Gestoría laboral: borradores de reglamento interno y cartas de subvención con Claude Code

Un viernes por la tarde, un cliente me llama: “La semana que viene pasamos a tener 10 empleados, necesito el reglamento interno”. Miro el calendario y se me escapa un suspiro. Tengo varias plantillas de otras empresas a mano. Pero no puedo entregarlas tal cual. El redondeo del plus de nocturnidad, si hay horas extra fijas o no, los artículos más recientes de conciliación familiar. En cada empresa hay que tocar cosas distintas.

Una vez reutilicé la plantilla de otro cliente y se me olvidó cambiar los días de un permiso especial. Lo pillé en la doble revisión antes de entregar y no pasó nada, pero si llega a salir, es un problema de credibilidad. En una gestoría laboral te valoran por “cero erratas”, no por volumen. Por eso el trabajo mecánico de retocar plantillas era justo lo que más tiempo me comía.

Con las cartas para presentar subvenciones pasa lo mismo. Cuando recomiendo a un cliente una bonificación por contratación indefinida o una ayuda a la conciliación, escribo el texto desde cero cada vez. Pero la explicación de los requisitos es común a casi todas las empresas. Estar tecleando esa parte común una y otra vez me incomodaba desde hacía tiempo.

¿Y si delego ese “borrador” en Claude Code? Voy a contar, con honestidad, el procedimiento que probé en mi propia gestoría.

Puntos clave

El “borrador” del reglamento interno y de las cartas de subvención de una gestoría laboral se puede avanzar con Claude Code hasta un 70 % más o menos. El 30 % restante (la decisión final) lo hace el asesor laboral. Esa es la línea realista.
Si le pasas la plantilla más las notas de la entrevista con el cliente y le pides solo las diferencias, bajan las erratas. Hacerle “leer y corregir” material existente da menos accidentes que pedirle que escriba desde cero.
En las cartas de subvención, separa la explicación común de los requisitos del encaje concreto de cada empresa: así desaparece el tecleo repetido de cada vez.
Los datos personales del cliente (nombre, DNI, salario, datos de salud) se sustituyen por marcadores antes de pasarlos a la IA. Incluyo un pequeño script de verificación.
Los requisitos de la subvención y la redacción legal final siempre los comprueba una persona en la fuente original. La salida de la IA no se entrega tal cual.

A quién va dirigido y cómo es hoy el flujo de trabajo

Pienso en un asesor laboral que lleva entre 10 y 50 clientes en una gestoría pequeña, solo o con poco personal. El núcleo del trabajo es la nómina y los trámites de Seguridad Social, y entre medias se cuelan los reglamentos y las consultas sobre subvenciones. El equipo son una a tres personas, con un administrativo dedicado o quizá sin él.

El flujo para elaborar un reglamento interno, en el orden de siempre, es este.

Entrevista con el cliente (número de empleados, jornada, estructura salarial, permisos, si hay horas extra fijas).
Elegir una plantilla propia y sustituir los artículos según la entrevista.
Cuadrarlo con los acuerdos colectivos y el reglamento salarial propios.
Comprobar que no falta ninguna reforma legal.
Entregar al cliente y atender las peticiones de cambio.
Apoyar en el registro ante la autoridad laboral.

De todo esto, lo que come tiempo es el 2 y el 3. Cambias un artículo y la numeración de referencia de otro se descuadra. Tocas el reglamento salarial y hay que tocar también las citas en el reglamento interno. Ese “retoque en cadena” es la carga silenciosa de una gestoría laboral.

Los retrocesos y problemas más habituales

Estos son retrocesos que pasaron de verdad en mi gestoría. Seguro que a muchos les suenan.

El nombre de la empresa o de un departamento de la plantilla se queda a medias y el cliente lo detecta.
Se copia tal cual un artículo antiguo, anterior a una reforma (permisos de maternidad/paternidad, por ejemplo).
La empresa ha implantado horas extra fijas, pero el artículo del recargo sigue como el caso general.
En la carta de subvención se mezclan los requisitos del empresario beneficiario con los del trabajador objeto de ayuda.
Se confunde la fecha de cierre o el plazo de solicitud con la cifra de otra subvención distinta.

Ninguno es por “falta de conocimiento”, sino porque “en mitad del trabajo mecánico se rompió la atención”. Y aquí está justo lo que quiero delegar a la máquina (el borrador) para que la persona se concentre en decidir.

Qué delegar en la IA y qué decide siempre la persona

Voy a dejar la línea bien clara. Si esto queda difuso, te creerás la salida de la IA y tendrás un accidente.

Fase	Lo delego en Claude Code	Lo decide el asesor laboral
Borrador del reglamento	Sustituir la plantilla, unificar el estilo, ordenar las referencias	Qué régimen adoptar (decisión de política)
Reflejo de la norma	Plantear dudas tipo “¿este artículo está actualizado?”	Verificar el artículo en la fuente, juicio final de legalidad
Carta de subvención	Texto común de requisitos, borrador del encaje por empresa	Si cumple los requisitos, consejo sobre si solicitar
Datos personales	Dar formato a datos ya anonimizados	Dónde está la línea de qué se puede entregar

En una frase: “dejar el texto limpio y coherente” lo hace la IA; “si es legal o si se concede” lo hace la persona. Las subvenciones cambian de requisitos cada año y, si no se conceden, dañan directamente la confianza del cliente. Por eso aquí siempre va una persona a la fuente original.

Caso 1: crear el borrador del reglamento por diferencias

El truco es no pedirle que escriba desde cero, sino hacerle leer la plantilla existente y producir las “diferencias”. Antes dedicaba de 3 a 4 horas por empresa a retocar; con el borrador ya hecho, la verificación final incluida baja a una hora y media.

Esta es una plantilla de prompt lista para copiar y pegar. Sustituye los datos del cliente por marcadores antes de pegarlos.

Eres un asistente que ayuda a redactar reglamentos internos. No des asesoramiento legal; haz solo el borrador y la comprobación de coherencia.

# Entrada
- Plantilla existente: (pega aquí la plantilla. El nombre de la empresa anonimizado como [Empresa A])
- Condiciones del cliente actual:
  - Número de empleados: 10
  - Jornada: 8 horas/día, 40 horas/semana
  - Horas extra fijas: sí (20 horas/mes como plus de horas extra fijas)
  - Permisos especiales: solo por matrimonio o defunción
  - Otros: maternidad/paternidad y cuidados según la ley

# Tareas
1. Lista los artículos de la plantilla que contradigan las condiciones de arriba
2. Para cada artículo, pon la propuesta como "antes -> después"
3. Si falta alguna mención necesaria para implantar las horas extra fijas, señálalo
4. Saca todos los puntos donde quede el nombre propio de la empresa o departamento de la plantilla

# Formato de salida
- Sin tablas: usa una lista numerada con "nº de artículo / estado actual / propuesta / motivo"
- Al final, enumera 3 puntos que una persona debe verificar sí o sí

La clave es atarlo desde el principio con “no des asesoramiento legal”. Si no lo escribes, la IA te suelta en tono tajante “este régimen es ilegal”. El juicio es competencia del asesor, así que a la IA la dejo solo en plantear dudas.

Caso 2: separar la carta de subvención en parte común y parte concreta

Si divides la carta de subvención en dos capas, desaparece el tecleo repetido.

Capa común: resumen de la subvención, requisitos generales del empresario beneficiario, esquema del trámite.
Capa concreta: si ese cliente cumple los requisitos, qué debe hacer y antes de cuándo.

La capa común, una vez hecha, se reutiliza. Pidiendo solo la capa concreta por empresa, una carta que tardaba 30 minutos baja a entre 5 y 10. Aquí va la plantilla.

Eres un asistente que prepara borradores de cartas de subvención para el personal de una gestoría laboral.

# Premisa
- Subvención objetivo: bonificación por conversión a contrato indefinido
- Texto explicativo común (fijo):
  (pega aquí el resumen ya verificado por tu gestoría)

# Situación del cliente actual
- Sector: comercio minorista
- Empleados con contrato temporal: 3 (se prevé convertir a 2 en indefinidos)
- Reglamento interno en regla: sí
- Cobro indebido anterior: no

# Tareas
1. Usa el texto explicativo común tal cual
2. Para este cliente, separa "puntos que parecen cumplir" de "puntos que hay que verificar"
3. Redacta el borrador del correo para el cliente (educado pero no demasiado largo)
4. En todo lo que toque cifras (plazos, requisitos salariales) pon la etiqueta [POR VERIFICAR]

# Prohibido
- No afirmar que se concederá o que la solicitud saldrá adelante
- No inventar importes ni plazos que no estén en el texto común

Atándolo con “no afirmar” y “etiquetar las cifras con [POR VERIFICAR]”, la revisión previa a la entrega se vuelve mucho más ligera. Solo hay que ir a la fuente original con los puntos etiquetados.

Caso 3: avisar a varios clientes a la vez de una misma reforma legal

Cuando hay una reforma legal, aviso de golpe a los clientes afectados. Como la situación de cada empresa es distinta, no puedo mandar un texto idéntico. Aquí también puedo delegar a la IA la personalización por empresa.

Convertido en checklist, es más fácil de barrer.

¿Preparé el resumen común de la reforma?
¿Ordené el grado de impacto de cada empresa (alto/medio/bajo)?
¿Adjunté una propuesta concreta a las empresas de impacto “alto”?
¿Una persona revisó a ojo los nombres y cifras antes de enviar?
¿Verifiqué la fecha de entrada en vigor en la fuente original?

Los dos últimos los dejo siempre como trabajo de la persona.

Datos personales y seguridad

Una gestoría laboral maneja los datos personales más sensibles: nombre, DNI, salario, información de salud. Pasarlos tal cual a la IA hay que evitarlo. Lo que yo hago es el paso extra de “sustituir por marcadores antes de pasar”.

El script de abajo es un ejemplo de verificación que sustituye por marcadores los DNI con su patrón habitual y las etiquetas de nombre más comunes. Con Node.js funciona tal cual. No es una anonimización perfecta, sino un portero contra descuidos antes de pegar.

import { readFile, writeFile } from "node:fs/promises";

// Reglas de sustitución: añade las que necesite el formato de tu gestoría
function maskPersonalInfo(text) {
  return text
    // DNI español: 8 dígitos + letra
    .replace(/\b\d{8}[A-HJ-NP-TV-Z]\b/g, "[DNI ENMASCARADO]")
    // Nombre con etiqueta, como "Nombre: Juan Pérez"
    .replace(/(Nombre|Empleado|Trabajador)\s*[:：]\s*\S+/g, "$1: [NOMBRE ENMASCARADO]")
    // Importe, como "Salario: 280000"
    .replace(/(Salario|Sueldo|Nómina|Retribución)\s*[:：]\s*[\d.,]+/g, "$1: [IMPORTE ENMASCARADO]");
}

const inputPath = process.argv[2] ?? "input.txt";
const raw = await readFile(inputPath, "utf8");
const masked = maskPersonalInfo(raw);

// Por si acaso, comprobamos que no quede ningún DNI sin enmascarar
if (/\b\d{8}[A-HJ-NP-TV-Z]\b/.test(masked)) {
  console.error("Posible fallo de enmascarado. Revísalo a mano.");
  process.exit(1);
}

await writeFile("masked.txt", masked, "utf8");
console.log("Archivo enmascarado masked.txt generado. Revísalo a ojo antes de pasarlo a la IA.");

Ejecutarlo es solo esto.

node mask.mjs input.txt

Este script no es infalible. No cubre direcciones ni fechas de nacimiento, así que el último filtro es el ojo humano. Es solo “el último freno contra el accidente de pegar”. Para fijar la regla antes de pasar nada a la IA, conviene documentarla como norma de la gestoría tomando como base cómo escribir el CLAUDE.md.

Qué cambió antes y después (estimación rápida de ROI)

Las cifras son aproximaciones de mi gestoría.

Tarea	Antes	Después	Estimación mensual
Sustituir reglamento (1 empresa)	~3,5 horas	~1,5 horas	4 horas menos con 2 empresas/mes
Carta de subvención (1)	~30 min	~8 min	2 horas menos con 6 cartas/mes
Aviso masivo de reforma	medio día	~2 horas	2 horas menos por reforma

A grandes rasgos, entre 6 y 8 horas menos al mes. Si el precio/hora del asesor es de 30 euros, sale alrededor de 200 euros mensuales de margen. Lo más grande fue poder volcar ese tiempo liberado en consultas de mayor valor y en captar nuevos clientes.

Si te da reparo el manejo en sí, leer antes cómo empezar sin ser programador y la guía para empezar con Claude Code reduce los tropiezos.

Preguntas frecuentes

P. ¿Puedo entregar al cliente el reglamento que hizo la IA tal cual? R. No debes. El borrador es solo un anteproyecto. La legalidad de los artículos, el tope de las horas extra fijas y el reflejo de las reformas siempre los verifica el asesor laboral en la fuente original. La IA es “una herramienta para reducir erratas”, no quien decide.

P. ¿Puedo preguntarle a la IA si se concederá la subvención? R. No debes. Los requisitos cambian cada año y la interpretación es fina. Deja a la IA en el borrador y la organización de requisitos; el consejo sobre si cumple lo da el asesor. Por eso la plantilla la ata con “no afirmar”.

P. Me da reparo pasar los datos del cliente. R. Lo básico es anonimizar los datos sensibles antes de pasarlos. Intercala un portero como el script de enmascarado de este artículo y deja el último filtro al ojo humano. Si fijas como gestoría “el rango de información que se puede entregar”, no varía entre el personal.

P. Me da pereza escribir el prompt cada vez. R. Lo cómodo es guardar las plantillas frecuentes en un archivo de texto y cambiar solo la parte variable. Si quieres afinar la precisión del prompt, te sirve el diseño avanzado de prompts.

P. ¿Funciona también en una gestoría pequeña? R. Más bien cuanto más pequeña, mejor. Como la proporción de tiempo en trabajo mecánico es mayor, el tiempo que libera automatizar el borrador también es proporcionalmente mayor. Los pequeños ahorros del día a día los recojo en los trucos de productividad.

El contenido del régimen de subvenciones en sí compruébalo siempre en la fuente original, como el portal de empleo del Gobierno de España (SEPE), con la información más reciente.

Si como empresa quieres revisar el sistema de reglamentos o la gestión de subvenciones, en formación y consultoría podemos diseñar juntos un enfoque a medida del trabajo de tu gestoría.

Lo que pasó al probarlo de verdad

En mi propia gestoría probé este procedimiento con un reglamento interno de una empresa y tres cartas de subvención. Quería comprobar si “de verdad bajan las erratas”.

Con el reglamento, al hacerle leer la plantilla y sacar las diferencias, me localizó limpiamente cuatro restos de nombres propios. Son justo los puntos que a mano se me escapaban casi siempre. En cambio, con el artículo de las horas extra fijas, la IA dejó el recargo del caso general y escribió “esto hay que verificarlo”. Es decir, me devolvió a mí la decisión: como línea de reparto, el comportamiento fue correcto.

Las cartas de subvención: una vez hecha la capa común, el borrador de la capa concreta salía en unos minutos. Solo había que verificar en la fuente original las cifras con etiqueta [POR VERIFICAR], y la carga de la revisión previa bajó claramente.

Y al revés, lo que quedó claro es que si la entrevista es descuidada, el borrador también lo es. La IA no crea más de lo que entra. Al final, donde se luce una gestoría laboral es en la entrevista que saca bien las condiciones del cliente. Como delegué el borrador en la máquina, ahora puedo dedicarle tiempo a esa conversación.