुज़ारा, तो पहली बार hand-input की गलती से 2,000 रुपये का फ़र्क था, और सच में NG पर रुक गया। भेजने से पहले पकड़ में आ गया, यही सबसे बड़ी बात रही।

उसके बाद customer से “दूसरा दिन आराम वाला” revision आया, पर बदले हिस्से पर निशान लगवाने की वजह से, checking समेत 10 मिनट से कम में बदल पाया। कुल मिलाकर, जो हमेशा 2 घंटे का काम था, करीब 50 मिनट में हो गया। बची समय में heritage के एक छिपे spot का एक और plan जोड़ने की गुंजाइश तक बन गई।

मैंने तीन बातें परखीं: rate न भरवाने वाले नियम से झूठे numbers नहीं आते, verification से total की गलती भेजने से पहले रुकती है, और revision बिना re-work के लागू होता है। ये तीन साथ हों, तो travel agency का proposal बनाना बेफ़िक्र होकर सौंपा जा सकता है, यही अभी का मेरा अनुभव है। पहले एक, ऐसी inquiry पर आज़माएँ जो बिगड़ भी जाए तो डर न हो। पहली operation में अटकें तो Claude Code शुरू करने की गाइड से शुरू करना सबसे सीधा रास्ता है। अपनी team के लिए नियम तय करना हो, तो Training और consultation से मदद ले सकते हैं।