Draf Surat Penjelasan Akta dan Update Progres Notaris/PPAT dengan Claude Code

Jumat sore, setelah menuntaskan tiga penandatanganan akta dan kembali ke kantor, di meja saya tertempel catatan dari staf: “Update progres ke klien belum dikirim.”

Ini cerita yang saya dengar dari seorang teman notaris/PPAT. Mengabari klien balik nama waris, “berkas sudah masuk ke BPN, perkiraan selesai dua minggu lagi”, cuma satu pesan. Tapi di musim ramai, hal sekecil ini selalu tertunda. Klien yang tidak dikabari lalu menelepon, “bagaimana progresnya?”, dan menangani telepon itu menghabiskan waktu lagi. Padahal isi pesannya bisa ditulis dalam lima menit, tapi waktu untuk menulisnya yang tidak ada.

Lebih dari itu, setiap kali ditulis dari nol. Penjelasan balik nama, penjelasan pemasangan hak tanggungan, catatan penting penolakan waris. Isinya kurang lebih sama, tapi karena tiap perkara syaratnya sedikit berbeda, harus cari email lama, copy, ganti tanggal dan nama. Pekerjaan kecil yang diam-diam memberatkan.

Justru “tulisan yang isinya hampir sama tapi selalu ditulis tangan” inilah pekerjaan yang paling cocok didraf oleh AI generatif. Hari ini saya akan membahas cara menerapkannya ke alur kerja kantor dengan Claude Code.

Poin penting

• Dari semua dokumen kantor notaris/PPAT, “surat penjelasan akta” dan “update progres ke klien” punya pola yang baku, jadi paling cocok untuk didraf AI.
• Yang diserahkan ke AI hanya sampai draf. Penilaian boleh-tidaknya pendaftaran, nasihat hukum, dan cek akhir tetap dilakukan notaris/PPAT sendiri. Garis ini ditarik di awal.
• Disediakan template prompt siap pakai dan skrip verifikasi yang membaca catatan perkara lalu membuat draf surat sekaligus untuk banyak perkara.
• Demi melindungi data pribadi, nama, alamat, dan nomor sertifikat asli diserahkan dalam bentuk disamarkan. Aturan ini ditetapkan paling awal.
• Jika pembuatan satu tulisan bisa dipangkas dari 15 menit ke 3 menit, dengan 100 perkara per bulan, sekitar 20 jam bisa dihemat.

Pertama, ini untuk siapa

Artikel ini berguna untuk kantor notaris/PPAT seperti ini.

Satu sampai tiga notaris/PPAT, beberapa staf. Sehari-hari menangani balik nama waris, peralihan hak karena jual beli tanah, perubahan pengurus atau pendirian PT, serta roya (pencoretan hak tanggungan). Sering keluar untuk penandatanganan atau pertemuan, sehingga penulisan dokumen dikerjakan malam atau pagi buta secara terkumpul. Staf membuat draf lalu notaris mengoreksi, tapi di musim sibuk drafnya pun tak terkejar.

Artinya, masalahnya bukan kemampuan menulis yang kurang, melainkan waktu menulis dan “pemborosan membuat hal serupa dari nol setiap kali”. Kalau ini cocok dengan kondisi Anda, langkah-langkah berikut bisa langsung dicoba di lapangan.

Bagi yang baru pertama menyentuh Claude Code, baca dulu Pengantar Claude Code untuk non-engineer supaya langkah di artikel ini lebih mudah dipahami.

Membongkar alur dokumen kantor notaris/PPAT

Mari urutkan dokumen perkara pendaftaran dari permintaan sampai selesai.

1. Saat menerima kuasa: wawancara isi permintaan dan menyerahkan panduan dokumen yang dibutuhkan.
2. Mulai mengerjakan: membuat estimasi biaya dan surat keterangan isi pekerjaan.
3. Sebelum pendaftaran: mengabari klien “berkas akan didaftarkan” dan “perkiraan selesai kapan”.
4. Setelah pendaftaran: memberi kabar antara jika status proses di BPN berubah.
5. Selesai: laporan selesai dan panduan serah terima sertifikat serta dokumen pendukung.

Dari semua ini, yang selalu ditulis dengan pola hampir sama adalah nomor 2 keterangan pekerjaan, nomor 3 dan 4 update progres, serta nomor 5 laporan selesai. Bagian yang butuh penilaian hukum (apakah pendaftaran lolos, dokumen apa saja, berapa BPHTB/bea baliknya) tidak bisa diserahkan ke AI, tapi proses “menuliskan dengan bahasa yang dimengerti klien” setelah penilaian selesai adalah keahlian AI.

Memisahkan bagian ini adalah langkah pertama. Begitu Anda menetapkan “penilaian oleh Anda, penulisan rapi oleh AI”, kecelakaan jadi sulit terjadi.

Use case 1: Menulis ulang penjelasan akta untuk klien

Istilah yang biasa di kepala notaris/PPAT seperti “peralihan hak milik” atau “pemasangan hak tanggungan” adalah kata yang pertama kali didengar klien. Kalau surat keterangan diserahkan dengan istilah teknis apa adanya, pertanyaan “ini maksudnya apa ya?” jadi bertambah.

Mintalah AI mengubahnya menjadi bahasa Indonesia yang bisa dibaca klien tanpa menghilangkan isi teknisnya.

Kesalahan yang sering terjadi: Saat staf membuat surat penjelasan, ia menyalin teks perkara lain dan, padahal sedang menjelaskan hak tanggungan, salah menulis “hak milik”. Notaris menyadari lalu mengoreksi. Bolak-balik ini terjadi setiap kali.

Setelah diterapkan: Anda menyerahkan hanya syaratnya dalam poin-poin, lalu AI membentuknya menjadi surat penjelasan. Karena nama dan angka yang rawan keliru hanya ada di poin-poin yang Anda berikan, kesalahan salin-tempel jadi sulit terjadi.

Tabel di bawah adalah garis batas antara bagian yang diserahkan ke AI dan bagian yang dinilai manusia.

Proses	Diserahkan ke AI	Dinilai notaris/PPAT
Menentukan jenis pendaftaran	tidak	ya
Memastikan dokumen yang dibutuhkan	tidak	ya
Menghitung BPHTB/bea balik nama	tidak	ya
Menuliskan surat penjelasan	ya	cek akhir
Menyederhanakan istilah teknis	ya	cek akhir
Menyesuaikan nada untuk klien	ya	cek akhir

Use case 2: Membuat update progres sekaligus dari catatan perkara

Update progres punya pola yang baku. “Punya siapa”, “pendaftaran apa”, “sekarang di tahap mana”, “perkiraan selesai kapan”. Isi keempat hal ini saja, jadilah suratnya.

Catatan perkara disimpan dalam bentuk seperti ini.

Nama: Tuan A
Jenis pendaftaran: Peralihan hak milik karena waris
Tahap: Sudah didaftarkan ke BPN
Tanggal daftar: 2026-06-05
Perkiraan selesai: 2026-06-19
Catatan: Setelah selesai, metode serah terima sertifikat perlu dibicarakan

Saat ini diserahkan ke AI, draf surat yang bisa dikirim ke klien akan kembali. Jika beberapa perkara dimasukkan sekaligus, dalam 30 menit di sore hari draf semua perkara sudah siap. Tinggal Anda baca lalu kirim.

Patokan ROI: Menulis satu surat dengan tangan, termasuk waktu mencari email lama, butuh 15 menit. Kalau draf diserahkan ke AI dan Anda tinggal mengecek, jadi 3 menit. Selisihnya 12 menit. Kantor yang mengirim 100 surat per bulan: 100 surat x 12 menit = 1.200 menit, sekitar 20 jam terhemat. Jika tarif notaris/PPAT diandaikan Rp 500.000 per jam, itu setara Rp 10 juta per bulan dalam bentuk waktu.

Angkanya berubah menurut skala kantor, tapi arahnya tetap: “makin banyak tulisan yang ditulis tangan tiap kali, makin terasa manfaatnya”.

Use case 3: Membuat template laporan selesai dan panduan serah terima

Setelah pendaftaran selesai, dikeluarkan laporan dan panduan serah terima sertifikat. Bagian ini, kalau keliru, langsung menyangkut kepercayaan, jadi membuat teks bakunya dengan rapi sangat berharga.

Dengan menyiapkan checklist, kelolosan saat mengecek draf AI jadi berkurang.

• Jenis pendaftaran yang selesai sudah benar?
• Tanggal selesai pendaftaran sudah dimasukkan?
• Nama dokumen yang diserahkan sudah akurat (sertifikat, surat keterangan, dll)?
• Metode serah terima (datang ke kantor, pos, data) sudah sesuai keinginan klien?
• Peringatan menjaga sertifikat (jangan ditunjukkan ke orang lain, jangan difotokopi) sudah ditulis?
• Hal yang harus klien lakukan berikutnya sudah ditulis jelas?

Checklist ini, jika ditulis langsung ke CLAUDE.md yang muncul nanti, AI akan mengeceknya sendiri di tahap draf. Mekanisme mengajarkan aturan proyek ke AI saya rangkum di Cara menulis CLAUDE.md.

Template prompt siap pakai

Pertama, prompt dasar yang bisa dipakai untuk surat penjelasan maupun surat update. Tempel langsung ke chat Claude Code, lalu ganti bagian info perkara.

Anda adalah asisten yang membantu pembuatan dokumen kantor notaris/PPAT.
Patuhi aturan berikut dan buat draf surat update untuk dikirim ke klien.

# Aturan
- Anggap klien bukan ahli hukum; istilah teknis dijelaskan dalam kurung saat pertama muncul
- Jangan beri nasihat hukum yang memvonis. Cukup laporkan fakta dan panduan langkah berikutnya
- Angka, tanggal, dan nama hanya pakai yang ada di info perkara di bawah. Jangan menebak
- Jika ada informasi yang kurang, jangan di badan teks, tapi cantumkan di akhir sebagai poin "Hal yang perlu dikonfirmasi"

# Info perkara
Nama: Tuan A
Jenis pendaftaran: Peralihan hak milik karena waris
Tahap: Sudah didaftarkan ke BPN
Tanggal daftar: 2026-06-05
Perkiraan selesai: 2026-06-19

# Output
Subjek dan badan surat, dalam bahasa sopan yang siap kirim. Tanpa tanda tangan.

Kuncinya dua baris: “Jangan menebak” dan “yang kurang dimunculkan di hal yang perlu dikonfirmasi”. Dengan ini, kecelakaan AI mengarang tanggal atau angka sendiri bisa dicegah. Cara menyusun prompt lebih rinci bisa dilihat di Prompt engineering lanjutan.

Skrip verifikasi: draf surat sekaligus dari catatan perkara

Kalau perkaranya banyak, menempel satu per satu ke chat itu merepotkan. Saya taruh skrip yang membaca file kumpulan perkara lalu menyusun prompt draf untuk semua perkara di sisi Claude Code. Cukup ada Node.js, skrip ini jalan.

Simpan perkara di cases.json. Triknya, nama dan alamat asli jangan dimasukkan, samarkan (alasannya ditulis di bab berikut).

[
  {
    "name": "Tuan A",
    "type": "Peralihan hak milik karena waris",
    "stage": "Sudah didaftarkan ke BPN",
    "appliedOn": "2026-06-05",
    "doneBy": "2026-06-19"
  },
  {
    "name": "Tuan B",
    "type": "Roya (pencoretan hak tanggungan)",
    "stage": "Dokumen sudah diterima, sedang menyiapkan pendaftaran",
    "appliedOn": "",
    "doneBy": "2026-06-12"
  }
]

Skrip di bawah membaca tiap perkara dan menuliskan “prompt yang langsung bisa ditempel ke Claude Code” per perkara. Pembuatan teksnya diserahkan ke Claude Code, sedangkan skrip fokus pada persiapan saja. Pembagian peran begini.

import { readFile, writeFile, mkdir } from "node:fs/promises";

const cases = JSON.parse(await readFile(new URL("./cases.json", import.meta.url), "utf8"));

// Dari info satu perkara, susun prompt siap tempel
function buildPrompt(c) {
  const lines = [
    "Anda adalah asisten yang membantu pembuatan dokumen kantor notaris/PPAT.",
    "Anggap klien bukan ahli; buat draf update progres yang sopan.",
    "Angka, tanggal, dan nama hanya pakai yang ada di info perkara di bawah; jangan menebak.",
    "Informasi yang kurang cantumkan di akhir sebagai poin 'Hal yang perlu dikonfirmasi'.",
    "",
    "# Info perkara",
    `Nama: ${c.name}`,
    `Jenis pendaftaran: ${c.type}`,
    `Tahap: ${c.stage}`,
    `Tanggal daftar: ${c.appliedOn || "(belum diisi)"}`,
    `Perkiraan selesai: ${c.doneBy || "(belum diisi)"}`,
  ];
  return lines.join("\n");
}

await mkdir(new URL("./out/", import.meta.url), { recursive: true });

let index = 1;
for (const c of cases) {
  const prompt = buildPrompt(c);
  const file = new URL(`./out/case-${index}.txt`, import.meta.url);
  await writeFile(file, prompt, "utf8");
  console.log(`case-${index}.txt sudah ditulis (${c.type})`);
  index += 1;
}

console.log(`Total ${cases.length} prompt draf sudah disiapkan di folder out.`);

Menjalankannya cukup ini.

node build-prompts.mjs

Di folder out akan terbentuk teks per perkara, lalu serahkan satu per satu ke Claude Code untuk mendapatkan draf semua perkara. Kalau sudah terbiasa, bisa diperluas dengan meminta Claude Code membaca file ini langsung: “ubah semua isi out menjadi surat update”. Kalau masih ragu dengan operasi dasar, amankan dulu Panduan memulai Claude Code.

Garis batas data pribadi dan keamanan

Ini bagian yang paling perlu dijaga sebagai kantor notaris/PPAT, jadi saya tulis tersendiri.

Informasi yang ditangani notaris/PPAT, seperti nama, alamat, tanggal lahir, nomor objek pajak tanah, dan nomor sertifikat, semua adalah hal yang kalau bocor tak bisa ditarik kembali. Mengirim ini apa adanya ke layanan AI eksternal sebaiknya dihindari.

Operasi yang saya sarankan ke teman saya itu sederhana. Informasi spesifik yang asli disamarkan sebelum diserahkan ke AI. Nama jadi “Tuan A”, alamat jadi “Kota XX, Kelurahan XX”, nomor sertifikat sama sekali tidak diserahkan. AI dibuat menyusun “pola”-nya, dan penyisipan informasi spesifik dilakukan oleh orang di dalam kantor. Itulah sebabnya pada skrip tadi nama perkaranya saya buat Tuan A.

Selain itu, tiga hal berikut ditulis sebagai aturan kantor.

• Password atau nomor sertifikat sama sekali tidak ditulis, baik ke AI maupun ke file draf.
• Tanpa persetujuan klien, informasi spesifik perkara tidak dikirim ke layanan eksternal.
• Draf yang dihasilkan selalu dibaca notaris/PPAT sebelum dikirim.

Dengan operasi ini, yang sampai ke AI hanya “pola update progres peralihan hak milik karena waris”, dan siapa pemilik perkaranya tidak keluar dari kantor. Kewajiban menjaga rahasia dan pemanfaatan AI bisa berjalan bersama lewat garis batas ini.

Batas yang diserahkan ke AI, dan batas yang harus dinilai manusia

Diringkas dalam satu kalimat, garisnya seperti ini.

• Diserahkan ke AI: draf tulisan, penyederhanaan istilah teknis, penyesuaian nada, persiapan banyak perkara.
• Dinilai manusia: boleh-tidaknya pendaftaran lolos, dokumen dan jumlah pajak, nasihat hukum, penyisipan informasi spesifik, cek akhir sebelum kirim.

Kalau garis ini ditarik di awal, kecelakaan terburuk berupa “AI membuat penilaian hukum keliru dan tersampaikan ke klien” secara struktur tidak akan terjadi. AI adalah juru tulis rapi, penilaian oleh notaris/PPAT. Jangan rusak pembagian peran ini.

Kalau ingin pemakaian sehari-hari lebih efisien, silakan baca juga Teknik meningkatkan produktivitas Claude Code.

Pertanyaan umum

T. Apakah AI tidak akan salah soal hukum lalu menyampaikan hal keliru ke klien? J. Kekhawatiran itu tepat. Karena itu artikel ini dirancang agar AI tidak menilai boleh-tidaknya pendaftaran atau jumlah pajak, dan hanya menuliskan teks setelah penilaian selesai. Masukkan “jangan menebak” ke prompt, dan selalu baca manusia sebelum kirim. Jaga dua hal ini, AI tidak akan membuat penilaian hukum sendiri.

T. Apakah aman memasukkan data pribadi klien ke AI? J. Hindari memasukkannya apa adanya. Seperti di artikel ini, nama jadi “Tuan A”, alamat disamarkan, nomor sertifikat sama sekali tidak diserahkan. AI hanya dibuat menyusun pola tulisan, penyisipan informasi spesifik dilakukan di dalam kantor.

T. Apakah bisa dipakai meski tidak mahir komputer atau pemrograman? J. Kalau hanya draf surat penjelasan atau update, cukup menempel prompt ke chat. Skrip di artikel ini untuk tahap “ingin memproses banyak perkara sekaligus”, jadi mulailah mencoba satu per satu di chat dulu, lalu lanjut ke otomatisasi setelah terbiasa.

T. Apakah teks yang keluar boleh langsung dikirim? J. Tidak boleh. Output AI hanyalah draf. Pastikan tanggal, jumlah, dan nama dokumen sesuai perkara, serta jenis pendaftaran sudah benar, dicek notaris/PPAT sebelum dikirim. Untuk mengurangi repotnya pengecekan, pakai checklist di artikel ini.

T. Di mana bisa mengecek informasi resmi? J. Untuk prosedur pendaftaran tanah, halaman resmi Kementerian ATR/BPN adalah sumber primer. Apakah draf AI sesuai dengan alur prosedur, dinilai notaris/PPAT berdasarkan informasi resmi seperti ini.

Hasil yang saya coba sendiri

Saya bukan notaris/PPAT, jadi dengan bantuan kantor teman, saya coba mendraf 10 update progres balik nama waris dari catatan perkara yang sudah disamarkan.

Hasilnya jelas. Kualitas tulisannya kurang lebih sama dengan yang dibuat staf dari menyalin email lama. Yang beda adalah waktu: dari menyiapkan catatan 10 perkara sampai draf semua siap, termasuk pekerjaan menempel ke chat, sekitar 15 menit. Kalau ditulis tangan dengan asumsi 15 menit per perkara, itu butuh 150 menit.

Yang menarik, “informasi yang kurang dimunculkan di hal yang perlu dikonfirmasi” yang saya masukkan ke prompt benar-benar berfungsi. Untuk perkara yang perkiraan selesainya kosong, AI tidak memasukkan tanggal seenaknya ke badan teks, tapi menulis di akhir “mohon konfirmasi tanggal perkiraan selesai”. Begini, notaris/PPAT jadi sulit melewatkannya.

Sebaliknya, saat mencoba tanpa menetapkan aturan penyamaran di awal, saya hampir menempel nomor objek tanah asli dan jadi keringat dingin. Karena itu, saya sangat menyarankan menaruh “informasi spesifik disamarkan” di urutan paling atas operasi.

Kalau sudah sampai tahap ingin menerapkannya serius di tingkat kantor, dan menyelaraskan cara pakai sampai ke staf, di pelatihan dan konsultasi penerapan kita bisa merancang bersama susunan yang pas dengan alur kantor Anda. Bagi yang ingin coba sendiri dulu, materi gratis saya taruh di sini.