Apotheke: Beratungsnotizen und Bestellungen mit Claude Code schneller erledigen

Spätnachmittag in der Apotheke. Als die Rezeptwelle abgeebbt war, lagen vor mir noch rund zehn Notizzettel und Klebezettel.

“Diese Patientin vergisst morgens oft ihre Blutdrucktablette.” “Patient unter Marcumar, über Vitamin-K-haltige Lebensmittel gesprochen, beim nächsten Mal nachfragen.” Hingekritzelte Beratungsnotizen. Diese ins Patientenprofil sauber zu übertragen, war nach Ladenschluss meine übliche Aufgabe.

Das Lästige war weder die unleserliche Schrift noch die Menge. Mit müdem Kopf abzuschreiben heißt, sich zu verschreiben. Einmal hatte ich versehentlich die Notiz eines anderen Patienten ins falsche Profil eingetragen und bekam einen Schreck. Zum Glück fiel es mir vor der Abgabe auf. Seither denke ich: Gerade stumpfe Routinearbeit soll die Maschine vorbereiten.

Genau das habe ich mit Claude Code ausprobiert. Die KI bereitet die Kritzelei auf und zieht aus der Inventurliste Bestellkandidaten heraus. Die Endkontrolle mache ich. Seit dieser Aufteilung ist die Büroarbeit nach Ladenschluss deutlich leichter geworden. Heute fasse ich zusammen, wie man das anstellt, und zwar so, dass Apotheker und Apothekenpersonal es ab heute nachmachen können.

Das Wichtigste in Kürze

• Claude Code ist ein Werkzeug, das “Dateien aus Text” mit Anweisungen in normaler Sprache aufbereitet. Es eignet sich für Vorarbeit wie das Reinschreiben von Beratungsnotizen, das Ordnen von Bestandslisten und das Herausziehen von Bestellkandidaten.
• Überlassen Sie der KI nur “Formatieren, Sortieren, Extrahieren”. Die pharmazeutische Bewertung, die Prüfung von Wechselwirkungen und die endgültige Entscheidung über die Bestellmenge trifft immer der Apotheker selbst.
• Geben Sie personenbezogene Daten niemals direkt weiter. Legen Sie von Anfang an fest: Patientennamen durch Kürzel ersetzen und nur in einer geschlossenen, internen Umgebung arbeiten.
• Ich liefere eine Prompt-Vorlage und ein Prüfskript. Sie kopieren beides und passen es nur an das Formular Ihrer Apotheke an, dann läuft es.
• Gefühlt sparen das Reinschreiben von Notizen und das Erstellen der Bestellliste pro Tag 30 bis 60 Minuten Büroarbeit.

Wo in der Apotheke die Zeit zerrinnt

Zuerst zur Zielgruppe. Dieser Artikel hilft an einem Arbeitsplatz wie diesem:

• Eine Apotheke mit 2 bis 4 Apothekern, die täglich 40 bis 120 Rezepte abwickelt
• Patientenprofile und Lagerverwaltung werden zwischen Apothekern und Apothekenpersonal aufgeteilt
• Warenwirtschaft und Profilsystem sind vorhanden, aber “Notizen reinschreiben” und “Inventur auszählen” bleiben Handarbeit

Stellt man den Apothekenalltag als Ablauf dar, wird sichtbar, wo Zeit zerrinnt.

Schritt	Hauptaufgabe	Wo Nacharbeit entsteht
Annahme/Rezeptprüfung	Rezept prüfen, Rückfrage beim Arzt	Notizen für das spätere Profil
Zubereitung/Kontrolle	Kommissionieren, Vier-Augen-Prüfung	Lücke fällt erst kurz vor Abgabe auf
Abgabe/Beratung	Patientengespräch, mündliche Bestätigung	Zwischenlagern der Kritzelnotizen
Profileintrag	Notizen ins Profil reinschreiben	Schrift entziffern, Patient verwechseln
Lager/Bestellung	Inventur, Bestellmenge festlegen	Übertragungsfehler in Excel, vergessene Bestellung

Besonders viel Zeit fressen die letzten beiden: “Profileintrag” und “Lager/Bestellung”. Bei beiden ist nur ein Teil echte Denkarbeit, der Rest ist Übertragen, Formatieren und Sortieren, also stumpfe Routine. Hier kommt Claude Code ins Spiel.

Wer Claude Code noch gar nicht kennt, liest am besten zuerst Claude Code für Nicht-Techniker und den Claude Code Einstiegsleitfaden. Danach gehen die folgenden Schritte leicht von der Hand.

Anwendungsfall 1: Hingekritzelte Beratungsnotizen ins Profilformat bringen

Was Sie im Gespräch bestätigt haben, schreiben Sie stichpunktartig hin und geben es an Claude Code, das es ins Profilformat bringt. Lässt man nach dem SOAP-Schema ordnen (S = Schilderung des Patienten, O = objektiver Befund, A = Beurteilung, P = Plan), geht das Reinschreiben spürbar schneller.

Der wichtigste Trick beim Auftrag: den Patientennamen nicht weitergeben. Notieren Sie schon beim Kritzeln “Patient A”, “Patient B” als Kürzel.

So sieht eine Beispielnotiz aus, die reingeschrieben werden soll:

Patient A, Frau, 60er
Amlodipin 5 mg, fortsetzen
Vergisst morgens oft, eigene Angabe: vor der Arbeit hektisch
Medikamentenwochenbox vorgeschlagen -> beim naechsten Mal Reaktion pruefen
Blutdruck, Heimmessung, oben um 140

Diese Prompt-Vorlage hängen Sie an die Notiz. Sie fügen unter ---ab hier--- einfach Ihre eigene Notiz ein, dann läuft es.

Du bist ein Assistent, der beim Eintrag in das Apotheken-Patientenprofil hilft.
Bringe die folgende hingekritzelte Notiz in einen Profilentwurf nach dem SOAP-Schema.

Regeln:
- Ordne den vier Ueberschriften S/O/A/P zu. Unklare Angaben in A einsortieren und am Ende "(zu pruefen)" anhaengen.
- Erfinde keine Angaben, die nicht in der Notiz stehen. Keine pharmazeutische Bewertung oder Empfehlung ergaenzen.
- Personenbezogene Daten wie Name, Geburtsdatum oder Telefonnummer durch "[personenbezogen]" schwaerzen.
- Liste zum Schluss bis zu drei "Punkte, die der Apotheker pruefen sollte" auf.

---ab hier---
(hier die hingekritzelte Notiz einfuegen)

Wichtig ist, “Erfinde keine Angaben, die nicht in der Notiz stehen” ausdrücklich hinzuschreiben. Ohne diesen Satz ergänzt die KI aus Hilfsbereitschaft Allgemeinplätze wie “ein Zielwert unter 130 wäre wünschenswert”. Das Profil ist eine Aufzeichnung von Tatsachen, ungefragte Ergänzungen stören dort nur.

Den fertigen Entwurf liest der Apotheker, ergänzt die pharmazeutische Bewertung in eigenen Worten und überträgt ihn dann ins Profilsystem. Diese Grenze “Vorarbeit macht die KI, die Entscheidung der Mensch” darf nicht verwischen.

Anwendungsfall 2: Aus der Inventurliste nur die Bestellkandidaten herausziehen

Das Mühsame an der Lagerverwaltung ist, die Inventurzahlen anzustarren und per Auge herauszufinden, was knapp wird. Das erledigt Claude Code schnell.

Bereiten Sie eine Inventur-CSV (Bestandsliste) vor. Sie enthält keinerlei Patientendaten und ist deshalb beim Datenschutz unkritisch und gut handhabbar.

Arzneimittel,Staerke,Bestand,Tagesverbrauch,Meldebestand,Hersteller
Amlodipin Schmelztablette,5 mg,180,22,150,Hersteller A
Ibuprofen Tablette,600 mg,95,40,200,Hersteller B
Pantoprazol Tablette,40 mg,420,18,150,Hersteller C
Magnesiumoxid Tablette,330 mg,60,35,150,Hersteller D

Diese Prompt-Vorlage legen Sie der CSV bei.

Du bist ein Assistent, der bei der Lagerverwaltung der Apotheke hilft.
Lies die folgende CSV-Bestandsliste und gib die Bestellkandidaten als Tabelle aus.

Regeln zur Beurteilung:
- Berechne "Bestand / Tagesverbrauch" als verbleibende Tage, mit einer Nachkommastelle.
- Markiere Positionen unter dem Meldebestand mit "bestellen", Positionen mit weniger als 5 verbleibenden Tagen mit "dringend".
- Sortiere nach verbleibenden Tagen, vom kuerzesten zuerst.
- Berechne keine empfohlene Bestellmenge. Die endgueltige Menge legt der Apotheker fest, liefere nur die Entscheidungsgrundlage.

Gib nur die Tabelle "Arzneimittel / Staerke / Verbleibende Tage / Status / Hersteller" aus.

Auch hier weise ich ausdrücklich an: “Berechne keine empfohlene Bestellmenge.” Die Bestellmenge ändert sich durch Lieferzeit, Mindestbestellmenge, Aktionen und Saison. Lässt man die KI Zahlen ausspucken, verselbstständigt sich eine “plausibel aussehende, aber praxisferne Zahl”. Die KI extrahiert und sortiert die Kandidaten, die Entscheidung trifft der Mensch. Daran halten wir uns.

Anwendungsfall 3: Lücken in der Bestellliste mit einem Prüfskript maschinell kontrollieren

Die von der KI aufbereiteten Bestellkandidaten prüfe ich zum Schluss mit einem Programm gegen. Verlässt man sich nur auf das menschliche Auge, übersieht man an einem hektischen Tag garantiert etwas.

Das folgende Skript liest die Inventur-CSV ein und filtert maschinell die Positionen unter dem Meldebestand heraus. Es läuft mit Node.js. Zweck ist, es gegen die KI-Ausgabe abzugleichen und zu prüfen, ob nichts durchgerutscht ist.

// check-stock.mjs : zieht aus der Inventur-CSV die zu bestellenden Positionen maschinell heraus
import { readFile } from "node:fs/promises";

const csv = await readFile("./stock.csv", "utf8");
const [header, ...rows] = csv.trim().split(/\r?\n/);
const cols = header.split(",");

const idx = (name) => cols.indexOf(name);
const iName = idx("Arzneimittel");
const iStock = idx("Bestand");
const iUse = idx("Tagesverbrauch");
const iPoint = idx("Meldebestand");

const alerts = [];
for (const line of rows) {
  const c = line.split(",");
  const name = c[iName];
  const stock = Number(c[iStock]);
  const use = Number(c[iUse]);
  const point = Number(c[iPoint]);

  // Zeilen mit kaputten Zahlen nicht still ueberspringen, sondern warnen (Ziel: Uebertragungsfehler finden)
  if ([stock, use, point].some((n) => Number.isNaN(n))) {
    alerts.push(`${name}: Zahl nicht lesbar. Bitte CSV pruefen`);
    continue;
  }

  const daysLeft = use > 0 ? (stock / use).toFixed(1) : "unbegrenzt";
  if (stock < point) {
    const urgent = use > 0 && stock / use < 5 ? "[DRINGEND]" : "[BESTELLEN]";
    alerts.push(`${urgent} ${name}: Bestand ${stock} / noch ${daysLeft} Tage`);
  }
}

if (alerts.length === 0) {
  console.log("Keine Position unter dem Meldebestand.");
} else {
  console.log("Zu pruefende Positionen fuer die Bestellung:");
  alerts.forEach((a) => console.log(" - " + a));
}

Legen Sie die Inventur-CSV unter dem Namen stock.csv in denselben Ordner und führen Sie das Skript so aus:

node check-stock.mjs

Der Wert dieses Skripts liegt nicht in der Rechengeschwindigkeit. Er liegt darin, dass es Zeilen mit kaputten Zahlen nicht stillschweigend überspringt, sondern eine Warnung ausgibt. Übertragungsfehler bei der Stellenzahl des Bestands passieren in der Praxis häufig, und damit fängt die Maschine eine Zeile ab, in der aus “12” ein “1200” geworden ist. Ein zweistufiges Vorgehen schafft Sicherheit: Nur was sowohl im KI-Entwurf als auch in der Skript-Ausgabe übereinstimmt, kommt auf die Bestellliste.

Wenn Sie das Skript an das Formular Ihrer Apotheke anpassen wollen, helfen Fortgeschrittenes Prompt-Engineering und Produktivitätstricks weiter.

Was die KI übernimmt und was der Mensch entscheidet

Hier die Grenze als Übersicht. Legen Sie das vorab fest, dann zögern Sie im Alltag nicht.

Aufgabe	Darf Claude Code übernehmen	Entscheidet immer der Mensch (Apotheker)
Beratungsnotiz	Formatieren, in SOAP sortieren	Pharmazeutische Bewertung, Beratungsplan
Wechselwirkung/Kombination	Vermutlich betroffene Punkte auflisten	Beurteilung der Wechselwirkung, ob Rückfrage nötig
Bestandsliste	Verbleibende Tage berechnen, Kandidaten ziehen	Bestellmenge, Lieferant, Zeitpunkt festlegen
Schriftstücke	Entwurf von Aushang oder Hinweis	Verantwortung für den Text, ob er ausgehängt wird

Das Kriterium im Zweifel ist einfach: Alles, was bei einem Fehler die Patientensicherheit berührt, macht der Mensch. Der KI überlassen Sie nur, was Sie bei einem Fehler durch einen Blick in die Originaldaten bemerken, also Formatieren, Sortieren, Extrahieren. Halten Sie diese eine Linie ein, wird die KI zu einem sicheren Helfer im Hintergrund.

Datenschutz und Sicherheit: was unverzichtbar ist

Eine Apotheke ist ein Hort besonders schützenswerter Daten. Hier darf man ruhig übervorsichtig sein.

• Geben Sie keine Daten weiter, mit denen sich ein Patient identifizieren lässt. Name, Geburtsdatum, Versichertennummer und Telefonnummer ersetzen Sie schon beim Notieren durch “Patient A” oder “[personenbezogen]”. Nach dem Aufbereiten setzt der Mensch die echten Namen wieder ein.
• Klären Sie, wie die Eingabedaten behandelt werden. Für den geschäftlichen Einsatz wählen Sie eine Vertragsform und Einstellung, bei der die Eingaben nicht zum Training des Modells genutzt werden. Prüfen Sie vor dem privaten Ausprobieren unbedingt die internen Regeln und die Nutzungsbedingungen. Im Zweifel sprechen Sie zuerst mit der verantwortlichen Person für Datenschutz.
• Die Bestands-CSV enthält keine Patientendaten. Die Bestandsliste hat nichts mit Patienten zu tun und ist deshalb handlich. Umgekehrt heißt das: Profildaten und Bestandsdaten niemals in einer Datei vermischen, das beugt Pannen vor.
• Verbinden Sie die Ausgabe nicht direkt mit dem Profilsystem. Die KI-Ausgabe liest immer erst ein Mensch, bevor sie übertragen wird. Eine automatische Schnittstelle ins Produktivsystem bauen Sie zu Beginn nicht.

Ein Blick in offizielle Vorgaben schafft zusätzlich Sicherheit. Die DSGVO-Leitlinien der EU-Datenschutzbehörden sind ein guter Maßstab für den Umgang mit Daten im Gesundheitswesen.

Was sich vorher und nachher ändert, und der ROI

Die Zahlen schwanken mit der Größe der Apotheke, daher sind das nur meine groben Schätzwerte.

• Reinschreiben der Beratungsnotiz: Statt 3 Minuten pro Eintrag braucht das Korrigieren des aufbereiteten Entwurfs nur 1 Minute. Bei 20 Einträgen pro Tag sind das rund 40 Minuten weniger.
• Bestellkandidaten herausfiltern: Statt 20 Minuten Sichtkontrolle nach der Inventur etwa 5 Minuten mit Extraktion plus Prüfskript. Rund 15 Minuten gespart.
• Zusammen also etwa 30 bis 60 Minuten pro Tag. Bei 20 Arbeitstagen im Monat sind das 10 bis 20 Stunden Büroarbeit, die frei werden.

Worauf es ankommt, ist, was Sie mit der gewonnenen Zeit anfangen. Bei mir floss sie in die Überprüfung der Bestellgenauigkeit und in die Vorbereitung besserer Beratung. Wichtiger als das bloße Abschneiden von Büroarbeit war, dass mehr Zeit für Entscheidungen blieb.

Beim Einführen und Verbreiten im Team hilft der Gedanke “Regeln in eine Datei schreiben und teilen”, den ich unter Best Practices für CLAUDE.md zusammengefasst habe. Schreiben Sie das Formular und die Verbote Ihrer Apotheke in eine Datei, dann liefert die KI bei jedem Anwender einen Entwurf gleicher Qualität.

Wenn Sie für die gesamte Apotheke Betriebsregeln aufstellen und sicher starten wollen, gehen wir das in einer auf Ihren Betrieb zugeschnittenen Schulung und Beratung gemeinsam durch. Auch der Roll-out auf mehrere Filialen und Anleitungen für das Personal lassen sich dort gebündelt besprechen.

Häufige Fragen

F. Darf ich Profilinhalte rechtlich überhaupt in die KI eingeben? A. Vermeiden Sie es, Daten mit Patientenbezug unverändert an einen externen Dienst zu senden. Lassen Sie eine pseudonymisierte Notiz aufbereiten und setzen Sie die echten Namen per Hand wieder ein, dann verlassen keine personenbezogenen Daten das Haus. Die endgültige Zulässigkeit prüfen Sie anhand interner Vorgaben und Nutzungsbedingungen.

F. Kann ich es direkt mit Warenwirtschaft und Profilsystem verbinden? A. Technisch ja, aber zu Beginn rate ich davon ab. Am wenigsten Pannen gibt es, wenn ein Mensch die KI-Ausgabe prüft und dann von Hand überträgt. Über Automatisierung denken Sie nach, wenn Sie geübt sind und einen Stopp-Mechanismus haben.

F. Können das auch Mitarbeiter ohne IT-Kenntnisse nutzen? A. Ja. Sie bitten einfach in normaler Sprache darum. Das Prüfskript richten Sie einmal ein, danach genügt das Eintippen des node-Befehls.

F. Gibt es nicht auch gleich die Bestellmenge aus? A. Technisch ginge das, ich rate aber ab. Die Bestellmenge hängt von Lieferzeit, Mindestmenge und Saison ab. Bleiben Sie beim Vorschlagen von Kandidaten, die Menge legt der Apotheker fest.

Was beim tatsächlichen Test herauskam

Ich habe es eine Woche lang mit 20 eigenen Notizen und einer Bestandsliste getestet. Mich interessierte nur eine Frage: Wird es leichter, ohne dass etwas schiefgeht?

Beim Aufbereiten der Beratungsnotizen war die Zuordnung ins SOAP-Schema recht treffsicher. Die Anweisung, Unklares in A zu setzen und “(zu prüfen)” anzuhängen, wirkte: Die Stellen, die ich prüfen musste, waren auf einen Blick erkennbar. In den Durchgängen mit lockererer Anweisung mischten sich erwartungsgemäß Allgemeinplätze hinein. Wie wichtig der Satz “nichts erfinden” ist, habe ich am eigenen Leib erfahren.

Beim Lager wirkte das Prüfskript. Beim Abgleich mit den von der KI extrahierten Bestellkandidaten fand sich ein Stellenfehler. In einer Zeile war statt “45” eine “450” eingetippt, und sowohl die KI als auch das Skript hatten “Überbestand, keine Bestellung nötig” beurteilt. Ursache war ein Übertragungsfehler in den Originaldaten. Nicht die Klugheit der KI, sondern ein Mechanismus, der kaputte Zahlen nicht übersieht, wirkt in der Praxis, das wurde mir wieder klar.

Mein Fazit: Das Reinschreiben von Notizen und das Vorbereiten der Bestellkandidaten kann man beruhigt übergeben. Entscheidung beim Menschen, Hintergrundarbeit bei der KI. Solange diese Aufteilung steht, wird die Büroarbeit in der Apotheke verlässlich leichter.